Termo de aceite de entrega: modelo para agência e consultoria

Sem um termo de aceite de entrega, o projeto não termina: o site foi entregue em março, mas em maio o cliente ainda pede “só um ajuste” como se fosse parte da entrega. O termo de aceite marca o momento em que o combinado foi cumprido. Ele se apoia no critério de aceite escrito no escopo de projeto e, quando o contrato tem pagamento por marco, é o documento que libera a parcela.

Modelo de termo de aceite de entrega para copiar

TERMO DE ACEITE DE ENTREGA

CONTRATADA: [razão social], CNPJ [número]
CONTRATANTE: [razão social], CNPJ [número]
Contrato de referência: [nome ou número], assinado em [data]
Projeto: [nome]

1. ENTREGA
Descrição: [o que foi entregue]
Versão e data: [versão], entregue em [data]
Onde está: [link ou arquivo]

2. CRITÉRIO DE ACEITE (conforme o escopo)
[ ] [critério 1]
[ ] [critério 2]
[ ] [critério 3]

3. RESULTADO
( ) Aceita sem ressalvas
( ) Aceita com as ressalvas abaixo
( ) Não aceita, pelos motivos abaixo

4. RESSALVAS OU MOTIVOS
Item | Quem resolve | Prazo
[ ] | [ ] | [ ]

5. DEPOIS DO ACEITE
5.1. Com este aceite, a entrega está concluída. Pedidos de mudança posteriores serão orçados à parte, salvo as ressalvas do item 4.
5.2. A parcela atrelada a esta entrega, de R$ [valor], vence em [data].
5.3. Sem manifestação da CONTRATANTE em [5] dias úteis após o envio deste termo, a entrega será considerada aceita, conforme a cláusula [número] do contrato.

[Cidade], [data].
Pela CONTRATANTE: [nome, cargo] ____________________
Pela CONTRATADA: [nome, cargo] ____________________

O que deve ter um termo de aceite de entrega?

• Identificação das partes, do contrato e do projeto.
• Descrição da entrega, com versão, data e onde está (link ou arquivo).
• Critério de aceite copiado do escopo e a confirmação de que foi atendido.
• Ressalvas, se houver: o que ficou pendente, quem resolve e até quando.
• O que muda depois do aceite: pedidos novos viram ajuste orçado ou aditivo.
• Prazo de manifestação: o que acontece se o cliente não responder.
• Assinatura de quem tem autoridade para aprovar, e não só de quem acompanhou o dia a dia.

Exemplo de termo de aceite preenchido

A Norte Consultoria (fictícia, 8 consultores) entregou à Distribuidora Rio Claro, também fictícia, o diagnóstico comercial, primeira fase de um projeto de 90 dias. O contrato prevê 30% do valor no aceite do diagnóstico. O termo ficou assim:

TERMO DE ACEITE DE ENTREGA
Contrato de referência: Reestruturação comercial, assinado em 27/10

1. ENTREGA
Diagnóstico comercial, versão 2, apresentado em 28/11 à diretoria.

2. CRITÉRIO DE ACEITE
[x] 8 entrevistas feitas (6 vendedores e 2 gerentes)
[x] Análise de 12 meses de vendas por vendedor e por região
[x] 3 causas principais da queda de vendas, com dados
[x] Apresentação à diretoria

3. RESULTADO
(x) Aceita com as ressalvas abaixo

4. RESSALVAS
Incluir a região Oeste na análise de ticket médio | Paula (Norte) | 05/12

5. DEPOIS DO ACEITE
Parcela de 30%, R$ 16.500, vence em 10/12.

Pela CONTRATANTE: Marcos Teixeira, diretor comercial
Pela CONTRATADA: Rafael Menezes, sócio

A ressalva tem dono, prazo e é pequena. Isso permitiu aceitar a fase sem segurar o plano de ação nem a parcela. Se o cliente quisesse incluir uma análise nova, que não estava no escopo, ela não entraria como ressalva: viraria pedido de mudança, como explica o verbete de change request.

Como usar o termo de aceite na prática?

1. 1

   Combine no contrato

   Preveja o aceite por entrega e o prazo de manifestação no contrato. O modelo de contrato de prestação de serviços já traz essa cláusula.

2. 2

   Confira antes de enviar

   Passe a entrega pelo checklist de entrega de projeto antes de pedir o aceite.

3. 3

   Envie junto com a entrega

   Mande o termo no mesmo dia da apresentação, com o critério de aceite já marcado.

4. 4

   Separe ressalva de pedido novo

   Ressalva é o que faltou do combinado. O que não estava no escopo é pedido de mudança.

5. 5

   Guarde com o contrato

   O termo assinado vai para a pasta do cliente, ao lado do contrato e do escopo.

Quais erros evitar no termo de aceite?

• Aceite de quem não decide. O analista que acompanhou o projeto aprova, e o diretor reabre tudo um mês depois. Peça a assinatura de quem tem autoridade.
• Critério vago. “Site funcionando” não se confere. “Formulário enviando para o e-mail do comercial” se confere.
• Ressalva sem prazo. Ressalva aberta vira motivo para não pagar a parcela.
• Aceite só por WhatsApp. Um “ok, tá ótimo” some na conversa. Formalize por escrito, de preferência com assinatura eletrônica.

Aceite por fase ou só no fim do projeto?

Em projeto com mais de um mês, peça aceite por fase. O aceite do diagnóstico protege o plano de ação, porque ninguém discute a base depois de aprovada, e o aceite do plano protege a implantação. Deixar tudo para o fim acumula pedidos e ressalvas de três meses num único documento, e a última parcela fica refém de detalhes da primeira fase. Em serviço mensal, o aceite costuma ser por entrega relevante, como um site, uma campanha nova ou um relatório de diagnóstico, e não por post ou tarefa do dia a dia.

Como fazer o termo de aceite no Mentrun?

No portal do cliente, a equipe publica a entrega com o arquivo e o cliente recebe o aviso para baixar. O aceite formal continua sendo o termo assinado, mas o cliente já chega à apresentação tendo visto a entrega.