Formulário online para receber pedidos de clientes: a resposta já chega como tarefa

O pedido chega por e-mail, por áudio, numa ligação. Falta o prazo, falta o arquivo, falta saber quem pediu. Alguém copia o que entendeu para uma tarefa, esquece um detalhe e o trabalho começa com uma rodada de perguntas que poderia ter sido evitada.

Com um formulário de entrada, a pergunta é feita uma vez, do mesmo jeito para todo mundo. A resposta entra no projeto certo, com responsável avisado, e o time começa pelo trabalho, não pela caça à informação.

Para que serve um formulário de entrada?

Para receber pedidos de trabalho já organizados: de clientes que querem um serviço ou de outras áreas da empresa. Ele não é uma pesquisa nem um cadastro de interessados; cada resposta é um pedido que alguém do time vai atender.

• Briefing: o cliente conta objetivo, público, prazo e referências antes do kickoff, e anexa o logo ou o manual da marca.
• Pedido de orçamento: os dados que o time técnico precisa para calcular, como tipo de imóvel, medidas ou a última conta.
• Solicitação interna: uma área pede arte, ajuste ou relatório a outra, com urgência e data.
• Cadastro de cliente novo: dados da empresa, responsável, objetivos e documentos, e o projeto abre com tudo isso.

Como criar um formulário no Mentrun?

Em Tarefas › Formulários, toque em Novo formulário e escolha um modelo do seu ramo ou comece Em branco. Tudo pode ser mudado depois, inclusive o destino das respostas.

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   Ajuste as perguntas

   Em Perguntas, mude o texto, escreva uma ajuda curta, marque o que é obrigatório e arraste para mudar a ordem. Ver como o cliente mostra a prévia.

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   Escolha o destino

   Em Ajustes, diga o que cada resposta vira: tarefa num projeto, projeto novo a partir de um modelo, ou só guardar na caixa de respostas.

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   Dê a cara da empresa

   Ainda em Ajustes: texto de abertura, mensagem depois de enviar e a cor do botão Enviar. O formulário mostra o nome da empresa no topo.

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   Publique e compartilhe

   Toque em Publicar. Em Compartilhar, copie o link, o código para colar no site ou baixe o QR code.

Quais modelos prontos o Mentrun traz?

Seis pontos de partida, com perguntas e destino já escolhidos. Os do ramo da sua empresa aparecem primeiro na lista. A tabela mostra cada um e o que a resposta vira.

As perguntas podem ser de texto, e-mail, telefone, número, data, escolha única ou várias, sim ou não, arquivo e títulos de seção para dividir o formulário em partes. Para escrever o briefing em si, o modelo de briefing de cliente traz as perguntas que costumam faltar.

O que acontece quando o cliente envia?

A resposta segue o destino que você escolheu e o responsável recebe um aviso no sino. Ela também aparece em Respostas, com os arquivos e o link da tarefa ou do projeto que criou.

• Criar uma tarefa num projeto: você escolhe projeto, etapa, responsável, prazo e prioridade, e qual resposta entra no título (o nome da empresa, por exemplo). As respostas vão para a descrição.
• Criar um projeto novo: pelo modelo de projeto que você escolher, com as etapas e tarefas dele. Uma resposta vira o nome do projeto, outra o cliente, e as respostas ficam em Combinado com o cliente.
• Só guardar na caixa de respostas: para quando alguém do time decide caso a caso o que fazer.
• Situação de cada resposta: Nova, Em andamento, Concluída ou Arquivada, para a caixa não virar uma pilha.

Daí em diante é tarefa como outra qualquer: aparece no quadro, no calendário e no cronograma do projeto. Organizar a fila de pedidos que chegam de vários lados está em gestão de demandas.

Como divulgar o formulário: link, site ou QR code?

Os três saem da aba Compartilhar e levam ao mesmo formulário. Escolha pelo lugar onde o cliente está quando precisa pedir algo.

• Link: para mandar por e-mail, colar na proposta ou na assinatura.
• Código para colar no site: funciona onde o site aceita HTML, como WordPress e Wix. O formulário aparece dentro da página.
• QR code: para imprimir no balcão, num cartaz ou na proposta. A câmera do celular abre o formulário.
• Pausar: o link para de receber respostas na hora, sem apagar nada. Publicar de novo volta a receber.
• Gerar link novo: se o link foi parar onde não devia. O antigo, o código do site e o QR code impresso param de funcionar.

Como o formulário cuida da privacidade de quem responde?

Em Ajustes, a parte Privacidade (LGPD) liga o aceite e define por quanto tempo guardar as respostas. Os arquivos enviados ficam em área privada da empresa.

• Pedir aceite antes de enviar: a pessoa marca a caixa com o seu texto, e a data do aceite fica guardada com a resposta.
• Guardar as respostas por: 90 dias, 6 meses, 1 ano, 2 anos ou até alguém apagar. Depois do prazo, a resposta e os arquivos são apagados sozinhos; a tarefa ou o projeto criado continua.
• Arquivos: só quem vê o formulário baixa, por um link temporário que expira logo depois.
• Envios repetidos: a mesma resposta enviada de novo em poucos minutos não duplica, e envios em massa são barrados.

FORMULÁRIO DE ENTRADA · ROTEIRO

1. PARA QUE SERVE
Nome do formulário: ______________________
Quem responde: ( ) cliente  ( ) outra área da empresa
Uso: ( ) briefing  ( ) pedido de orçamento  ( ) solicitação interna  ( ) cadastro de cliente novo

2. PERGUNTAS (no máximo o que o time usa para começar)
Obrigatórias: ______________________
Opcionais: ______________________
Arquivos que vamos pedir: ______________________
O que NÃO perguntar (senhas, dados que não usamos): ______________________

3. O QUE A RESPOSTA VIRA
( ) Tarefa no projeto ________  etapa ________  responsável ________  prazo ____ dias
    Resposta que entra no título: ________
( ) Projeto novo pelo modelo ________  responsável ________
    Resposta que vira o nome do projeto: ________  Resposta que vira o cliente: ________
( ) Só guardar na caixa de respostas

4. AVISO E ATENDIMENTO
Quem recebe o aviso no sino: ______________________
Em quanto tempo respondemos: ______________________
Mensagem depois de enviar: "Recebemos o seu pedido. ________ retorna até ________."

5. PRIVACIDADE
Aceite antes de enviar: sim / não   Texto: ______________________
Guardar as respostas por: 90 dias / 6 meses / 1 ano / 2 anos / até alguém apagar

6. ONDE DIVULGAR
( ) link na proposta e no e-mail  ( ) código no site  ( ) QR code impresso em ________

O assistente monta o formulário sozinho?

Monta a partir de uma frase. Peça, por exemplo, “monta um formulário de briefing para clínica”, e o assistente prepara as perguntas. Pelo Claude conectado ao Mentrun funciona igual.

O formulário criado pela IA nasce pausado e só guardando as respostas. Você revisa as perguntas, escolhe o destino e publica quando estiver pronto, então nada chega ao cliente sem alguém do time olhar antes.

Quem pode criar formulários e ver as respostas?

Dono e Gestor criam, editam, publicam, pausam e apagam respostas. Ver formulários e respostas e mudar a situação fica com Dono, Gestor e Operação, e dá para ajustar isso no cargo de cada pessoa.

Qual a diferença para o Google Forms?

O Google Forms coleta respostas e as organiza numa planilha, o que atende pesquisas e inscrições. No Mentrun, o formulário de entrada já entrega a resposta como tarefa ou projeto, com responsável, prazo e aviso, dentro do sistema onde o trabalho acontece.

Quanto custam os formulários de entrada?

Os formulários fazem parte do plano do Mentrun: R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês. Dá para testar 7 dias grátis, sem cartão, ou pedir uma demonstração com a equipe.