Checklist de entrega de projeto: modelo para agência e consultoria

O checklist de onboarding de cliente cuida do começo. Esta página cuida do fim: da entrega de cada fase e do encerramento do projeto. Um checklist de entrega de projeto tem dois inimigos: a pressa de mandar no prazo, que faz a peça sair com erro, e o alívio depois do aceite, que faz ninguém lançar as horas, guardar os arquivos nem registrar o que aprendeu. O modelo abaixo tem uma parte para cada entrega e outra para o fechamento.

Checklist de entrega de projeto para copiar

CHECKLIST DE ENTREGA DE PROJETO
Projeto: [nome]  |  Cliente: [nome]
Entrega: [nome da entrega ou fase]  |  Data prevista: [data]
Responsável: [nome]  |  Revisor: [nome]

A. ANTES DE ENTREGAR
[ ] Cada critério de aceite do escopo foi atendido
[ ] Revisado por outra pessoa
[ ] Testado no ambiente do cliente (domínio, conta, dados reais)
[ ] Testado no celular, se for algo que o cliente final vê
[ ] Sem informação sensível, comentário interno ou arquivo de outro cliente
[ ] Arquivos com nome e versão claros

B. ENTREGA AO CLIENTE
[ ] Resumo do que foi entregue e do que mudou
[ ] Instruções de uso, se o cliente vai operar
[ ] Termo de aceite enviado, com prazo de resposta
[ ] Próximo passo combinado, com data

C. ACEITE
[ ] Aceite recebido por escrito, de quem tem autoridade
[ ] Ressalvas registradas como tarefa, com dono e prazo
[ ] Pedidos fora do escopo separados e orçados

D. ENCERRAMENTO DO PROJETO (só na última entrega)
[ ] Horas lançadas e comparadas com o orçado
[ ] Faturamento final emitido e cobrado
[ ] Arquivos finais e documentação na pasta do cliente
[ ] Acessos temporários revogados (dos dois lados)
[ ] Reunião de encerramento feita
[ ] Pesquisa de satisfação enviada
[ ] Lições aprendidas registradas
[ ] Pedido de depoimento ou case, se o resultado foi bom

O que conferir antes de entregar um projeto?

• O pedido: a entrega atende ao critério de aceite escrito no escopo, item por item.
• A revisão: outra pessoa, que não fez, olhou a entrega.
• O teste no ambiente do cliente: site no domínio dele, campanha na conta dele, relatório com os dados dele.
• O que não pode sair: dado sensível, comentário interno, arquivo de outro cliente.
• A comunicação: o cliente sabe o que mudou, como usar e qual é o próximo passo.

Exemplo de checklist de entrega preenchido

A Agência Brasa (fictícia, 12 pessoas) entregou o novo site da Escola Ponte, escola de idiomas fictícia de Belo Horizonte, num projeto fechado de 8 semanas orçado em 120 horas. Assim estava o checklist na entrega final:

O teste no domínio do cliente pegou o link quebrado que a revisão interna não viu, e a lição aprendida tem causa concreta, o que permite mudar o próximo projeto. Para entender o efeito das 18 horas a mais no lucro do cliente, veja o guia de margem por cliente.

Como usar o checklist de entrega no dia a dia?

1. 1

   Ponha o checklist na tarefa de entrega

   Checklist em arquivo separado é esquecido. Ele precisa estar na tarefa que diz “entregar”.

2. 2

   Revise com quem não fez

   Quem fez vê o que quis fazer, não o que está na tela. A revisão é de outra pessoa, sempre.

3. 3

   Peça o aceite junto com a entrega

   Use o termo de aceite de entrega no mesmo envio, com o critério já marcado.

4. 4

   Bloqueie o encerramento sem horas

   Projeto só fecha com as horas lançadas. É o único jeito de saber se o orçamento estava certo.

5. 5

   Transforme lição em processo

   Se a lição muda o jeito de trabalhar, atualize o POP do processo no mesmo dia.

Quais erros evitar na entrega do projeto?

• Entregar por e-mail sem resumo. O cliente abre um anexo e não sabe o que mudou. Duas frases de resumo evitam três reuniões.
• Revisar o próprio trabalho. É o caminho mais curto para o erro de digitação no título do site.
• Fechar sem lançar horas. Sem as horas, o próximo orçamento repete o mesmo erro.
• Esquecer os acessos. Senha de cliente com ex-colaborador é risco de segurança e de LGPD.

O checklist de entrega muda em serviço mensal?

Muda a parte D. Em contrato mensal, o projeto não encerra, então as partes A, B e C valem para cada entrega relevante do mês, e o encerramento vira uma revisão mensal: horas do mês contra o fee, arquivos do mês na pasta do cliente e o que aprender para o mês seguinte. A parte D completa volta a valer quando o contrato termina, com atenção redobrada aos acessos, que costumam ser muitos depois de meses de trabalho.

Como o Mentrun cuida da entrega do projeto?

O Controle de horas compara o que o time lançou com o que foi vendido, e os Relatórios dos projetos mostram entregas, prazos e horas por semana, pessoa e projeto. No portal do cliente, a equipe publica a entrega com o arquivo e o cliente recebe o aviso para baixar.