Software de gestão de contratos de serviço: do modelo à renovação, ligado ao cliente e ao projeto

Numa empresa de serviço, o contrato é assinado, salvo numa pasta e esquecido até o cliente pedir para cancelar ou o reajuste passar em branco. A data de fim mora na cabeça de alguém, e o projeto começa sem ninguém saber se o contrato já foi assinado.

No Mentrun, o contrato fica no mesmo lugar do cliente e do projeto, com a vigência à vista e os avisos chegando no sino de quem cuida. Para a parte de conceito, o post sobre gestão de contratos explica vigência, reajuste e aditivos.

O que um software de gestão de contratos de serviço precisa fazer?

Precisa cobrir o contrato inteiro, do texto ao fim: montar a partir de um modelo, colher as assinaturas, registrar quando vale e quando renova, avisar antes do vencimento e mostrar a que cliente e a que projeto ele pertence. O Mentrun faz cada parte em uma tela.

• Modelo: texto com campos como {{cliente.nome}} e {{contrato.valor}}, que se preenchem sozinhos.
• Assinatura eletrônica: pela ZapSign, com código por e-mail ou assinatura na tela, no celular ou no computador.
• Vigência: início, fim, renovação, aviso prévio e os dias de aviso antes do fim.
• Ciclo de vida: a situação do contrato separada da situação da assinatura.
• Ligação: contrato na ficha do cliente e no projeto, com o PDF assinado guardado.

Como o contrato nasce no Mentrun?

Do negócio fechado ou da tela Contratos. Em Contratos › Modelos, há quatro modelos prontos para copiar e ajustar: prestação de serviços (projeto fechado), serviço mensal (recorrente), termo de confidencialidade e aditivo de contrato. Revise o texto com o seu advogado antes do primeiro uso.

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   Comece o contrato

   Dentro do negócio, toque em Gerar contrato, ou abra Contratos e toque em Novo contrato.

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   Escolha modelo e cliente

   Em Para quem, escolha o cliente, o negócio ou um projeto que já existe. Nome, contato, valor e responsável entram sozinhos.

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   Confira quem assina

   O contato do cliente e você pela empresa já vêm sugeridos. Inclua testemunhas e marque Assinar nesta ordem, se precisar.

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   Deixe o projeto pronto

   Mantenha marcado Quando todos assinarem, iniciar o projeto automaticamente.

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   Envie

   Leia a prévia e toque em Enviar para assinatura. A página do contrato mostra quem já abriu e quem já assinou.

Como funcionam a vigência e a renovação?

Cada contrato tem o cartão Vigência, com início, fim, tipo de renovação, aviso prévio e os dias de aviso. O Mentrun calcula o ciclo sozinho e mostra na lista quanto falta, como “Vence em 12 dias”. Quando o contrato renova sozinho, o fim avança e a contagem de renovações sobe.

O ciclo passa por Em elaboração, Aguardando assinatura, Parcialmente assinado, Assinado, Vigente, Próximo do vencimento, Encerrado e Cancelado. Assim, um contrato assinado e um contrato em vigor deixam de ser a mesma coisa na tela.

FICHA DE VIGÊNCIA DO CONTRATO

Cliente: ______________________   Responsável: ______________
Modelo usado: [ ] prestação de serviços  [ ] serviço mensal  [ ] confidencialidade  [ ] aditivo
Projeto ligado: ______________________

VIGÊNCIA (vai para o cartão Vigência)
Início: ____/____/______   Fim: ____/____/______
Renovação: [ ] Sem renovação  [ ] Combinada com o cliente  [ ] Renova sozinho a cada ____ meses
Aviso prévio: ____ dias
Avisar com: 60, 30 e 7 dias antes do fim (ou: ____, ____, ____)

ANTES DO FIM
[ ] Quem prepara a conversa de renovação: ______________
[ ] O que levar: entregas do período, chamados abertos, reajuste previsto
[ ] Data da reunião de renovação: ____/____/______

DEPOIS DA ASSINATURA
[ ] PDF assinado conferido
[ ] Projeto iniciado
[ ] Valor e vencimento conferidos com o financeiro

Como o contrato se liga ao cliente e ao projeto?

Pelo próprio cadastro. A ficha do cliente tem o cartão Contratos, com Novo contrato. O projeto mostra “Contrato assinado em” ou “Contrato aguardando assinatura”. Quando todos assinam, o PDF assinado fica guardado, o negócio passa a ganho e o projeto começa sozinho, com o contexto da venda.

Se o contrato veio de uma proposta, o cartão Vigência traz o link para ela. O caminho da proposta online até a assinatura está em propostas e contratos. O Assistente também acha contratos pelo assunto e responde com o link de cada um.

Como não deixar a renovação passar?

Com aviso e tarefa automáticos. Quando o contrato entra em Próximo do vencimento, o responsável recebe o aviso no sino. Em Automações › Modelos, empresas no modelo Serviço recorrente encontram “Contrato perto de vencer: preparar a renovação”, que cria a tarefa de levantar o histórico e marcar a conversa, com prazo de 7 dias.

Agências encontram o modelo “Fidelidade perto do fim: preparar renovação”, que também avisa os gestores. O que levar para essa conversa está no guia de renovação de contrato de serviço.

E o prazo de atendimento combinado no contrato?

Fica nos Chamados. Cada pedido do cliente entra com prazo de 1ª resposta e de resolução conforme a prioridade, e Dono e Gestor ajustam os prazos em Prazo de atendimento. O cliente pode abrir o chamado pelo portal, e a ficha dele mostra contratos e chamados juntos.

Para escrever a cláusula de prazos, veja o guia de SLA no contrato de serviço; para operar a fila, a página de chamados.

Quanto custa e como começar?

Contratos fazem parte do plano do Mentrun: R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos; no semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês. A assinatura eletrônica usa a conta da sua empresa na ZapSign, conectada uma vez em Empresa › Integrações › Contratos.

No teste grátis de 7 dias, use o ambiente de testes da ZapSign para gerar o primeiro contrato sem valor jurídico, defina a vigência e veja o projeto nascer na assinatura.