Alternativa ao Basecamp para agência: o que pedir no próximo sistema

O Basecamp é a ferramenta de projetos e comunicação da 37signals, e muita agência começa nele. A troca costuma vir depois, quando a pergunta do sócio muda de “onde está essa tarefa?” para “quanto esse cliente nos custa?” e “o que ficou combinado na call de terça?”. O roteiro abaixo ajuda a escrever a lista do que pedir ao próximo sistema.

Se a agência veio de um quadro de tarefas, a página de alternativa ao Trello trata do mesmo momento de crescimento por outro ângulo.

Como saber que a agência precisa de outro sistema?

A agência precisa de outro sistema quando passa a depender de números que saem do trabalho do dia a dia: horas por cliente, margem por contrato, prazo de resposta e o que cada reunião decidiu. Esses números pedem tarefa, reunião, contrato e cliente no mesmo lugar.

• O sócio fecha o mês sem saber quais clientes deram lucro.
• O cliente pergunta “como está?” por mensagem toda semana.
• O combinado da reunião vive no caderno de quem participou.
• O pedido de alteração do cliente chega por e-mail e se perde no caminho.
• Cada pessoa nova aprende o processo perguntando para quem está há mais tempo.

O que a agência precisa medir no sistema novo?

Cinco números resolvem a maior parte das decisões de uma agência: margem por cliente, horas contra o contratado, prazo de resposta, entregas no prazo e qualidade das reuniões. A tabela mostra a pergunta que cada um responde e onde ele aparece no Mentrun.

O método por trás da primeira linha está no guia de margem por cliente, e a rotina que usa esses números no mês a mês está em gestão de clientes em agência.

Por que agências trocam o Basecamp pelo Mentrun?

Porque no Mentrun o trabalho com o cliente fica ligado de ponta a ponta. A reunião analisada gera as tarefas, o contrato assinado abre o projeto, as horas mostram a margem e o cliente acompanha tudo pelo portal. A cobrança é uma só, em reais: R$ 220 por mês por empresa.

• Reunião que vira tarefa. A call chega pelo Fathom ou pela transcrição enviada, e em até 2 minutos a IA devolve resumo, nota, objeções e até 8 próximos passos para o projeto.
• Portal do cliente. O contato do cliente entra com e-mail e senha, acompanha os projetos compartilhados, conversa, baixa arquivos, abre chamados e dá nota. Horas, valores e notas internas ficam só com a agência. Detalhes em portal do cliente.
• Processo escrito e lido. Em Documentos, o processo pode ter leitura obrigatória com “Confirmar que li”, pedida de novo quando o texto muda.
• Preço em reais. O preço oficial do Basecamp é em dólar e varia conforme o plano e o câmbio. O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, sem taxa de implantação.

Como fica a semana de uma agência que saiu do Basecamp?

O Estúdio Maré (fictício) tem 9 pessoas e 14 clientes de social media e site. A semana abaixo mostra o que muda quando reunião, horas e cliente estão no mesmo sistema.

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   Segunda: a reunião mensal

   A call com a Doceria Alecrim (fictícia) chega pelo Fathom da atendente. Os próximos passos, como “mandar o calendário de posts até quinta”, entram no projeto com dono e prazo.

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   Terça: o pedido de alteração

   A dona da doceria abre um chamado no portal pedindo outra foto de capa. O pedido entra na fila com o prazo de resposta da prioridade escolhida.

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   Quinta: a pergunta do sócio

   O sócio abre o Faturamento das horas: a Doceria Alecrim paga 20 horas por mês e o time lançou 31. O número vai para a conversa de renovação.

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   Sexta: o designer novo

   O designer que entrou na segunda lê o processo de entrega em Documentos, confirma a leitura e pergunta ao assistente qual o prazo de aprovação. A resposta vem com o link do documento.

O que levar do Basecamp na migração?

Leve só o que ainda trabalha: clientes ativos, projetos em andamento com tarefas abertas, processos e arquivos de entrega. Conversa antiga e projeto encerrado podem ficar guardados para consulta. O checklist cobre a troca do primeiro dia até o cancelamento da assinatura.

CHECKLIST DE MIGRAÇÃO: BASECAMP → MENTRUN

ANTES
[ ] Lista de clientes ativos em planilha (nome, contato, e-mail)
[ ] Projetos em andamento: ______ (quantos)
[ ] Data de renovação do Basecamp: __/__/____
[ ] Quem do cliente vai usar o portal: ______________

SEMANA 1
[ ] Conta criada e modo Agência escolhido
[ ] Planilha de clientes importada
[ ] Equipe convidada, cada pessoa com o seu cargo
[ ] Fathom conectado por pessoa
[ ] Automação “Transformar os próximos passos da reunião em tarefas” ligada

SEMANA 2
[ ] Projetos ativos recriados com as tarefas abertas
[ ] Processos e checklists em Documentos, com leitura obrigatória
[ ] Valor-hora e custo-hora do time cadastrados
[ ] Portal aberto para um cliente piloto

O QUE MEDIR NO 1º MÊS
[ ] Margem por cliente: ______
[ ] Horas contra o contratado: ______
[ ] Prazo médio de 1ª resposta: ______
[ ] Projetos com previsão de atraso: ______

CORTE
[ ] Arquivos e conversas antigas guardados para consulta
[ ] Assinatura do Basecamp cancelada na data de renovação

Quanto custa trocar o Basecamp pelo Mentrun?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados, teste grátis de 7 dias sem cartão e sem taxa de implantação.

Para comparar, converta a fatura do Basecamp pelo câmbio do dia. O que fica fora da mensalidade, como horas de configuração e ferramentas avulsas, está no guia quanto custa um sistema de gestão para agência.