Software de automação de processos: o que o time faz sempre igual roda sozinho

O que é um fluxo de trabalho automatizado?

Um fluxo de trabalho automatizado, ou workflow automatizado, tem três partes. O gatilho é o acontecimento que começa tudo, como “reunião analisada”. As regras decidem o caminho, como “se o chamado é urgente”. As ações fazem o trabalho, como criar a tarefa ou avisar a gestão. O post o que é workflow explica o conceito com mais exemplos.

Criar as tarefas depois da reunião, avisar a gestão quando um chamado urgente chega, lembrar a revisão de segunda: quando a pessoa esquece, ninguém percebe até o cliente reclamar. O fluxo automatizado tira essa memória das pessoas. O guia de automação de processos ajuda a escolher o que automatizar.

Como montar um fluxo de trabalho automatizado no Mentrun, passo a passo?

São cinco passos, do jeito de começar à publicação, e nenhum deles pede código.

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   Escolha um jeito de começar

   Em Automações › Fluxos, toque em Nova automação: use um modelo pronto, Descrever com IA (escreva em português o que quer e a IA monta o fluxo para você revisar), comece em branco ou importe um arquivo. Também dá para pedir ao Assistente.

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   Defina o Quando

   O primeiro passo diz o que começa a automação: um acontecimento no Mentrun (como Reunião chegou ou Reunião analisada), uma agenda (a cada 15 minutos ou mais, todo dia, toda semana), um aviso de outro app ou o botão Executar agora.

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   Desenhe os passos

   Puxe a setinha + para continuar o fluxo e escolha pessoa, projeto, tarefa ou cliente numa lista. Passos com algo para ajustar ficam em vermelho.

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   Teste antes de publicar

   Testar agora roda com dados de exemplo num formulário já preenchido: ações que gravam, chamadas a outros apps e esperas são só simuladas. Veja o caminho percorrido passo a passo.

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   Publique e acompanhe

   Publicar coloca a automação para rodar e guarda uma versão. Em Execuções você vê cada vez que ela rodou, com o que entrou e o que saiu em cada passo.

Que acontecimentos podem começar uma automação?

São mais de 75 acontecimentos, agrupados pela parte do Mentrun onde acontecem. Os mais usados por agências e consultorias:

Quais passos o editor visual oferece?

Além do gatilho, há passos de decisão, de ação, de IA e de conversa com outros apps. Eles aparecem no seletor da setinha +, agrupados por tipo.

Dá para ligar uma automação direto na coluna do quadro?

Dá. Cada etapa do quadro de projetos e cada coluna do quadro de tarefas tem um botão de raio. Toque nele, escolha um modelo pronto, como avisar a gestão quando o projeto entrar em Revisão, e ligue com 1 toque: todo card que entrar ali dispara a automação.

O raio fica colorido, com o número de automações ligadas, e a janela pausa ou abre o editor completo. Veja quadro kanban com automação.

E agentes e relatórios que chegam sozinhos?

O passo Rodar agente liga um agente a um gatilho, como uma reunião analisada. Para mandar um relatório toda semana, sem montar fluxo, use os relatórios agendados: você escolhe o relatório, quando sai e para onde vai.

Para quem vão as tarefas e os avisos da automação?

Para uma pessoa ou para um cargo inteiro, como Suporte ou Financeiro. A tarefa para um cargo vai para quem tem menos tarefas abertas, ou uma para cada pessoa; aviso e lembrete chegam para todos do cargo.

Como a automação decide o caminho?

Com três passos de lógica. Se divide em sim e não, Continuar só se para o fluxo quando a regra não vale e Escolher caminho manda cada caso para a sua rota. O post automação com condições mostra quando usar cada um.

Como a IA entra no fluxo de trabalho automatizado?

A IA entra em dois momentos. Na montagem, Montar com IA transforma uma frase como “quando um chamado urgente chegar, avise a gestão e crie uma tarefa para o responsável do projeto” num fluxo pronto para revisar.

No editor, ele tem três modos: Criar do zero, Ajustar e Explicar. Antes de salvar, a prévia mostra o que a IA montou e o que ela supôs.

A IA conhece os nomes dos seus modelos de projeto, etapas e cargos e avisa quando um nome não existe. Exemplos de pedido e de resultado estão em IA que cria automação.

O Assistente também monta: descreva o fluxo e ele cria um rascunho com prévia. A pedido, roda o teste, liga, pausa ou publica, sempre depois do seu Aplicar.

Na execução, o passo Pedir à IA classifica um chamado ou resume uma reunião para o aviso. O post automação com IA para empresas mostra outros usos.

Quais automações já vêm prontas?

São mais de 25 modelos para qualquer empresa, em Automações › Modelos, e mais os modelos do seu ramo, como advocacia, contabilidade ou arquitetura. Cada um vira um rascunho que você revisa antes de publicar.

Qual automação montar primeiro?

Na nossa avaliação, a automação que mais economiza tempo numa agência é a do pós-reunião, porque roda depois de toda call analisada pelas reuniões com IA. O modelo pronto Depois da reunião: tarefas, ata e aviso, nessa ordem faz o caminho abaixo, que você pode copiar como roteiro para adaptar:

Quando: reunião analisada

1º caminho
Ação: criar as tarefas dos próximos passos da equipe (prazo em 3 dias, sem repetir)

2º caminho
Ação: buscar a reunião
Continuar só se: a análise tem resumo
Ação: guardar a ata em Documentos, ligada ao projeto do cliente

3º caminho
Ação: avisar o responsável da reunião com o que foi feito

Como fica um fluxo com regras? Um exemplo de chamados

A Agência Brasa (fictícia) recebe pedidos pelo Portal do cliente e partiu do modelo Chamado aberto: cada prioridade no seu caminho, com uma tarefa no caso urgente e a IA nos casos comuns:

Quando: chamado aberto

Escolher caminho pela prioridade

Urgente
Ação: avisar a gestão com o título e o cliente
Ação: escrever na conversa do projeto
Ação: criar tarefa para o responsável do projeto, prazo hoje

Alta
Ação: avisar o responsável

Normal ou baixa
Pedir à IA: sugerir o tipo do chamado
Ação: atualizar o chamado com o tipo sugerido

As automações do Mentrun se conectam ao n8n, ao Make e a outros sistemas?

Conectam, nos dois sentidos, com qualquer sistema que envie ou receba um aviso por endereço web (o webhook), como o n8n e o Make. O post o que é webhook explica o conceito em linguagem simples.

Para receber, o gatilho Ao receber de outro app dá à automação um endereço próprio, e Escutar um exemplo mostra os campos que chegaram, prontos para usar nos passos. Aviso repetido em até 24 horas roda uma vez só. Para enviar, o passo Enviar aviso para outro app já vem com os dados do gatilho: é colar o endereço e testar. A comparação das ferramentas está em Zapier vs Make vs n8n.

Como evitar que uma automação faça besteira?

Testando antes, publicando com versão e deixando cada automação com um responsável. As travas abaixo já vêm ligadas.

• Rascunho separado: mexer numa automação publicada só muda o que roda quando você publica de novo.
• Versões: cada publicação vira uma versão para comparar e voltar.
• Responsável com cargo: a automação age em nome de um Dono ou Gestor ativo e só faz o que o cargo dele permite.
• Pausa automática depois de 5 falhas seguidas ou de um ciclo entre automações, com aviso ao responsável dizendo o motivo e o que fazer.
• Publicar confere tudo: a janela de publicar lista, passo por passo, o que falta completar em qualquer caminho.
• Execuções guardadas por 30 dias, e Ver o passo leva direto ao ponto com problema.

Quanto tempo um fluxo automatizado economiza?

Depende de quantas vezes a tarefa acontece e de quanto tempo ela toma:

Para achar as próximas candidatas, liste o que alguém faz toda semana do mesmo jeito. O post automação de tarefas repetitivas traz o método, e automação para agências lista 12 fluxos prontos para copiar.

Para quem são as automações do Mentrun?

Para donos e gestores de agências de marketing, consultorias e empresas de serviço recorrente que já usam o Mentrun para reuniões, projetos e chamados e querem que a rotina ligada a esses dados aconteça sem lembrete, sem programar.