Software de gestão de projetos por cliente: a entrega começa sabendo o que foi vendido

O que é um software de gestão de projetos?

Um software de gestão de projetos é a ferramenta onde a equipe planeja e acompanha o trabalho: o projeto é dividido em etapas, as etapas em tarefas, e cada tarefa tem responsável, prazo e situação. O gestor vê o que está atrasado sem perguntar a ninguém, e cada pessoa sabe o que fazer hoje.

Em empresa de serviço, o projeto tem um dono do lado de fora: o cliente. Por isso a gestão por cliente pede três coisas a mais que um quadro comum: saber o que foi vendido, mostrar o andamento ao cliente e medir se ele dá lucro. O guia de gestão de projetos em agência explica o método, e o que é gestão de projetos traz o básico.

Que problema a gestão de projetos por cliente resolve?

O problema clássico é a passagem de bastão. O comercial vende, a operação recebe um nome e um valor, e o resto do combinado se perde. As tarefas ficam espalhadas em grupo e planilha, e o gestor só descobre o atraso quando o cliente reclama.

• Contexto perdido: quem executa não sabe o que foi prometido na call de venda.
• Atraso invisível: a data muda e ninguém registra por quê.
• Cliente no escuro: cada pedido de status tira alguém da entrega.
• Margem desconhecida: o projeto termina e ninguém sabe se deu lucro.

Quais funcionalidades um software de gestão de projetos precisa ter?

Para empresa de serviço, ele cobre o caminho inteiro, do que foi vendido à margem do cliente. A tabela lista o que procurar e onde fica no Mentrun:

Quem compara ferramentas encontra a lista completa em melhores softwares de gestão de projetos.

Como funcionam projetos e tarefas no Mentrun, passo a passo?

O caminho vai da venda fechada ao cliente acompanhando a entrega, em seis passos. Os três primeiros acontecem quase sozinhos.

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   O projeto nasce da venda

   O projeto começa sozinho quando a venda é marcada como ganha, quando todos assinam o contrato ou, se as Regras das propostas mandarem, quando o cliente aceita a proposta. Projeto avulso nasce em Novo projeto, de um modelo ou vazio.

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   A equipe lê o Contexto da venda

   Dentro do projeto, a aba Contexto da venda traz as dores, os combinados e os prazos que saíram das reuniões. Ninguém precisa perguntar ao comercial o que foi prometido.

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   O modelo cria etapas e tarefas

   O modelo de projeto já vem com etapas, tarefas, responsáveis, dependências e as pastas que todo projeto precisa, com nome sugerido como Usina {cliente}. Projeto antigo? Criar pastas do modelo cria só as que faltam. Salvar como modelo reaproveita qualquer projeto no próximo cliente.

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   Cada tarefa ganha dono, prazo e detalhe

   Em Nova tarefa: título, responsável e prazo. Em Mais detalhes: início, descrição, prioridade, esforço, etiquetas, checklist e Depende de. No painel da tarefa ficam os campos da empresa e as Subtarefas.

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   A situação fica visível

   Cada projeto tem Situação (no prazo, atenção ou em risco), com motivo e próxima ação. Alterar prazo registra o motivo, a data e quem alterou, e pode empurrar as tarefas abertas junto.

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   O cliente acompanha sem pedir

   Um link só de leitura ou o Portal do cliente mostram o andamento sem ninguém parar a entrega.

Quais visões de tarefas o Mentrun tem: quadro, lista ou calendário?

O Mentrun tem as três, e cada uma responde a uma pergunta diferente. O quadro de tarefas funciona no método Kanban, com colunas que a empresa define em Empresa › Quadro de tarefas; o post método Kanban explica como montar as colunas certas.

Em todas elas, o nome do cliente aparece em destaque no cartão da tarefa e no topo do projeto, junto com a etapa atual. Pular etapas no quadro pede confirmação e conclui as do meio.

Quais modelos de projeto já vêm prontos?

Ao criar a empresa, você escolhe o ramo e usa a estrutura pronta dele ou prefere montar do zero. Cada modelo traz etapas, tarefas com responsável e pastas, e qualquer projeto pode virar modelo novo.

Para desenhar o seu modelo no papel antes, use o cronograma de projeto e o modelo de escopo de projeto.

Como controlar prazos e atrasos dos projetos?

Em três camadas. A dependência segura a tarefa em “Esperando…” até a anterior terminar. A Situação do projeto registra o risco com motivo e próxima ação. E Alterar prazo guarda cada mudança de data, com quem mudou e por quê. No Cronograma você vê tudo isso no tempo.

O post como controlar prazos de projetos traz a rotina completa.

Onde ficam os dados, os arquivos e as fotos do projeto?

No próprio projeto. Os campos que a sua empresa cria ficam no cliente, no projeto e na tarefa, os arquivos ficam nas pastas do projeto e as fotos saem direto da câmera.

• Campos personalizados: em Empresa › Campos personalizados, crie campos como número da UC ou responsável técnico e marque Mostrar em O que foi contratado, o bloco no topo do projeto.
• Anexos na tarefa: o arquivo fica na tarefa e também na pasta do projeto.
• Tirar foto: no projeto, na tarefa, na ficha do cliente e em Documentos. No celular, Tirar outra emenda várias fotos; cada uma já sai leve, com a data e a hora no nome.
• Pasta sensível: só o Dono e o Gestor marcam, e o Assistente e a busca com IA deixam a pasta de fora.

O que é a visão Cronograma do projeto?

No projeto, ao lado de Quadro e Lista, a visão Cronograma desenha cada tarefa como uma barra do início ao prazo. Tarefas atrasadas ficam em vermelho, uma linha marca hoje e setas ligam as dependências. Arraste a barra para mudar as datas e use Desfazer se errar.

A seta fica vermelha quando uma tarefa começa antes de a anterior terminar, e na lista de projetos o Cronograma mostra todos os projetos do início ao prazo. Veja o recurso gráfico de Gantt online e o passo a passo em como fazer um gráfico de Gantt.

Como a tarefa guarda campos, data de início e subtarefas?

Cada tarefa tem data de início ao lado do prazo, campos criados pela empresa e subtarefas. Em Empresa › Campos personalizados você cria campos como canal ou link da peça, e marcando como coluna eles aparecem na lista do projeto, com filtro.

Para quebrar uma entrega, abra a tarefa, escreva em Subtarefas e toque em Adicionar; no quadro, o cartão mostra quantas já foram feitas. Mais detalhes em campos personalizados e subtarefas.

Como o pedido do cliente vira tarefa com os Formulários de entrada?

Em Tarefas › Formulários você monta um formulário de um modelo pronto do seu ramo e manda o link. O cliente responde sem criar conta, e cada resposta vira tarefa num projeto, projeto novo a partir de um modelo ou fica guardada na caixa de respostas. O responsável recebe aviso no sino.

Serve para briefing, pedido de orçamento e solicitação interna. Veja formulários de entrada e o modelo de solicitação de serviço.

Como não perder o pedido que o cliente faz no grupo do projeto?

Ligando o grupo do WhatsApp ao projeto. Com o padrão de nome dos grupos salvo em WhatsApp › Ajustes, Vincular sugeridos liga cada grupo ao projeto certo, com a sua conferência antes.

Daí em diante, o cartão do projeto ganha uma bolinha verde com quantas mensagens do cliente esperam resposta; um toque abre a conversa. Categorias de aviso, como Troca de equipamento, avisam quem cuida. O post como não perder pedido do cliente no grupo traz a rotina completa.

Como o Mentrun cuida das tarefas que se repetem?

Repetindo a tarefa sozinho e transformando reunião, chamado e conversa em tarefa, sem ninguém digitar de novo.

• Tarefas recorrentes: todo dia, em dias da semana, todo mês ou a cada tantos dias, com data para terminar. O relatório mensal do cliente volta sozinho todo mês.
• Reunião vira tarefa: os próximos passos das reuniões com IA entram no projeto com um toque ou por automação.
• Chamado vira tarefa: o pedido do cliente entra no projeto, e quem cuida do chamado é avisado quando a tarefa termina.
• Conversa vira tarefa: pendências da conversa do WhatsApp e mensagens do chat da equipe viram tarefa ou chamado.
• Avisos certos: lembrete quando o prazo está chegando e aviso quando a tarefa atrasa, pelas automações prontas.

Como o cliente acompanha o projeto?

O cliente acompanha de dois jeitos. O Link para o cliente é só leitura, sem senha, vale 30, 90 ou 180 dias e mostra etapas, entregas da semana e próximos passos. O Portal do cliente pede senha e acrescenta conversa, arquivos e chamados com prazo. Nos dois, horas, valores e notas internas ficam só com a equipe.

Que relatórios de projeto o Mentrun entrega?

O relatório semanal sai toda segunda de manhã, para cada projeto ativo: o que foi feito, o que atrasou, com o responsável, e os próximos prazos. Relatórios dos projetos mostra entregas, prazos e horas por semana, pessoa e projeto, com planilha e impressão.

Para escolher os números que valem acompanhar, veja indicadores de projetos.

Como escolher o software de gestão de projetos da sua agência?

Teste com um cliente real e passe pelo checklist abaixo, que separa um quadro de tarefas de uma gestão por cliente.

Contexto
[ ] O projeto nasce da venda ou do contrato, com o que foi combinado?
[ ] As reuniões com o cliente ficam ligadas ao projeto?

Execução
[ ] Tem modelos de projeto por tipo de serviço?
[ ] Tem quadro, calendário e visão da equipe?
[ ] Tem dependência, checklist e tarefa recorrente?

Prazo
[ ] Registra quem mudou o prazo e por quê?
[ ] Mostra a previsão de entrega pelo ritmo real?

Cliente
[ ] O cliente acompanha sem ver horas e valores?
[ ] Os pedidos do cliente viram chamados com prazo?

Dinheiro
[ ] Mede horas e margem por cliente?
[ ] O preço cresce com cada pessoa nova ou é por empresa?

O Mentrun marca todos os itens do checklist e cobra por empresa, num plano único com usuários ilimitados. Quem vem de uma ferramenta genérica encontra a comparação em Mentrun vs ClickUp.

Para quem é a gestão de projetos do Mentrun?

Para agências, consultorias e empresas de serviço que tocam vários clientes ao mesmo tempo, em projeto fechado, como uma implantação de 90 dias, ou em serviço contínuo, como um fee mensal.

A passagem do comercial para a operação está detalhada no guia de handoff comercial para operação.