Timesheet para agência: horas na tarefa e margem de cada cliente

O que é timesheet e para que serve numa agência?

Timesheet é a folha de horas: cada pessoa registra quanto tempo dedicou a cada cliente, projeto e tarefa. Numa agência, ele serve para três decisões que dependem de número: quanto cobrar, quem contratar e qual cliente renegociar. O termo está explicado em detalhe em o que é timesheet.

Todo dono de agência tem um cliente que parece lucrativo e não é. O fee entra todo mês, mas o time gasta o dobro das horas combinadas em ajustes e reuniões. Sem timesheet, a conversa de renovação acontece no escuro e o reajuste não sai. O guia de margem por cliente ensina a fazer a conta na planilha; o Mentrun faz a mesma conta com as horas que o time já lança nas tarefas.

Como funciona o timesheet para agência no Mentrun, passo a passo?

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   Quem trabalha lança as horas

   Na tarefa, ▶ liga o cronômetro, que fica visível no topo do app até você parar. Também dá para usar Lançar horas em Minhas horas. Toque em Faturável para marcar o que entra na cobrança do cliente.

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   A pessoa envia a semana

   Em Minhas horas, confira a semana e toque em Enviar semana. Semana recusada volta com o motivo, para corrigir e enviar de novo.

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   A gestão aprova

   Em Aprovações, a gestão aprova ou recusa as semanas enviadas. Aprovada, a semana trava os lançamentos; Reabrir destrava.

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   A gestão define valor-hora e custo

   Quem tem a permissão Valor-hora e custo define quanto vale a hora (por projeto, por cliente ou para a empresa) e quanto custa a hora de cada pessoa.

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   Faturamento das horas mostra a margem

   Escolha o período e veja horas faturáveis, valor, custo e margem por cliente, projeto e pessoa.

Como lançar horas sem virar burocracia?

O timesheet morre quando lançar hora vira tarefa extra no fim do dia. No Mentrun, a hora nasce no mesmo lugar do trabalho:

• Cronômetro na tarefa: ▶ na tarefa liga o tempo, que já fica ligado ao cliente e ao projeto da tarefa.
• Pílula no topo: o cronômetro aparece em qualquer tela, para ninguém esquecer de parar.
• Lançar horas em Minhas horas para o que foi feito longe do computador, como uma visita ao cliente.
• Semana inteira numa tela: a pessoa confere tudo antes de enviar, em vez de preencher dia a dia.
• Equipe agora: a gestão vê quem está com cronômetro rodando e há quanto tempo, e pode parar o de alguém que esqueceu.

O passo a passo de implantação, com o que dizer ao time, está em controle de horas por cliente.

Qual a diferença entre hora faturável e não faturável?

Hora faturável é a que entra no valor cobrado do cliente; hora não faturável é trabalho necessário que ninguém paga diretamente. As duas custam o mesmo para a agência, por isso as duas entram no custo do cliente.

O pedido que passa do combinado tem nome: change request. Quando ele não é cobrado, o escopo cresce aos poucos, o que o post scope creep mostra como evitar.

Como o Mentrun calcula a margem por cliente?

Como saber se o cliente de fee fixo cabe no fee?

Em fee fixo, o que importa é o uso do pacote: quantas horas o fee comporta e quantas o time gastou. O exemplo do Guia do Mentrun é direto: “o cliente paga 20 horas por mês e o time lançou 32”. Esse é o número que vai para a conversa de renovação.

A calculadora de margem por cliente faz a conta com fee, impostos e outros custos, e a calculadora de valor hora ajuda a definir o preço da hora antes de montar o pacote.

Como ler o mês fechado? Um exemplo com quatro clientes

A leitura é simples: os dois primeiros clientes cabem no fee; o terceiro já pede conversa; o quarto está quase no zero antes de ferramentas e impostos. Sem o timesheet, os quatro pareceriam iguais na planilha de faturamento.

Quais telas o Controle de horas tem?

Como usar as horas para decidir se cabe mais um cliente?

A tela Capacidade compara a carga planejada das próximas semanas, que soma as estimativas das tarefas abertas, com as horas disponíveis de cada pessoa. Antes de fechar um cliente novo, a gestão vê quem tem espaço e quem já está no limite.

O controle de horas vigia o time?

As horas são declaradas pela própria pessoa e servem para planejar e cobrar. Existe um monitoramento opcional que a empresa liga em Regras de horas: com ele, o app envia um sinal a cada minuto enquanto o cronômetro roda, e o time vê um aviso de que está ligado.

O post como medir a produtividade da equipe mostra que números acompanhar sem clima de vigilância.

Como implantar o timesheet na agência sem resistência?

Semana 1: combinar
[ ] Explicar ao time para que servem as horas: preço, contratação e renovação
[ ] Definir o que é faturável na empresa
[ ] Cadastrar o custo-hora de cada pessoa e o valor-hora dos clientes

Semana 2: lançar
[ ] Todo mundo usa o cronômetro nas tarefas
[ ] Gestão olha Equipe agora uma vez por dia, só para ajudar quem esqueceu

Semana 3: aprovar
[ ] Primeira semana enviada e aprovada
[ ] Recusas sempre com motivo

Semana 4: decidir
[ ] Abrir o Faturamento das horas do mês
[ ] Escolher um cliente para conversar sobre escopo ou fee

Como definir o valor-hora e o custo-hora da agência?

Custo-hora é quanto a agência paga por uma hora de cada pessoa; valor-hora é quanto ela cobra do cliente por uma hora de trabalho. O custo-hora vem do salário e dos encargos divididos pelas horas trabalhadas. O valor-hora precisa cobrir esse custo, as horas que ninguém paga, a estrutura e o lucro.

No Mentrun, a gestão cadastra o custo-hora de cada pessoa uma vez, e o valor-hora pode ser da empresa, do cliente ou do projeto. A partir daí, cada hora lançada já sai com custo e valor.

Quais são os erros mais comuns no timesheet da agência?

• Lançar só a hora faturável. A reunião interna e o retrabalho também custam, e somem da margem se ninguém lança.
• Preencher na sexta de memória. O cronômetro na tarefa registra na hora, sem chute.
• Usar o mesmo custo para todo mundo. A hora do sênior e a do estagiário custam diferente, e a margem muda com quem atende o cliente.
• Juntar horas sem cliente. Cada hora precisa estar numa tarefa de um projeto de cliente, ou numa tarefa interna marcada como não faturável.
• Olhar o número e não decidir nada. O timesheet vale quando vira conversa de escopo, reajuste ou contratação.

Para quem é o Controle de horas do Mentrun?

Para agências e consultorias que cobram por hora, por pacote de horas ou por fee e querem saber se cada cliente paga a conta. Funciona para o time de 3 pessoas que quer parar de chutar o preço e para a agência de 30 que precisa aprovar semanas e planejar contratações.

Como o Mentrun cobra por empresa, colocar o time inteiro no timesheet não muda o preço.