Automação com condições: como usar se/senão e vários caminhos

A Agência Pomar (fictícia) criou uma automação que avisa o gestor a cada chamado aberto. Em uma semana, o gestor silenciou os avisos: chegavam dezenas, e a maioria era dúvida simples. O problema não era a automação, e sim a falta de condição. Avisar só o que é urgente devolve o sentido ao aviso.

Como funciona a lógica se/senão numa automação?

A automação olha um dado, compara com um valor e segue por um caminho ou outro. Cada regra é uma pergunta de sim ou não: a prioridade é urgente? O e-mail é de fora da empresa? O valor passa de um limite? O resultado decide o próximo passo.

• Dado: o que chegou no começo ou foi produzido por um passo anterior, como a prioridade do chamado.
• Comparação: é igual a, contém, está vazio, é maior que, tem e-mail fora do domínio.
• Valor: com o que comparar, como urgente.
• Saída: o caminho do sim e o caminho do não.

Qual passo usar: Se, Continuar só se ou Escolher caminho?

No editor de automações do Mentrun há três passos de condição. O Se divide em sim e não. O Continuar só se para o caminho, sem erro, quando a regra não vale. O Escolher caminho trata vários casos, cada um com a sua regra e a sua saída.

Cada regra aceita E (todas precisam valer) ou OU (basta uma). No Escolher caminho, você também decide se segue só o primeiro caso que vale ou todos os que valem, na ordem dos casos.

Como filtrar por e-mail de dentro e de fora da empresa?

Use o passo Filtrar por e-mail, que já vem com a regra pronta. Escolha o campo com os e-mails e a comparação tem e-mail fora do domínio, com o domínio da sua empresa, para pegar só quem é de fora. Para um cliente específico, use tem e-mail do domínio.

• Gente de fora: tem e-mail fora do domínio, com o domínio da sua empresa. Vale se há alguém de fora entre os participantes.
• Um cliente específico: tem e-mail do domínio, com o domínio dele.
• E-mail gratuito: tem e-mail do domínio, com uma lista como gmail.com, hotmail.com, para achar contato pessoal. Com tem e-mail fora do domínio e a mesma lista, fica só o e-mail de empresa.
• Dado válido: é um e-mail, para conferir que o campo tem um endereço de verdade.

Qual a ordem certa dos passos?

Coloque a condição o mais cedo possível, antes de qualquer passo que grave algo, chame outro app ou gaste IA. Assim o que não interessa para na porta. Depois da condição, deixe cada caminho curto e termine com um Fim claro.

• Filtro primeiro. Conferir se o dado está preenchido antes de usá-lo evita campo vazio nos passos seguintes.
• Esperar depois de decidir. Um passo de espera só faz sentido no caminho que realmente precisa dele.
• Caminhos em ordem. Quando um passo tem várias saídas, elas rodam uma depois da outra (1º, 2º, 3º), e o que um caminho faz já vale para o seguinte.
• Anotação. Use o bloco Anotação para dizer ao próximo colega por que a regra existe. Ele não roda.

O que fazer quando algo dá errado no meio do caminho?

O editor não tem um passo de caminho de erro. O que existe é o registro de cada execução em Automações › Execuções, o aviso no sino para o responsável quando uma execução falha e a pausa automática depois de 5 falhas seguidas. Em Chamar outro app, a chamada pode tentar de novo sozinha, com espera maior a cada vez.

Por isso, escolha um responsável que olhe o aviso e crie o hábito de abrir a execução que falhou: o motivo aparece no topo e o passo com problema fica marcado. Corrigiu? Publique e use Reexecutar com os mesmos dados.

Como testar sem avisar o cliente?

Use o Testar agora. Nele, ações que gravam, chamadas a outros apps e esperas são só simuladas; buscas leem dados de verdade, sem mudar nada. Você vê o caminho percorrido, passo a passo, e pode trocar os dados de exemplo para ver o outro lado da condição.

• Rode os dois lados. Um teste com dado que vale e outro com dado que não vale.
• Teste o caso do meio. Valor vazio, e-mail sem domínio, campo que não veio.
• Rascunho não roda. Enquanto você não publicar, nada acontece sozinho.
• Testar a chamada manda de verdade. Se o passo chama outro app, use o endereço de teste dele.

REGRA: [nome da regra]
Responsável: [nome]

QUANDO: [o que começa, ex.: Chamado aberto]
  |
  v
CONTINUAR SÓ SE [dado] [comparação] [valor]
  (se não valer, termina aqui, sem erro)
  |
  v
ESCOLHER CAMINHO (segue só o primeiro caso que vale)
  |-- Caso 1: [ex.: prioridade igual a urgente]
  |     -> [ação 1] -> [ação 2] -> FIM
  |-- Caso 2: [ex.: prioridade igual a alta]
  |     -> [ação] -> FIM
  |-- Nenhum caso (o que sobrou)
        -> [ação mínima ou FIM]

TESTE
  [ ] Dado do caso 1   -> caminho esperado: [..]
  [ ] Dado do caso 2   -> caminho esperado: [..]
  [ ] Dado de nenhum caso -> caminho esperado: [..]
  [ ] Campo vazio       -> caminho esperado: [..]

SE FALHAR: quem recebe o aviso: [nome]. Quem corrige: [nome].

Como montar uma automação com condições no Mentrun?

Há três jeitos de começar: um modelo pronto, o Montar com IA ou o desenho em branco. Para ver as condições funcionando, procure na aba Modelos o Chamado aberto: cada prioridade no seu caminho, que usa o Escolher caminho e sai pronto para ajustar.

1. 1

   Abra Automações › Modelos

   Busque “prioridade” ou toque em Nova automação › Descrever com IA e escreva o que quer em português.

2. 2

   Veja o desenho

   O Se mostra o sim e o não; o Escolher caminho mostra um caminho por caso, mais o Nenhum caso. O que falta aparece em vermelho.

3. 3

   Ajuste as regras

   Toque no passo, escolha o dado com o botão { } e a comparação, e escreva o valor.

4. 4

   Teste os dois lados e publique

   Use Testar agora com dados diferentes. Quando o caminho estiver certo, toque em Publicar.

Veja também o recurso Automações para os gatilhos e passos e o guia de automação de processos para decidir o que automatizar primeiro.