Portal do cliente para agência: o cliente acompanha o projeto sem pedir status

O que é um portal do cliente?

Um portal do cliente é o endereço onde o cliente entra para ver, sozinho, o que antes precisava perguntar: em que etapa está o projeto, o que foi entregue, o que falta e quem está cuidando do pedido dele. Para a agência, o portal é o canal oficial de status, entregas e pedidos.

O post portal do cliente: o que é explica o conceito em detalhe; esta página mostra o portal do Mentrun. Na prática, um portal bem usado substitui três canais de status: a mensagem avulsa, o e-mail de atualização e a planilha compartilhada de entregas.

Que problema o portal do cliente resolve na agência?

Cliente sem visibilidade pergunta. O “como está?” chega no WhatsApp do atendimento, no e-mail do dono e no grupo do projeto, e cada resposta tira alguém da entrega. Os pedidos de ajuste se perdem no meio da conversa, ninguém sabe qual prazo foi prometido, e o arquivo final está em algum e-mail de três semanas atrás.

O guia de como organizar uma agência trata do atendimento como parte da operação, e o post gestão de clientes em agência mostra a rotina da carteira. O Portal do cliente é a peça que tira as perguntas de status do WhatsApp.

O que um bom portal do cliente precisa ter?

Como funciona o Portal do cliente, passo a passo?

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   Convide o contato

   Em Portal do cliente, toque em Convidar contato e escolha o cliente e o contato. A pessoa abre o link, cria a senha com o mesmo e-mail e toca em Aceitar convite. O link vale 7 dias e funciona uma vez, por segurança.

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   Compartilhe o projeto

   No projeto, aba Portal do cliente, toque em Compartilhar com o cliente e escolha o que ele vê: andamento, atualizações e entregas, arquivos e conversa.

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   Confira como o cliente vê

   Ver como cliente mostra exatamente o que aparece no portal antes de você avisar o contato.

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   Publique entregas e converse

   Publicar avisa o cliente de uma novidade, com arquivo se quiser. Na conversa, escolha Para o cliente ou Nota interna.

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   Receba pedidos como chamados

   O cliente abre chamado escolhendo o tipo (pedido, problema, alteração ou dúvida). O prazo de resposta começa a contar e todo o time vê quem está cuidando.

O que o cliente vê no portal?

Link do projeto ou Portal do cliente: qual usar?

Comece pelo link num cliente pequeno e use o portal com quem conversa toda semana. Os dois saem do mesmo projeto, então nada precisa ser digitado de novo.

Como funcionam os chamados abertos pelo cliente?

Chamado é o pedido do cliente depois da venda, com responsável e prazo. No Mentrun, cada prioridade tem prazo de primeira resposta e de resolução, e a tela Chamados mostra o quadro e a fila por responsável. O prazo de resposta dos chamados é o seu SLA na prática.

• Tipos: pedido, problema, alteração ou dúvida, escolhidos pelo próprio cliente.
• Prazo visível: o time inteiro vê quanto falta para responder cada chamado.
• Avisos certos: com as automações, chamado urgente avisa a gestão e prazo estourado também.
• Chamado vira tarefa: o pedido entra no projeto, e quem cuida do chamado é avisado quando a tarefa termina.
• Dúvida vira artigo: a resposta de uma dúvida pode virar artigo da base de conhecimento.
• Fechamento com nota: o cliente confirma que resolveu e avalia o atendimento.

Como o cliente aprova entregas pelo portal?

A aprovação acontece na conversa do projeto, que fica registrada. A equipe publica a entrega com o arquivo, o cliente recebe o aviso, baixa, e responde “aprovado” na conversa, com data e autor guardados. Quando quer ajuste, abre um chamado do tipo alteração, que entra na fila com prazo.

Para fases maiores, o termo de aceite de entrega formaliza o fim da etapa, e o post fluxo de aprovação com cliente mostra como organizar as rodadas.

Como fica na prática? Uma semana de portal

Como apresentar o portal ao cliente?

O portal pega quando o cliente entende o que ganha. O melhor momento é o onboarding: o convite entra como um dos primeiros passos do checklist de onboarding de cliente. Use a mensagem abaixo como base:

Oi, [nome]! Tudo certo?

A partir de hoje, o projeto [nome do projeto] fica no nosso portal. Lá você vê:
- em que etapa estamos e o que vem a seguir
- as entregas, com os arquivos para baixar
- a conversa com o time, registrada
- os pedidos que você abrir, com o prazo de resposta

Segue o link do convite, que vale 7 dias: [link]. É só abrir, criar a senha com este e-mail e aceitar.

Pedidos novos? Abra um chamado pelo portal: ele entra direto na fila do time, com prazo, e você acompanha cada passo.

Qualquer dúvida, me chama.
[seu nome]

O portal do cliente é seguro?

O portal do Mentrun foi feito para mostrar o resultado e proteger o resto. O convite vale 7 dias e uma única vez. Os arquivos são baixados por um link que vale um minuto. Desativar tira o acesso na hora, mesmo com o portal aberto. E cada contato vê só os projetos que você compartilhou com o cliente dele.

Como implantar o portal do cliente sem que ele vire mais um sistema esquecido?

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   Comece com 3 clientes

   Escolha clientes que conversam toda semana e confiam na agência. Compartilhe andamento, entregas e conversa.

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   Publique toda semana

   Uma publicação por semana, mesmo curta, ensina o cliente a olhar o portal antes de perguntar.

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   Responda pedidos pelo chamado

   Quando o pedido chegar no WhatsApp, abra o chamado e mande o link: o cliente aprende o caminho no primeiro ajuste.

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   Leve o portal para a reunião

   Na reunião de resultado, mostre o andamento pelo portal. O cliente vê que a informação está sempre lá.

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   Amplie para a carteira

   Depois de um mês, convide os demais contatos e coloque o convite no onboarding de todo cliente novo.

Quais erros fazem o cliente abandonar o portal?

• Portal parado. Sem publicação nova, o cliente volta para o WhatsApp. Uma atualização por semana basta.
• Status só no WhatsApp. Se a equipe continua respondendo status por mensagem, o portal fica sem motivo para existir.
• Compartilhar tudo. Mostre andamento, entregas e conversa; o cliente quer o resultado, não a lista de tarefas internas.
• Chamado sem prazo cumprido. O prazo visível só gera confiança quando é respeitado. Ligue o aviso de prazo estourado nas automações.

Para quem é o Portal do cliente?

Para agências de marketing e consultorias que atendem clientes com entregas contínuas e pedidos frequentes, e para empresas de serviço recorrente que querem o atendimento organizado por prazo. Como o Mentrun cobra por empresa, convidar mais contatos de cliente não muda o preço.