Controle financeiro para agência: contas a pagar e receber por vencimento

O que é contas a pagar e receber?

Contas a pagar e receber é a lista viva do dinheiro da empresa: de um lado, o que os clientes vão pagar e quando; do outro, o que a empresa deve a fornecedores, equipe e impostos, e quando.

Com essa lista em dia, a pergunta “quanto sobra este mês?” tem resposta na hora, e a empresa vê o aperto de caixa antes de ele chegar.

Que problema um sistema financeiro para agência de marketing resolve?

Em agência pequena, as contas a pagar e receber vivem numa planilha que só o dono entende. A venda é fechada no comercial, mas ninguém lança as parcelas; a conta fixa vence e alguém lembra no dia seguinte. No fim do mês, a pergunta “quanto sobra?” leva uma tarde para responder.

O guia de financeiro de agência e consultoria mostra os números que importam; o Financeiro do Mentrun cuida do dia a dia: o que entra, o que sai e quando.

Como funciona o contas a pagar e receber no Mentrun, passo a passo?

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   Lance a conta

   Em Novo lançamento: descrição, valor, vencimento, categoria, centro de custo e cliente ou fornecedor. Marque Repete todo mês para contas fixas e anexe o comprovante se quiser.

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   Traga as vendas ganhas

   Em Gerar das vendas, escolha a venda ganha, o número de parcelas e o primeiro vencimento. As parcelas viram contas a receber.

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   Registre o pagamento

   No menu ⋮ do lançamento, use Marcar como recebido ou Marcar como pago. Dá para registrar um valor parcial e o restante depois, e Desfazer pagamento tira só o último registro.

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   Marque emitido ou cancele

   Mandou a cobrança ao cliente? Marque como Emitido. O que não vai acontecer, Cancele: sai dos totais e pode ser reativado.

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   Acompanhe o Resumo

   O Resumo mostra recebido, pago, vencidos e saldo previsto do mês ou de qualquer período. Exportar tira a lista em Excel ou PDF, só do período escolhido.

Como organizar categorias e centros de custo numa agência?

Comece com poucas categorias que respondam às perguntas que você faz todo mês, e use o centro de custo para separar áreas. Um plano simples para agência:

Centros de custo como Tráfego, Conteúdo e Consultoria mostram quanto cada área traz e gasta. Desativar uma categoria tira ela dos lançamentos novos, e os antigos continuam com ela. Para mudar uma conta recorrente, edite a conta original: a mudança vale para as próximas parcelas. Para entender o fee que alimenta o contas a receber, veja o que é fee mensal.

Com o centro de custo em cada lançamento, a conversa muda de “o mês foi bom?” para “qual área pagou o mês?”. No exemplo, Conteúdo traz 32% da receita e só 16% da sobra, e o reajuste dos pacotes entra na pauta da gestão.

Como o Mentrun calcula o saldo previsto?

Quais visões o Financeiro tem?

Como a venda ganha vira conta a receber?

Em Gerar das vendas, a venda ganha vira parcelas de contas a receber, com o cliente já preenchido. É o fim da venda que ninguém lançou. Um exemplo:

Venda ganha: Implantação do processo comercial da Rede Bem Estar
Valor: R$ 24.000
Parcelas: 3
Primeiro vencimento: 10/11

Contas a receber criadas
1/3  R$ 8.000  vence 10/11  categoria Projeto fechado  centro de custo Consultoria
2/3  R$ 8.000  vence 10/12  categoria Projeto fechado  centro de custo Consultoria
3/3  R$ 8.000  vence 10/01  categoria Projeto fechado  centro de custo Consultoria

Como acompanhar atrasos e inadimplência?

O atraso aparece em dois lugares. No Resumo, a parcela vencida e não recebida entra em vencidos, com cliente e valor. No Início, o Mentrun avisa as contas a vencer na semana, para a cobrança começar antes do atraso.

Na ficha do cliente, os pagamentos aparecem junto com tarefas, chamados e documentos, então quem vai à reunião sabe se há parcela em aberto. A régua de mensagens está em como cobrar cliente inadimplente.

Que automações o Financeiro dispara?

Três acontecimentos do Financeiro e das horas começam uma automação: conta paga por inteiro, conta vencida sem pagamento e horas do projeto chegando a 80% do previsto ou passando dele. Os modelos prontos Conta venceu: tarefa para cobrar e Horas do projeto passaram do previsto já vêm montados para revisar e publicar.

• Conta paga: avise o time, agradeça o cliente ou mude a etapa do projeto. Com Voltar para ela, o projeto volta para a etapa em que estava.
• Conta vencida: a tarefa de cobrança nasce no dia seguinte ao vencimento. Depois de uma espera, o passo Ver a conta do Financeiro confere se o cliente já pagou antes de cobrar de novo.
• Horas do projeto: o previsto é a soma das estimativas das tarefas. No marco de 80% ou no estouro, a equipe do projeto é avisada a tempo, e Fazer uma conta multiplica as horas extras pelo valor da hora para virar conta a receber.

O passo a passo de cada fluxo está em cobrança automática de clientes e em como cobrar horas extras de projeto.

Como montar a rotina financeira semanal da agência?

1. Resumo do mês (3 min)
[ ] Saldo previsto mudou desde a semana passada? Por quê?

2. A receber (7 min)
[ ] Quem venceu e não pagou: mensagem hoje
[ ] O que vence nesta semana: lembrete amigável
[ ] Vendas ganhas da semana passada: Gerar das vendas

3. A pagar (5 min)
[ ] O que vence nesta semana e de qual conta sai
[ ] Assinatura que ninguém usa: cancelar

4. Registro (5 min)
[ ] Marcar recebidos e pagos, com comprovante
[ ] Cancelar o que não vai acontecer

Para olhar mais longe que o mês, o post fluxo de caixa para empresa de serviços mostra como projetar os próximos 90 dias a partir das contas a receber e a pagar.

Como o Financeiro conversa com horas e margem?

O Financeiro mostra o dinheiro; o Controle de horas e margem mostra quanto custou ganhar esse dinheiro. Juntos, respondem se um cliente vale o fee: o recebível está em dia e as horas cabem no pacote? A calculadora de margem por cliente ajuda a fazer a conta completa.

Quem vê o Financeiro da empresa?

O Financeiro fica com o Dono e com os cargos que têm o módulo, como Financeiro e Administrador. O Dono libera para outros cargos em Pessoas e acessos. Cada lançamento guarda anexo, e o Histórico de atividades registra quem mudou o quê, com o antes e o depois.

Como projetar o caixa dos próximos 3 meses?

Com as contas recorrentes e as parcelas das vendas lançadas, o Resumo do Mentrun aceita qualquer período: escolha os próximos três meses e veja o que já está previsto. A projeção mostra o mês apertado com antecedência, quando ainda dá para antecipar uma cobrança, adiar uma compra ou acelerar uma venda.

Os contratos que terminam aparecem também nos avisos de vigência das propostas e contratos, 60, 30 e 7 dias antes do fim, a tempo de a renovação entrar na projeção.

Qual a diferença entre previsto e realizado no caixa?

Previsto é o que deve entrar e sair pelo vencimento; realizado é o que de fato entrou e saiu. A diferença entre os dois mostra o atraso dos clientes e as contas que fugiram do plano. No Resumo do Mentrun, recebido e pago são o realizado, e o saldo previsto é o plano do período.

Quais são os erros mais comuns no contas a pagar e receber da agência?

• Lançar só quando o dinheiro cai. Sem o lançamento no vencimento, o saldo previsto mente e o aperto aparece de surpresa.
• Venda ganha que nunca vira recebível. Gerar das vendas no dia do fechamento resolve.
• Conta fixa lançada todo mês à mão. Repete todo mês tira o esquecimento da conta.
• Categoria demais. Com 40 categorias, ninguém classifica direito. Comece com 8 e crie a nona quando a pergunta aparecer.
• Cobrança só no fim do mês. Olhar vencidos toda segunda encurta o atraso.
• Caixa da empresa misturado com o do sócio. Retirada de sócio também é conta a pagar, com categoria própria.

Para quem é o Financeiro do Mentrun?

Para agências e consultorias que querem o contas a pagar e receber no mesmo lugar onde as vendas, os projetos e as horas já estão: a venda ganha vira recebível, o cliente atrasado aparece na ficha dele, e o dono responde “quanto sobra?” em segundos.