Gestão financeira de agência e consultoria: números, rotina e caixa

A gestão financeira de agência ou consultoria é diferente da de loja ou indústria. Não há estoque, o maior custo é a folha, parte da receita se repete todo mês e parte chega em parcelas de projeto. Isso cria dois riscos que derrubam agências e consultorias com a agenda cheia: vender abaixo do custo da hora sem perceber e ficar sem caixa entre uma parcela e outra.

Este guia junta o que uma agência ou consultoria precisa ter no financeiro, do time enxuto à operação com dezenas de pessoas, com exemplos de duas empresas fictícias: a Agência Brasa (12 pessoas, 28 clientes de fee mensal) e a Norte Consultoria (5 pessoas, projetos de 90 dias com acompanhamento mensal depois). Cada indicador tem uma página própria com a conta completa, listada na seção seguinte.

Quais números a gestão financeira de agência deve acompanhar?

Oito números cobrem quase tudo. Os quatro primeiros falam de receita e cliente, os quatro últimos falam de caixa.

Cada indicador tem a sua conta. O que entra e o que fica fora da receita recorrente está no glossário de MRR; as taxas de cancelamento, em churn; o valor de um cliente ao longo do contrato, em LTV; e como montar o valor cobrado todo mês, em fee mensal. Para calcular receita recorrente, churn e LTV de uma vez, use a calculadora de MRR, churn e LTV, e para a margem de um cliente, a calculadora de margem por cliente.

Como organizar contas a pagar e a receber?

Tudo por vencimento, com categoria e com o cliente ou fornecedor ao lado. Planilha funciona no começo, desde que alguém atualize toda semana. O que não pode é a conta a receber morar só no e-mail de cobrança.

1. 1

   Crie um plano de contas curto

   Poucas categorias que você consegue ler no resumo do mês. A tabela abaixo é um ponto de partida.

2. 2

   Lance as contas fixas como recorrentes

   Aluguel, salários, ferramentas e fees de clientes se repetem todo mês. Lance uma vez com recorrência mensal.

3. 3

   Gere os recebíveis no fechamento da venda

   Projeto de R$ 60.000 em três parcelas vira três contas a receber lançadas no dia da venda, cada uma com o seu vencimento. Esperar a primeira cobrança para lançar esconde o dinheiro futuro do fluxo de caixa.

4. 4

   Dê baixa quando o dinheiro entrar ou sair

   Pagamento parcial também: registre o que entrou e deixe o restante em aberto.

5. 5

   Revise toda segunda

   Contas vencidas, contas da semana e saldo previsto. Dez minutos.

Como fazer o fluxo de caixa de uma agência?

Fluxo de caixa é a lista do que vai entrar e sair nas próximas semanas, pela data em que o dinheiro se move. Ele responde uma pergunta: vai faltar dinheiro antes de faltar trabalho? Para empresa de serviço, olhar 8 a 12 semanas à frente é suficiente.

A Norte Consultoria fechou em setembro dois projetos de R$ 60.000, cada um em três parcelas de R$ 20.000, e tem R$ 30.000 por mês de acompanhamentos recorrentes, recebidos em duas datas. A folha e a estrutura somam R$ 60.000 por mês, pagas no dia 5. O mês de novembro mostra o risco:

O mês termina com R$ 500 a mais do que começou, mas a primeira semana fica R$ 23.000 no vermelho porque a folha vence antes das entradas. A correção é simples quando se vê com antecedência: mudar o vencimento das parcelas para o dia 1 ou negociar o recorrente para o início do mês. Sem fluxo de caixa, a empresa descobre no dia 5, no cheque especial.

Quanto de reserva de caixa uma agência deve ter?

Uma regra prática usada por muitas empresas de serviço é guardar o equivalente a três meses de custo fixo. É uma referência, não uma lei: quem tem muitos clientes pequenos e contrato mensal pode trabalhar com menos, quem depende de dois ou três projetos grandes precisa de mais. Para a Agência Brasa, com custo fixo de R$ 100.000 por mês (folha de R$ 70.000 e estrutura de R$ 30.000), a meta de reserva é de R$ 300.000, construída aos poucos com uma parte do lucro de cada mês.

O método para montar o fluxo de caixa semana a semana, com planilha e exemplo de projeto parcelado, está em fluxo de caixa para empresa de serviços.

Como fica o painel financeiro de uma agência, com exemplo?

O painel financeiro mensal de uma agência cabe em uma tabela com os oito números deste guia, o valor do mês e o sinal de alerta. Exemplo preenchido da Agência Brasa em setembro (valores fictícios):

Os números financeiros andam junto com os indicadores de operação, como entregas no prazo e horas por cliente. A lista completa para agência está em KPIs de agência de marketing.

Como reduzir a inadimplência dos clientes da agência?

A inadimplência cai quando a cobrança começa antes do vencimento e segue uma régua com datas fixas. Em empresa de serviço, o atraso costuma vir de esquecimento ou de nota que ninguém aprovou do lado do cliente, e uma régua simples resolve a maior parte dos casos:

As mensagens prontas para cada etapa estão em como cobrar cliente inadimplente. O que o contrato deve prever sobre atraso, multa e pausa do serviço está em gestão de contratos.

Como saber se o preço cobre os custos?

Em empresa de serviço, preço e custo se encontram na hora. Se a hora vendida vale menos do que a hora custa, o problema não aparece no fluxo de caixa até ser tarde. Há duas contas para fazer:

• Por cliente: o fee cobre as horas que o time realmente gasta? O passo a passo está no guia de margem por cliente.
• Pela empresa: qual é o preço mínimo da hora para pagar custos, impostos e deixar lucro? A calculadora de valor hora faz essa conta, e o guia de como precificar consultoria mostra a conta por hora, projeto e fee.

Na Agência Brasa, a folha soma R$ 70.000 de uma receita de R$ 140.000, ou 50%. Quando esse percentual sobe mês a mês sem a receita subir junto, é sinal de time crescendo antes dos contratos. Uma forma de proteger a margem é vender pacotes com escopo e horas definidos, como mostra pacotes de serviços para agência.

Como separar o dinheiro da empresa e dos sócios?

Conta bancária da empresa só para a empresa, pró-labore com valor fixo e distribuição de lucro só depois do fechamento do mês, com reserva feita. Misturar as contas é o motivo mais comum para o dono não saber se a empresa dá lucro. Valores de pró-labore, distribuição e impostos dependem do regime tributário: defina com o contador.

Qual a rotina financeira de uma agência ou consultoria?

FECHAMENTO FINANCEIRO DO MÊS: ____/____

[ ] Todas as entradas do mês com baixa e conferidas com o extrato
[ ] Todas as saídas do mês com baixa e comprovante anexado
[ ] Contas vencidas a receber listadas, com responsável pela cobrança
[ ] Documentos fiscais do mês conferidos
[ ] Documentos enviados ao contador
[ ] Receita recorrente do mês (MRR): R$ ______
[ ] Clientes que saíram: ____  Receita perdida: R$ ______
[ ] Clientes novos: ____  Receita nova: R$ ______
[ ] Margem por cliente atualizada (clientes abaixo da média: ______)
[ ] Maior cliente representa ____% da receita
[ ] Saldo previsto das próximas 8 semanas conferido
[ ] Reserva de caixa: R$ ______ (meta: R$ ______)
[ ] Decisões para o comitê: ______________________

Quais erros mais comuns no financeiro de agência?

1. Contar projeto como receita recorrente. Projeto de três meses não é MRR. Misturar os dois esconde o tamanho real da base.
2. Lançar a venda só quando o dinheiro entra. O fluxo de caixa precisa da parcela futura desde o dia da venda.
3. Não ter categoria para custo direto. Sem ela, a margem por cliente fica impossível de calcular.
4. Dar desconto sem olhar a hora. Desconto de 15% em cliente de margem 14% é trabalhar de graça.
5. Deixar a cobrança para quando sobrar tempo. Conta vencida há 30 dias é mais difícil de receber do que conta vencida há 3.

Quais termos e modelos completam o financeiro?

Cada número do mês tem uma página com a fórmula e um exemplo de empresa fictícia. Estes completam os indicadores do mês e ajudam a agir sobre eles.

• Aquisição: o que é CAC e como compará-lo com o LTV.
• Receita por cliente: o que é ticket médio e quando usar a mediana.
• Custo da equipe: custo hora do funcionário, a base de qualquer preço.
• Preço: o que é markup e a diferença para margem.
• Retorno: o que é ROI, para mostrar resultado ao cliente e decidir investimentos internos.
• Reajuste: a carta de reajuste de preço para corrigir o fee parado.