Cobrança automática de clientes: como montar uma régua que avisa o time sozinha

Quem cobra cliente na mão conhece o ciclo: o vencimento passa numa quinta, alguém lembra na segunda, a mensagem sai sem o valor certo e, três dias depois, descobre-se que o cliente tinha pago e ninguém deu baixa. A cobrança automática troca a memória das pessoas por uma rotina que dispara no dia certo e confere os fatos antes de incomodar o cliente.

Uma ressalva antes de tudo: o Mentrun não é um gateway de pagamento, não emite boleto e não recebe o dinheiro. Ele organiza a rotina de cobrança e avisa o time. A régua e o texto das mensagens estão em como cobrar cliente inadimplente; esta página trata de fazer a rotina andar sozinha.

O que é cobrança automática de clientes, e o que ela não é?

É uma regra que observa o Financeiro e age quando uma conta vence: cria a tarefa de cobrança, espera, confere se houve pagamento e avisa quem decide. Ela não cobra no cartão, não gera boleto nem Pix e não concilia o extrato do banco. Quem marca a conta como recebida é uma pessoa do time.

Como a cobrança automática funciona no Mentrun, passo a passo?

A rotina é uma automação com seis passos. Ela nasce como rascunho: você testa e publica, e nada roda antes disso. Cada passo existe no editor de Automações e usa dados do próprio Financeiro, como o valor, o vencimento e os dias de atraso.

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   Quando: Conta venceu sem pagamento

   Começa no dia seguinte ao vencimento, uma vez por vencimento. Se a data da conta mudar e ela vencer de novo, a rotina começa de novo.

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   Criar tarefa de cobrança

   O título traz o cliente e o valor, e a descrição mostra os dias de atraso e o link da conta no Financeiro. No modelo pronto, a tarefa tem prioridade alta e prazo para hoje.

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   Esperar

   O número de dias que a sua régua pedir, por exemplo 7. A espera pode ser de minutos, horas ou dias.

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   Ver a conta do Financeiro

   Passo que só lê: diz se a conta já foi paga, a situação, os dias de atraso e o valor.

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   Continuar só se a conta não foi paga

   Em Continuar só se, a condição Já foi paga é não. Quem já pagou sai do fluxo e não recebe cobrança de novo.

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   Avisar e mover o projeto

   Avisar um grupo, como os Donos, e, se a sua empresa usa uma etapa como Inadimplente, Mover projeto para a etapa.

Quando o cliente paga, uma segunda automação com o gatilho Conta paga traz o projeto de volta: em Mover projeto para a etapa, a opção Se o projeto já passou dessa etapa leva para Voltar para ela.

Qual régua de cobrança montar, dia a dia?

Escolha poucos pontos de contato e dê um dono a cada um. A tabela é uma sugestão para empresa de serviço com mensalidade: os dias de espera são escolhas suas, e o contrato manda na suspensão do serviço.

RÉGUA DE COBRANÇA AUTOMÁTICA
Empresa: ______   Responsável pela régua: ______

GATILHO
Conta venceu sem pagamento (a receber).

PASSO 1: tarefa de cobrança
Título: Cobrar [cliente]: [descrição da conta] ([valor])
Descrição: Venceu há [dias de atraso] dia(s). Veja no Financeiro: [link da conta]
Responsável: ______   Prazo: hoje   Prioridade: alta

PASSO 2: espera e conferência
Esperar ___ dias.
Ver a conta do Financeiro. Continuar só se Já foi paga for não.

PASSO 3: lembrete ao cliente (opcional)
Assunto: Conta de [mês] em aberto
Texto: Olá, [nome]. A conta de [valor], com vencimento em [data], consta em aberto aqui. Se já foi paga, desconsidere e nos avise para darmos baixa. Se precisar de outra data, é só responder este e-mail.

PASSO 4: aviso à gestão
Esperar ___ dias. Ver a conta de novo. Se não foi paga: avisar os Donos e mover o projeto para a etapa ______.

QUANDO O CLIENTE PAGA
Gatilho Conta paga: voltar o projeto para a etapa ______.

CONFERIR ANTES DE PUBLICAR
[ ] Quem dá baixa no Financeiro e quando: ______
[ ] Testei com Testar agora e li o resultado de cada passo
[ ] O contrato diz o que acontece com o serviço após ___ dias de atraso

Onde a automação para e a pessoa assume?

A automação avisa e confere, mas quem conversa, negocia e decide é uma pessoa. A tarefa cai com o Financeiro, e a conversa sobre acordo, desconto ou suspensão fica com o responsável pela conta e com o Dono. Mensagem que muda o contrato não deve sair de regra automática.

• Acordo e parcelamento: uma pessoa propõe e registra; o Financeiro lança as novas parcelas.
• Suspensão do serviço: segue o contrato e é decisão do Dono, com a conversa feita antes.
• Cliente que paga e não avisa: a conferência evita a cobrança indevida, desde que a baixa esteja feita no Financeiro.
• Boleto e nota fiscal: continuam fora do Mentrun, no sistema que a empresa já usa para emitir.

Como começar a cobrança automática em uma tarde?

Comece pelo modelo pronto e ajuste. Em Automações › Modelos, procure Conta venceu: tarefa para cobrar e toque em Usar este modelo. Nele, conta a receber vira tarefa de cobrança e conta a pagar avisa a gestão. Depois, acrescente a espera e a conferência.

1. Lance as contas a receber no Financeiro, com vencimento e cliente.
2. Use o modelo Conta venceu: tarefa para cobrar e leia o passo a passo antes de aplicar.
3. Acrescente Esperar, Ver a conta do Financeiro e Continuar só se, como na régua acima.
4. Toque em Testar agora: ações que gravam são só simuladas, e buscas leem os dados de verdade sem mudar nada.
5. Publique. A partir daí a rotina roda sozinha, e cada vez que rodou fica registrada em Execuções.

Prefere descrever? Em Nova automação › Descrever com IA, escreva algo como “quando a conta vencer, crie a tarefa de cobrança, espere 7 dias, confira se pagou e avise os Donos”. A IA monta o fluxo e mostra uma prévia com o que ela supôs, para você conferir antes de salvar. O passo a passo das automações está em automações no Mentrun, e a visão do caixa em Financeiro do Mentrun.

Quanto custa e dá para testar?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos; no semestral e no anual, R$ 183,33 por mês. O teste dura 7 dias, sem cartão. Quem prefere ver a rotina rodando com a equipe pode pedir uma demonstração.