Como enviar o resumo da reunião para outro sistema automaticamente

A Solar Horizonte (fictícia) grava as reuniões com clientes e a IA gera o resumo e os próximos passos. Só que o time de implantação trabalha em outro sistema e nunca abre o de reuniões. Resultado: a decisão tomada na terça só é descoberta na sexta, quando o cliente pergunta. Levar o resumo até onde o time já está resolve isso.

Por que levar o resumo da reunião para outro sistema?

Porque a decisão só vale quando chega a quem executa. Resumo que fica na ferramenta de reuniões é lido por poucos. Quando o mesmo texto aparece na ficha do cliente ou no quadro do time, a pessoa certa vê sem pedir, e o histórico fica no lugar que o time consulta.

Isso complementa, e não substitui, transformar a reunião em trabalho: veja como transformar reunião em tarefas e como resumir reunião com IA.

Que dados da reunião vale a pena mandar?

Mande o que o time precisa para agir, e mais nada: título, resumo, próximos passos, quem participou, duração e um link para a reunião. Quem precisar de detalhe abre o link. Menos dado no caminho é menos risco de vazar e menos ruído do outro lado.

• Título e data. Para achar a reunião depois.
• Resumo. Em poucas linhas, o que foi dito e decidido.
• Próximos passos. O que cada lado ficou de fazer.
• Participantes de fora. Os e-mails de quem não é da empresa, para ligar a reunião ao cliente certo.
• Link. O endereço da reunião no Mentrun, para quem precisa ver mais.

O que nunca enviar e quais reuniões ficam de fora?

Envie só as reuniões com cliente de fora e deixe as internas onde estão. Nunca mande dado sensível: senha, documento pessoal, dado financeiro ou de saúde. O resumo é gerado por IA a partir da conversa, então revise o que chega ao outro sistema nas primeiras semanas.

• Reunião interna. Feedback de colaborador, conversa de equipe e discussão de custo ficam fora. O filtro por e-mail de fora separa.
• Dado sensível. Se o assunto envolve dado pessoal ou financeiro, mande só o link e deixe o texto no sistema de origem.
• Transcrição. O gatilho entrega resumo e próximos passos, e não a transcrição inteira. Mantenha assim.
• Acesso do outro lado. Confira quem vê o resumo no sistema de destino. Se mais gente vê lá do que aqui, o cuidado é maior.

Como montar isso no Mentrun?

No Mentrun, são três passos em uma automação: o gatilho Reunião analisada, o filtro por e-mail de fora e o passo Enviar aviso para outro app. Quem prefere não desenhar pode pedir em português ao Montar com IA e revisar a prévia antes de aplicar.

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   Gatilho: Reunião analisada

   No seletor de gatilhos, escolha Reunião analisada, que já traz o resumo e os próximos passos. Reunião chegou (gravação recebida) serve para agir antes da análise, mas ainda sem resumo.

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   Filtro: Filtrar por e-mail

   Em Lógica, escolha Filtrar por e-mail, o campo com os e-mails dos participantes e a comparação tem e-mail fora do domínio, com o domínio da sua empresa.

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   Envio: Enviar aviso para outro app

   Em Outros apps, escolha o passo, cole o endereço do outro sistema e, se ele pedir, a chave guardada. Tire do conteúdo o que não deve sair.

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   Teste a chamada e publique

   Toque em Testar a chamada para ver a resposta de verdade. Deu certo? Publique. Antes disso, nada roda sozinho.

Como é o corpo da mensagem enviada?

É um texto JSON com um campo para cada dado escolhido. No modelo pronto do Mentrun, cada campo recebe uma variável do gatilho, e o outro sistema recebe os valores já preenchidos. O exemplo abaixo mostra o que chegaria, com uma reunião fictícia.

{
  "titulo": "Alinhamento de implantação - Solar Horizonte (fictícia)",
  "resumo": "O cliente aprovou o escopo da fase 1 e pediu para antecipar o treinamento. Combinado revisar o cronograma até sexta.",
  "proximos_passos": "- Revisar o cronograma\n- Enviar o convite do treinamento\n- Confirmar os acessos",
  "participantes": ["ana@empresa-exemplo.com.br", "contato@solarhorizonte-exemplo.com.br"],
  "de_fora": ["contato@solarhorizonte-exemplo.com.br"],
  "duracao_min": 42,
  "link": "/app/reunioes/5b1f0c2e-8a47-4d3b-9e6a-1c2d3e4f5a6b"
}

COMO CADA CAMPO É PREENCHIDO NO PASSO (variável do gatilho):
titulo          {{trigger.meeting.title}}
resumo          {{trigger.meeting.summary}}
proximos_passos {{trigger.meeting.next_steps_text}}
participantes   {{trigger.meeting.participant_emails}}
de_fora         {{trigger.meeting.external_emails}}
duracao_min     {{trigger.meeting.duration_min}}
link            {{trigger.meeting.link}}

O link vai como caminho (/app/reunioes/...). Para o outro sistema receber o endereço completo, com https://, troque por {{app.url}}{{trigger.meeting.link}}.

Outras variáveis do gatilho, se o outro sistema pedir: nomes dos participantes, e-mail de quem gravou, tipo de reunião, de onde veio a gravação e se há gente de fora. Em todo caso, combine antes com o outro lado quais nomes de campo ele espera. Cada envio leva o cabeçalho idempotency-key, para o outro lado descartar uma repetição. A página Desenvolvedores mostra como o outro lado confere a assinatura do aviso.