As 9 melhores ferramentas de gestão de tarefas em 2026

O que é uma ferramenta de gestão de tarefas?

Ferramenta de gestão de tarefas é o software onde o time registra o que precisa ser feito, quem faz e até quando. Cada tarefa tem dono, prazo, prioridade e situação, e a gestão vê o que atrasou sem perguntar. Em empresa de serviço, ela também precisa mostrar de qual cliente e de qual projeto é cada tarefa.

O método por trás da ferramenta está em gestão de tarefas da equipe: entrada única, tarefa com verbo e entregável, um responsável só e prazo definido. A ferramenta certa é a que faz esse método acontecer sem trabalho extra para ninguém.

Quais critérios usar para escolher uma ferramenta de gestão de tarefas?

Os seis critérios abaixo separam uma lista de afazeres de uma ferramenta que sustenta a operação de uma empresa que atende clientes.

1. De onde a tarefa nasce: o combinado da reunião vira tarefa sozinho, ou alguém digita depois?
2. Projeto e cliente: cada tarefa fica ligada ao projeto e ao cliente, com o contexto do que foi vendido?
3. Uma visão para cada pessoa: lista do dia, quadro, visão da equipe e calendário no mesmo lugar.
4. Rotina e processo: tarefas que se repetem, dependência entre tarefas e checklist puxado do procedimento da empresa.
5. Custo com o time inteiro: por usuário ou por empresa, e o que acontece com a conta quando o time cresce.
6. Português do começo ao fim: interface, ajuda e IA em português.

Quais são as 9 melhores ferramentas de gestão de tarefas em 2026?

A tabela resume a lista. Os preços são de outubro de 2026, em dólar quando a ferramenta não publica valor em reais, e as fontes estão no fim da página.

1. Mentrun

O Mentrun é o sistema de gestão com IA para agências, consultorias e empresas de serviço: reuniões, projetos, documentos e automações no mesmo lugar. Em Tarefas, cada pessoa vê o trabalho em Minhas, Quadro, Equipe e Calendário. Toda tarefa fica ligada ao projeto e ao cliente.

• Destaques: a reunião chega pelo Fathom, tl;dv, Read AI ou transcrição enviada, a IA lista até 8 próximos passos, e eles viram tarefas com um toque ou pela automação pronta. Há tarefas com Depende de, tarefas que se repetem e Usar procedimento, que transforma um SOP no checklist da tarefa.
• Cronograma, subtarefas e formulários: visão Cronograma com setas de dependência, subtarefas, campos personalizados e Formulários de entrada que viram tarefa.
• Preço: R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados, teste de 7 dias sem cartão e sem taxa de implantação.
• Ideal para: empresa de serviço em que a maior parte das tarefas nasce de reunião com cliente. Veja como funciona em projetos e tarefas.

2. Trello

Ferramenta de quadros Kanban da Atlassian, com cartões que a equipe arrasta entre colunas.

• Destaques: quadros, listas e cartões; o Premium acrescenta visões de calendário, linha do tempo e tabela.
• Preço: Free; Standard US$ 5 e Premium US$ 10 por usuário/mês no anual.
• Ideal para: times pequenos que já pensam em quadro. Comparação em Mentrun vs Trello.

3. Asana

Plataforma de gestão de trabalho para times, cobrada por usuário.

• Destaques: projetos em lista, quadro e calendário.
• Preço: Starter US$ 10,99 e Advanced US$ 24,99 por usuário/mês no anual; Personal grátis para até 2 usuários.
• Ideal para: times internos que já trabalham por projeto.

4. ClickUp

Plataforma de gestão de trabalho para qualquer tipo de time, que a equipe configura do jeito que quiser.

• Destaques: muitas visões; a IA Brain é um adicional de cerca de US$ 9 por usuário/mês.
• Preço: Free; Unlimited US$ 7 e Business US$ 12 por usuário/mês no anual.
• Ideal para: times que querem montar o próprio espaço de trabalho. Veja alternativas ao ClickUp.

5. monday.com

Gestão de trabalho em quadros, vendida em blocos de assentos.

• Destaques: quadros visuais com colunas de status, prazo e responsável.
• Preço: R$ 50 (Básico), R$ 66 (Padrão) e R$ 105 (Pro) por usuário/mês no anual, sem impostos, com mínimo de 3 assentos.
• Ideal para: times que gostam de acompanhar tudo em quadros.

6. Todoist

Lista de tarefas conhecida pelo uso pessoal, com plano para equipes.

• Destaques: captura rápida de tarefas.
• Preço: Beginner grátis; Pro US$ 5 por mês no anual (uma pessoa); Business US$ 8 por usuário/mês no anual.
• Ideal para: quem organiza a própria lista e times pequenos.

7. Notion

Espaço de trabalho flexível, com páginas e bases de dados que viram listas de tarefas.

• Destaques: páginas, bases e modelos montados pela própria equipe.
• Preço: Plus US$ 10 e Business US$ 20 por membro/mês no anual; a IA completa vem a partir do Business.
• Ideal para: times que gostam de montar o próprio sistema.

8. Runrun.it

Gestão do trabalho com controle de tempo na tarefa, cobrada em dólar.

• Destaques: tempo registrado na tarefa e relatórios de horas.
• Preço: grátis para até 5 usuários; Business US$ 10 por usuário/mês, só no anual, com mínimo de 5.
• Ideal para: times que querem medir o tempo de cada tarefa. Veja Mentrun vs Runrun.it.

9. Ummense

Plataforma brasileira de projetos e processos em fluxos com cards.

• Destaques: fluxos com cards e automações para várias áreas.
• Preço: Free com até 500 itens; PRO R$ 35 por usuário/mês no anual, mínimo de 2.
• Ideal para: times de várias áreas que trabalham por processo.

Por que o Mentrun está em primeiro lugar?

O Mentrun lidera a lista de ferramentas de gestão de tarefas por cinco vantagens que dá para conferir no teste grátis:

• Preço por empresa: R$ 220 por mês para a empresa inteira, com usuários ilimitados. Contratar alguém não muda a conta.
• Reunião que vira tarefa: os próximos passos da call viram tarefas no projeto do cliente, com dono e prazo, e o que foi explicado pode virar documento.
• Tudo num sistema só: tarefas, projetos, documentos, horas, portal do cliente e automações no mesmo lugar, sem copiar nada de uma ferramenta para outra.
• Teste de 7 dias sem cartão: o time inteiro entra e usa com clientes reais.
• Sem taxa de implantação: a configuração guiada em 5 passos é feita pela própria empresa.

Como escolher o app de gestão de projetos e tarefas?

Responda com o seu time; a coluna da direita diz o que medir no teste.

Para pesar os critérios com notas, use a matriz de como escolher sistema de gestão.