Como calcular o custo de um projeto: horas, terceiros e custos indiretos

O custo de um projeto costuma ser calculado de cabeça: umas 80 horas do time, mais um freelancer, mais as ferramentas, e o que sobra do preço é margem. A conta esquece o rateio do que a empresa paga mesmo sem projeto, como aluguel, contador e ferramentas gerais, e quase ninguém a refaz com as horas reais.

Este guia monta a conta item por item, primeiro como orçamento e depois como realizado. O exemplo é a Agência Trilha, empresa fictícia de 15 pessoas, num projeto de landing page com campanha de lançamento. O passo seguinte, o preço, está em finanças de agência e consultoria.

O que entra no custo de um projeto?

Quatro grupos: as horas do time valorizadas pelo custo-hora, os terceiros contratados para o projeto, as ferramentas e licenças usadas só nele e a fatia dos custos indiretos. Se um grupo ficar de fora, a margem calculada fica maior do que a margem real.

• Horas do time: de todas as funções, inclusive gestão do projeto e reuniões com o cliente, faturáveis ou não.
• Terceiros: freelancers, produtoras, gráficas, mídia contratada em nome do cliente quando entra no seu caixa.
• Ferramentas diretas: banco de imagens, licença de plugin, domínio, o que foi comprado por causa do projeto.
• Custos indiretos: aluguel, contador, administrativo e ferramentas gerais, divididos entre todos os projetos.

Como calcular o custo de um projeto, passo a passo?

Liste as horas por pessoa, valorize cada uma pelo custo-hora, some terceiros e ferramentas, rateie os custos indiretos pelas horas e some tudo. Depois compare com o preço. Os seis passos abaixo seguem essa ordem e valem tanto para o orçamento quanto para o fechamento do projeto.

1. 1

   Liste as horas por pessoa ou função

   No orçamento, vêm da estimativa. No fechamento, vêm das horas lançadas. Para estimar, veja como estimar horas de um projeto.

2. 2

   Multiplique pelo custo-hora

   Use o custo-hora de cada pessoa ou a média da função. Custo-hora não é valor-hora: um é o que a hora custa para a empresa, o outro é o que ela é vendida.

3. 3

   Some terceiros e ferramentas diretas

   Lance o valor combinado no mês em que foi contratado, não no mês em que foi pago.

4. 4

   Calcule o custo indireto por hora

   Divida os custos indiretos do mês pelas horas lançadas por toda a equipe no mês. Multiplique o resultado pelas horas do projeto.

5. 5

   Some tudo

   O total é o custo do projeto. Guarde as parcelas, porque são elas que explicam a diferença quando o real não bate com o orçado.

6. 6

   Compare com o preço

   A margem é o preço menos o custo, dividido pelo preço. Se ela ficou abaixo da média da carteira, volte às horas antes de culpar o preço.

Como comparar o custo orçado com o real?

Monte a mesma tabela duas vezes, uma com o orçamento e outra com o fechamento, e escreva ao lado de cada diferença a causa. Sem a causa, a tabela só mostra que o projeto estourou; com ela, a próxima estimativa e o próximo contrato melhoram.

A diferença de R$ 1.570 tem explicação: 18 horas a mais, dez delas de desenvolvimento, por duas rodadas de ajuste que o escopo não previa. Com o preço de R$ 14.500, a margem prevista de 0,41 caiu para 0,30. O aprendizado vai para o contrato: limite as rodadas e cobre o excedente.

Como tratar freelancers e outros terceiros no custo?

Lance o valor combinado como custo do projeto e some as horas internas de briefing e revisão do trabalho dele, que também custam. Um freelancer barato que exige muita revisão pode custar mais que um mais caro que entrega pronto. O artigo gestão de freelancers cobre contrato e entrega.

Qual planilha usar para acompanhar o custo?

Uma linha por item e três colunas por projeto: orçado, real e causa da diferença. Copie o modelo abaixo para a sua planilha e preencha o orçado antes de aprovar o projeto, para que o real tenha com o que ser comparado.

CUSTO DO PROJETO

Projeto: ______________________   Cliente: ______________________
Preço vendido: R$ ________   Período: ___/___ a ___/___

1. HORAS DO TIME
Pessoa ou função | Custo-hora (R$) | Horas orçadas | Horas reais | Custo orçado | Custo real
_______________ | ____ | ___ | ___ | ____ | ____
_______________ | ____ | ___ | ___ | ____ | ____
Subtotal horas:  Orçado R$ ____   Real R$ ____

2. TERCEIROS
Fornecedor | O que entrega | Orçado (R$) | Real (R$)
___________ | ___________ | ____ | ____

3. FERRAMENTAS DIRETAS
Item | Orçado (R$) | Real (R$)
______ | ____ | ____

4. CUSTOS INDIRETOS RATEADOS
Custos indiretos do mês: R$ ________
Horas lançadas por toda a equipe no mês: ________
Custo indireto por hora = ________ ÷ ________ = R$ ____
Horas do projeto: orçadas ___ / reais ___
Rateio: orçado R$ ____ / real R$ ____

TOTAIS
Custo total orçado: R$ ____    Custo total real: R$ ____
Diferença: R$ ____
Margem = (preço − custo) ÷ preço: orçada ____ / real ____

CAUSA DE CADA DIFERENÇA
______________________________________________
O QUE MUDA NO PRÓXIMO ORÇAMENTO OU CONTRATO
______________________________________________

Quais erros distorcem o custo de um projeto e como corrigir?

Quase todo erro faz o custo parecer menor do que é. A conta fecha bonita no papel e a margem some no caixa. Estes são os mais frequentes, com a correção de cada um.

• Usar o valor-hora no lugar do custo-hora. O valor-hora já contém margem; use o custo para saber quanto sobrou.
• Contar só as horas faturáveis. Reunião interna, retrabalho e revisão custam e entram na conta.
• Esquecer os custos indiretos. Rateie-os pelas horas do mês, como no exemplo, mesmo que a estimativa seja grosseira.
• Usar horas contratadas em vez de lançadas. O real vem do registro, não do que foi vendido. A calculadora de margem por cliente ajuda a conferir.
• Calcular só no fim. Faça uma conferência no meio do projeto, enquanto ainda dá para ajustar escopo ou preço.

Como fazer isso no Mentrun?

Em Faturamento das horas, o Mentrun junta as horas lançadas, o valor-hora e o custo-hora do time, e mostra a margem estimada por cliente, projeto e pessoa. Comece por ela, porque as horas do time costumam ser o maior item do custo. O guia de margem por cliente detalha a leitura.

1. 1

   Cadastre o custo de cada pessoa

   Em Faturamento das horas, defina o valor-hora e o custo de cada pessoa. A permissão Valor-hora e custo controla quem vê e altera.

2. 2

   Escolha o período

   Veja por cliente, projeto e pessoa: horas faturáveis, valor e margem estimada pelo custo-hora do time.

3. 3

   Abra a aba Horas do projeto

   Ela mostra o realizado por pessoa e por tarefa, ao lado do estimado, e tem Exportar para levar os números em Excel, PDF ou CSV.

4. 4

   Feche o custo completo

   Lance terceiros e ferramentas em A pagar, no Financeiro, com categoria e, como centro de custo, o nome do projeto; o filtro por centro de custo reúne o que saiu para ele. Junte esses valores e o rateio da planilha acima ao custo das pessoas.

Quem ainda está escolhendo ferramenta pode comparar opções em melhores softwares de controle de horas.