Como renovar contrato de serviço: o dossiê, o checklist de 60, 30 e 7 dias e a pauta da reunião

O contrato da Distribuidora Vale Verde, cliente fictícia da consultoria Norte Processos, vence dia 30. No dia 14, alguém lembra. No dia 18, a reunião é marcada. No dia 20, o diretor diz “vamos pensar”, e a consultoria descobre que ele já pediu orçamento a outra empresa.

A renovação perdida quase nunca começa na reunião. Começa quando ninguém junta, com antecedência, a prova do que foi entregue. Aqui você encontra o que levar, quando levar e como conduzir a conversa de renovação, com um checklist e uma pauta para copiar.

Quando começar a renovar um contrato de serviço?

Sessenta dias antes do fim da vigência. Esse prazo dá tempo de levantar os números, marcar a reunião na agenda do cliente, discutir o reajuste e, se a conversa for difícil, corrigir a rota antes do vencimento. Começar com quinze dias tira a escolha do cliente, e ele percebe.

Se você usa o Mentrun, o contrato já carrega esse ritmo: por padrão, o responsável recebe avisos 60, 30 e 7 dias antes do fim. A empresa muda esses marcos em Regras das propostas e cada contrato pode ter os seus.

O que levar no dossiê de renovação?

Seis peças, todas com números do período e nenhuma com adjetivo: entregas, horas, resultado combinado, satisfação, o que vem a seguir e a proposta de reajuste. O dossiê não precisa ser um documento bonito. Precisa responder uma pergunta do cliente: o que eu recebi por esse dinheiro?

Um exemplo que pesa na conversa vem do próprio Guia do Mentrun: o cliente paga por 20 horas por mês e o time lançou 32. Esse número muda o debate. Em vez de “está caro”, a pergunta vira “renovamos com 32 horas por um valor que cubra, ou voltamos para 20 com escopo menor?”.

Como é o calendário de 60, 30 e 7 dias?

O calendário reparte o trabalho em três momentos. Aos 60 dias você monta o dossiê e agenda a reunião. Aos 30 dias você conversa e fecha a proposta. Aos 7 dias você formaliza a assinatura. O checklist abaixo guarda cada marco com dono e data.

CHECKLIST DE RENOVAÇÃO | [cliente] | Vencimento: [dd/mm/aaaa]
Responsável: [nome]    Tipo de renovação: [automática / combinada / sem renovação]

60 DIAS ANTES (até [dd/mm])
[ ] Abri o contrato e confirmei fim, aviso prévio e regra de reajuste
[ ] Levantei entregas do período e prazos cumpridos
[ ] Levantei horas combinadas contra horas usadas
[ ] Revisei satisfação, chamados e pendências abertas
[ ] Defini a proposta: mesmo escopo, escopo ajustado ou pacote novo
[ ] Calculei o reajuste e anexei a justificativa
[ ] Agendei a reunião de renovação com quem decide

30 DIAS ANTES (até [dd/mm])
[ ] Realizei a reunião de renovação (pauta abaixo)
[ ] Registrei objeções, pedidos e prazo de resposta do cliente
[ ] Enviei a proposta de renovação por escrito no mesmo dia
[ ] Combinei a data da resposta: [dd/mm]

7 DIAS ANTES (até [dd/mm])
[ ] Recebi o aceite, ou ativei plano B (escopo menor ou encerramento)
[ ] Gerei o aditivo ou o novo contrato e enviei para assinatura
[ ] Atualizei vigência, valor e responsável no sistema
[ ] Avisei o time sobre o escopo e as metas do próximo período

APÓS A RENOVAÇÃO
[ ] Marquei a próxima reunião de resultados
[ ] Anotei o que funcionou nesta renovação

Como montar a pauta da reunião de renovação?

A reunião de renovação cabe em quarenta e cinco minutos e segue uma ordem: resultado primeiro, proposta depois. Quem abre a conversa pelo preço transforma a renovação em negociação. Quem abre por resultado transforma em continuidade. A pauta abaixo pode ir ao cliente antes, por e-mail.

REUNIÃO DE RENOVAÇÃO | [cliente] | [dd/mm] | 45 minutos
Participantes: [lado do cliente] / [nossa equipe]

1. Abertura e objetivo (3 min)
Alinhar o que vamos decidir hoje: continuidade, escopo e valor.

2. O que entregamos (10 min)
Entregas do período, prazos cumpridos e resultados contra a meta combinada.

3. O que aprendemos juntos (7 min)
O que funcionou, o que travou, o que mudaríamos.

4. A voz do cliente (10 min)
O que o cliente espera dos próximos meses. Perguntar antes de apresentar.

5. Proposta para o próximo período (10 min)
Escopo, entregas, metas, valor e reajuste, com a justificativa.

6. Próximos passos (5 min)
Quem responde o quê e até quando. Data limite da resposta: [dd/mm].

DEPOIS: enviar a proposta e a ata no mesmo dia.

Para a parte de resultados, o guia de reunião de resultados com cliente detalha a ordem e as perguntas. Para o contrato em si, o post sobre gestão de contratos mostra a revisão mensal que evita surpresas.

Como falar de reajuste sem travar a renovação?

Fale de reajuste depois de mostrar o valor entregue, com uma justificativa que o cliente consiga repetir ao financeiro dele. Reajuste sem explicação soa como aumento arbitrário. Reajuste ligado a índice, a horas reais ou a escopo novo soa como ajuste de contrato.

• Índice: aplique o que o contrato prevê e mostre a conta. Se o contrato é omisso, proponha o índice na reunião.
• Horas reais: se o consumo passou do combinado, mostre o número e ofereça dois caminhos, valor maior ou escopo menor.
• Escopo novo: o que foi acrescentado no ano vira item do contrato, com valor.
• Carta por escrito: envie a justificativa com o modelo de carta de reajuste de preço, de preferência junto com a proposta.

E se o cliente não quiser renovar?

Descubra o motivo antes de aceitar a resposta. “Vamos pensar” esconde preço, resultado ou prioridade. Pergunte, ouça e ofereça uma alternativa concreta: escopo menor, pacote de horas ou prazo menor. Se a decisão for mesmo sair, encerre bem e deixe a porta aberta.

Registre o motivo da saída por escrito, mesmo quando doer. Três motivos iguais em seis meses mostram um problema de entrega ou de preço, e não de cliente. Para formalizar o fim, use o modelo de distrato de prestação de serviços.

Como o Mentrun ajuda a não perder a data da renovação?

Ajuda ligando o prazo ao contrato e reunindo, na ficha do cliente, os números que entram no dossiê. Você deixa de depender da memória de alguém para lembrar do vencimento e de planilhas soltas para provar o que foi entregue.