Alternativa ao Trello: o que usar quando a agência cresce além do quadro

O Trello costuma ser a primeira ferramenta da agência. Três sócios, um quadro com “A fazer”, “Fazendo” e “Feito”, e tudo funciona. O aperto aparece com 8, 10, 15 pessoas: o quadro continua igual, mas a operação ficou maior que ele. Os cartões viram depósito de combinado de reunião, as horas vão para uma planilha à parte e o cliente pergunta no WhatsApp como está o job.

Esta página é sobre o momento de sair do Trello: os sinais, as alternativas com preço, a conta e um plano de migração de 7 dias. Para a comparação direta entre as duas ferramentas, veja Mentrun vs Trello.

Por que agências saem do Trello?

Agências saem do Trello porque o quadro Kanban é simples por desenho, e a operação de uma agência deixa de ser simples quando passa de um punhado de clientes. O Trello organiza cartões. A agência precisa ligar cada cartão a um cliente, a um contrato, a horas e à reunião em que o pedido nasceu.

O segundo motivo é a conta. O Trello cobra por usuário, então cada pessoa que entra na agência aumenta a fatura; o valor muda conforme o plano. Quem planeja crescer prefere uma mensalidade que não mude com a equipe.

O terceiro é o tempo que se perde entre ferramentas. O quadro mostra a tarefa, mas o combinado está na gravação, o escopo está no PDF da proposta e a margem do cliente está numa planilha que só o sócio abre. O post sobre os sinais de que a empresa precisa de um sistema descreve esse ponto de virada em qualquer empresa de serviço.

Quais são os 5 sinais de que o Trello ficou pequeno para a agência?

O Trello ficou pequeno quando três ou mais destes sinais descrevem a sua semana. Cada linha traz o que acontece na agência e como o Mentrun resolve o mesmo problema.

Quais são as alternativas ao Trello e quanto custam?

As alternativas ao Trello para agência que cresceu são o Mentrun, o ClickUp, o monday.com, o Runrun.it, o Artia e o Operand. Todas, menos o Mentrun, cobram por usuário ou por assento. Os preços abaixo têm base em dados públicos consultados em 19/10/2026 e podem mudar.

Quem sai do Trello quase sempre quer manter o jeito visual de trabalhar. Por isso a pergunta certa não é qual ferramenta tem quadro, porque quase todas têm, e sim o que fica ligado ao quadro. Na lista dos melhores sistemas para agências há outros critérios para essa escolha.

Em que o Mentrun ajuda a agência que cresceu além do Trello?

• O quadro continua, e ganha o resto. Cada projeto tem quadro, lista e calendário, com tarefas com dependência e tarefas que se repetem. A equipe mantém o Kanban que aprendeu no Trello. Veja em projetos e tarefas.
• A reunião escreve o cartão. A call chega pelo Fathom de cada pessoa ou pelo envio da transcrição, a IA resume e sugere até 8 próximos passos, e cada um vira tarefa no quadro do cliente com um toque.
• O cliente tem ficha. Saúde, dono, último contato e linha do tempo ficam na ficha do cliente, ligados aos projetos, às reuniões e aos chamados.
• Horas e margem sem planilha. Cronômetro na tarefa, semana para aprovar e custo-hora mostram quanto cada cliente rende.
• Portal do cliente. O contato do cliente entra com e-mail e senha, acompanha o projeto, baixa arquivos e abre chamados com prazo de resposta.
• Preço por empresa, em reais. R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados. A agência de 10 e a de 20 pessoas pagam o mesmo.

Onde fica cada coluna do Trello dentro do Mentrun?

Quase todo quadro de agência no Trello tem as mesmas colunas e os mesmos remendos. O mapa abaixo mostra para onde cada um vai no Mentrun. Se a sua equipe trabalha com Kanban, o post sobre o método Kanban ajuda a manter o limite de trabalho em andamento durante a mudança.

Quanto a agência deixa de pagar ao sair do Trello?

No Trello, a fatura acompanha o número de pessoas, porque a cobrança é por usuário. No Mentrun, a agência de 10 e a de 20 pessoas pagam os mesmos R$ 220 por mês.

Além da licença, a agência costuma manter à parte a planilha de horas, a pasta de contratos e o tempo do atendimento montando relatório de status para o cliente. No Mentrun, essas partes vêm no mesmo preço.

Como fica um job da agência depois de sair do Trello?

Veja um job de uma agência fictícia, a Agência Lume, com 10 pessoas, depois de trocar o Trello pelo Mentrun. O cliente é a Clínica Alba, com fee mensal de gestão de redes e tráfego.

1. 1

   Terça, 14h: alinhamento mensal com a Clínica Alba

   A reunião é gravada no Fathom do atendimento e chega ao Mentrun. Em até 2 minutos, o resumo mostra que a clínica quer uma campanha de check-up para novembro e trocou a pessoa que aprova as peças.

2. 2

   Terça, 14h15: os próximos passos entram no quadro

   O atendimento confirma três próximos passos: briefing da campanha até sexta, roteiro de dois vídeos e atualização do contato de aprovação. Cada um vira tarefa no quadro do projeto, com responsável e prazo.

3. 3

   Quarta: as horas do briefing

   Enquanto escreve o briefing, a redatora deixa o cronômetro rodando na tarefa. O tempo entra na semana dela e na conta da Clínica Alba.

4. 4

   Sexta: a cliente acompanha pelo portal

   A nova responsável da clínica entra no portal, vê o briefing entregue e abre um chamado pedindo para incluir uma especialidade. Ninguém precisou mandar print do quadro.

5. 5

   Fim do mês: a conta do cliente

   O sócio abre a margem por cliente e vê as horas da Alba no mês. A conversa de renovação já começa com o número na mão.

Como migrar do Trello para o Mentrun em 7 dias?

A migração do Trello para o Mentrun leva 7 dias e começa pelo que está vivo. Cartão concluído fica no quadro antigo para consulta; cartão aberto vira tarefa no projeto do cliente.

1. 1

   Dia 1: liste o que está vivo

   Abra cada quadro de cliente e anote numa planilha os cartões abertos, com responsável e prazo. Marque os clientes ativos e os quadros que podem ser arquivados.

2. 2

   Dia 2: crie a conta no modo Agência

   Comece o teste grátis e escolha o modo Agência na configuração guiada. O modelo de projeto vem com as etapas Início, Planejamento, Execução e Resultado, que você ajusta ao seu fluxo.

3. 3

   Dia 3: traga clientes e equipe

   Importe a planilha de clientes sem duplicar e convide todo mundo, inclusive freelancers fixos. Com usuários ilimitados, ninguém fica de fora para economizar licença.

4. 4

   Dia 4: recrie os cartões abertos

   Abra um projeto por cliente ativo a partir do modelo e crie como tarefas os cartões abertos da planilha. Cartões que se repetem viram tarefas recorrentes.

5. 5

   Dia 5: ligue as reuniões

   Cada pessoa conecta o Fathom, e a agência ativa a automação “Transformar os próximos passos da reunião em tarefas”.

6. 6

   Dia 6: ative as horas

   Cadastre o custo-hora do time e combine que toda tarefa tem cronômetro ligado. Na primeira sexta, aprove a semana.

7. 7

   Dia 7: abra o portal e congele o Trello

   Abra o portal para um cliente piloto e avise a equipe: cartão novo só no Mentrun. O Trello fica como arquivo até a próxima renovação.

PLANO DE SAÍDA DO TRELLO

Agência: ____________________   Pessoas: ____   Clientes ativos: ____

1. Inventário dos quadros
Quadro | Cliente | Cartões abertos | Vai para o Mentrun? (S/N)
________ | ________ | ____ | ____
________ | ________ | ____ | ____

2. Colunas e onde ficam no Mentrun
“A fazer / Fazendo / Feito” → quadro do projeto
“Aguardando cliente” → portal do cliente e chamados
“Reuniões” → Reuniões, com próximos passos
Cartões que se repetem → tarefas recorrentes
Cartão “Como fazemos” → Documentos com leitura obrigatória

3. Custo de hoje
Plano: ________ | Pessoas pagas: ____ × US$ ____ = US$ ____ por mês
Data de renovação: __/__/____

4. Checklist da semana de troca
[ ] Dia 1: planilha de cartões abertos
[ ] Dia 2: conta criada no modo Agência
[ ] Dia 3: clientes importados e equipe convidada
[ ] Dia 4: projetos e tarefas recriados
[ ] Dia 5: Fathom e automação ligados
[ ] Dia 6: custo-hora cadastrado e cronômetro em uso
[ ] Dia 7: portal aberto e Trello congelado