Gestão de contratos: como controlar vigência, renovação e reajuste

Uma agência descobre em março que três contratos renovaram sozinhos em janeiro sem reajuste. Uma consultoria percebe que o cliente parou de pagar porque o contrato venceu há dois meses e ninguém mandou a renovação. Os dois casos têm a mesma causa: o contrato foi assinado e guardado numa pasta, e a empresa parou de olhar para ele.

Gestão de contratos é o que acontece depois do modelo. Se você ainda precisa do texto do contrato, comece pelo modelo de contrato de prestação de serviços. Este guia trata do resto: controlar o ciclo de vida de cada contrato para que vencimento, renovação e reajuste aconteçam na data certa.

O que é gestão de contratos?

Gestão de contratos é o processo de criar, aprovar, assinar, acompanhar, renovar e encerrar os contratos da empresa com controle de prazo e de responsável em cada etapa. Ela vale para contratos com clientes, fornecedores e parceiros. Em empresa de serviço, o foco é o contrato com cliente, porque é ele que garante a receita do mês seguinte.

Gestão de contratos não é o mesmo que redação de contratos. A redação produz o texto, uma vez. A gestão acompanha o contrato durante toda a vigência, que no serviço recorrente costuma durar 12 meses ou mais e se renovar várias vezes.

Por que a gestão de contratos importa numa empresa de serviço?

A gestão de contratos importa porque, em serviço recorrente, cada contrato é uma linha de receita com data para acabar. Sem controle, quatro coisas acontecem com frequência:

• Renovação sem reajuste: o contrato renova sozinho pelo mesmo valor, ano após ano, enquanto salários e ferramentas sobem.
• Vencimento sem conversa: o contrato acaba e o cliente segue pagando sem cobertura, ou para de pagar sem aviso.
• Escopo que cresce sem aditivo: o cliente pede mais, o time entrega, e o contrato continua dizendo o que dizia no primeiro dia. O guia de change request explica como cobrar o pedido extra.
• Contrato que ninguém acha: a versão assinada está no e-mail de quem saiu da empresa.

Quais são as etapas do ciclo de vida de um contrato?

O ciclo de vida de um contrato tem seis etapas: pedido, elaboração, aprovação, assinatura, execução e renovação ou encerramento. Cada etapa tem um responsável e uma saída clara. Quando uma etapa não tem dono, o contrato para nela.

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   Pedido

   A venda foi fechada ou a proposta foi aceita. O pedido leva os dados do cliente, o escopo e o valor combinado. Saída: dados completos para gerar o contrato.

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   Elaboração

   O contrato sai de um modelo aprovado, com os campos do cliente preenchidos. Nada de copiar o contrato de outro cliente e trocar o nome. Saída: rascunho.

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   Aprovação

   Desconto acima do padrão, prazo fora da regra ou cláusula nova passam pela gestão. Saída: rascunho aprovado.

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   Assinatura

   Assinatura eletrônica, com registro de quem assinou, quando e de onde. Saída: PDF assinado guardado na pasta do cliente.

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   Execução

   O projeto começa com o escopo do contrato. Pedidos fora do escopo viram aditivo. Saída: entrega dentro do combinado.

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   Renovação ou encerramento

   Avisos antes do fim, conversa com o cliente, reajuste e decisão: renovar, renegociar ou encerrar. Saída: contrato renovado ou encerrado, nunca esquecido.

O que controlar em cada contrato de serviço?

Em cada contrato de serviço, controle nove campos. Com eles, qualquer pessoa da gestão responde em um minuto quando o contrato vence, quanto vale e o que acontece no fim.

Renovação automática ou combinada: qual usar?

A renovação automática estende o contrato por um período igual quando ninguém se manifesta até o aviso prévio. A renovação combinada exige uma conversa e uma decisão antes do fim. A automática protege a receita. A combinada força a conversa de resultado e de reajuste. O ideal é escolher por tipo de cliente, e não usar uma só para todos.

Para clientes em risco, a renovação é o momento de mostrar resultado. O roteiro da conversa está em reunião de resultados com cliente, e os sinais de risco aparecem no guia como reduzir churn de clientes.

Como calcular o reajuste anual do contrato?

O reajuste anual multiplica o valor atual pelo índice acumulado nos 12 meses anteriores, conforme a cláusula do contrato. Os índices mais usados em contratos de serviço no Brasil são o IPCA e o IGP-M. Confira o índice acumulado na fonte oficial no mês do reajuste.

Avise o reajuste com antecedência, por escrito, mostrando a conta. Reajuste que chega junto com o boleto parece aumento. Reajuste avisado 30 dias antes, com o índice e o resultado do ano, parece o que é: uma cláusula do contrato.

Quando fazer um aditivo de contrato?

Faça um aditivo sempre que mudar escopo, valor, prazo ou forma de pagamento de um contrato em vigor. O aditivo é um documento curto, assinado pelas mesmas partes, que diz o que muda e a partir de quando. Ele evita o problema mais comum da agência: o cliente pede mais, o time entrega mais, e o valor continua o mesmo.

ADITIVO Nº [número] AO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE [data do contrato]

Partes: [sua empresa, CNPJ] e [cliente, CNPJ].

1. Objeto do aditivo
As partes alteram o contrato original nos pontos abaixo. O restante continua valendo.

2. O que muda
Escopo: [o que entra ou sai, com quantidades]
Valor: de R$ [valor antigo] para R$ [valor novo] por [mês/projeto]
Prazo: [nova data de fim, se mudar]

3. A partir de quando
Este aditivo vale a partir de [data].

[Cidade], [data].

[Assinatura da empresa]          [Assinatura do cliente]

Como organizar os contratos da empresa?

Organize os contratos num lugar só, ligados ao cliente, com a versão assinada, os aditivos e os nove campos de controle. Pasta de rede com nome de arquivo bem feito ajuda, mas não avisa ninguém do vencimento. O mínimo é uma planilha de controle revisada toda semana. O ideal é um sistema que avise sozinho.

Cliente | Responsável | Tipo (projeto/mensal) | Valor | Início | Fim | Renovação (automática/combinada/sem) | Aviso prévio (dias) | Índice de reajuste | Data do próximo reajuste | Aditivos | Situação (vigente/perto do fim/renovado/encerrado) | Link do PDF assinado

Regras de uso:
1. Uma linha por contrato, não por cliente.
2. Toda segunda, filtre Fim nos próximos 60 dias.
3. Contrato com Fim em até 30 dias e sem decisão vai para a pauta da gestão.
4. Aditivo assinado: atualize Valor e Escopo no mesmo dia.

Quais indicadores acompanhar na gestão de contratos?

Quatro indicadores bastam para a gestão de contratos de uma empresa de serviço. Eles cabem numa linha do relatório semanal e mostram onde a receita está exposta.

Assinatura eletrônica de contrato tem validade?

Sim. A Lei 14.063/2020 reconhece três níveis de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada, esta última com certificado digital ICP-Brasil. Para contratos de prestação de serviços entre empresas, plataformas que registram e-mail, data, hora, endereço de internet e dispositivo de quem assinou são o caminho comum. Em contrato de valor alto ou com exigência do cliente, confirme com o seu advogado qual nível usar.

Quais erros mais comuns na gestão de contratos?

• Contrato sem data de fim. Sem fim, não há renovação, e sem renovação não há conversa de reajuste.
• Renovação automática sem cláusula de reajuste. O contrato renova pelo valor de três anos atrás.
• Escopo genérico. “Gestão de redes sociais” não diz quantos posts. Sem número, não existe pedido extra.
• Contrato assinado só no e-mail. Guarde o PDF assinado na pasta do cliente, junto com os aditivos.
• Aviso prévio que ninguém acompanha. Se o cliente avisa a saída 30 dias antes e ninguém lê, a empresa perde a chance de reverter.
• Projeto que começa antes do contrato. O time começa a entregar com base no WhatsApp, e o contrato chega depois, diferente do que foi feito.

Checklist de gestão de contratos para copiar

GESTÃO DE CONTRATOS: revisão do mês

Vencimentos
[ ] Listei os contratos com fim nos próximos 60 dias
[ ] Cada um tem responsável e data da conversa de renovação
[ ] Contratos com fim em 30 dias têm decisão registrada

Reajustes
[ ] Listei os contratos que fazem aniversário no próximo mês
[ ] Calculei o reajuste com o índice do contrato
[ ] Avisei o cliente por escrito, 30 dias antes

Escopo
[ ] Conferi pedidos fora do escopo do mês
[ ] Pedido extra recorrente virou aditivo

Documentos
[ ] Todo contrato novo tem o PDF assinado na pasta do cliente
[ ] Aditivos assinados atualizaram o valor no financeiro

Indicadores
Contratos a vencer em 60 dias: ___
Receita sob contrato: R$ ___
Taxa de renovação do trimestre: ___%

O contrato é a metade final de um caminho que começa na proposta. Se a proposta já sai com escopo em números, o contrato nasce certo. Veja como conduzir essa etapa em como apresentar proposta comercial.