Base de conhecimento com IA: documentos que o Assistente consulta e cita

O que é uma base de conhecimento com IA?

Uma base de conhecimento com IA é um repositório de documentos da empresa ligado a um assistente que lê esse repositório. Funciona em duas etapas: quando alguém pergunta, a busca encontra os trechos mais parecidos com a pergunta; depois, a IA escreve a resposta usando só esses trechos e mostra de onde tirou cada parte.

É por isso que a resposta vem com fonte, e não de memória.

Em empresa de serviço, o jeito de trabalhar mora na cabeça dos mais antigos, em pastas soltas no drive e em conversas de WhatsApp. Cada pessoa nova pergunta tudo de novo, e o processo muda sem ninguém avisar quem precisa saber. A base de conhecimento com IA junta esse material e responde por quem não tem tempo de responder. O guia de base de conhecimento interna explica o método de montar a base do zero; esta página mostra como a tela Documentos do Mentrun guarda esse conteúdo e o coloca para trabalhar.

Que problema uma base de conhecimento resolve na agência ou consultoria?

• Pergunta repetida: “qual é o primeiro passo do onboarding?” é respondida pelo documento, não pelo gestor.
• Processo que muda sem aviso: a leitura obrigatória pede a confirmação de novo quando o texto muda.
• Pessoa nova lenta: quem chega aprende o jeito da casa sozinho, com o Assistente respondendo a partir dos seus processos.
• Conhecimento que sai com quem sai: o que foi explicado nas calls vira documento com link para o minuto.
• Arquivo que ninguém acha: PDF e Word com texto entram na busca, e a busca entende a pergunta, não só a palavra exata.

Base de conhecimento, wiki ou pasta no drive: qual a diferença?

Para começar uma wiki do zero, o post como criar a wiki da empresa traz a estrutura de pastas e os primeiros artigos.

Como funciona a base de conhecimento do Mentrun, passo a passo?

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   As pastas iniciais já vêm prontas

   A configuração guiada cria pastas pelo tipo de empresa. Numa agência: Playbook comercial, Propostas e contratos, Cases e resultados e Processos de entrega. Pastas de cliente e de projeto aparecem sozinhas.

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   Você cria ou envia o documento

   Em Novo documento, escolha o tipo e escreva no editor de blocos, ou parta de um dos 27 modelos prontos. Para um arquivo pronto, use Enviar arquivo: PDF e Word com texto entram na busca.

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   Liga um documento ao outro

   Digite [[ no texto para citar outro documento. O documento citado mostra “Citado por”, e a ligação aparece no Mapa de conhecimento.

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   Define dono e revisão

   Cada documento e pasta tem situação, responsável e data de revisão. O responsável recebe aviso quando a revisão vence, e o filtro Revisão vencida mostra o que precisa de atenção.

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   Pede a leitura de quem precisa

   Com a leitura obrigatória para todos, um cargo ou pessoas escolhidas, a pessoa vê Confirmar que li. Se o documento mudar, o Mentrun pede a confirmação de novo.

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   O Assistente passa a responder com a sua base

   Poucos minutos depois de salvar, o conteúdo entra na busca. O Assistente de IA usa o documento na resposta e mostra o link dele.

Como a IA ajuda a escrever dentro do documento?

Com o documento em edição, selecione um trecho e toque em IA (ou Ctrl+J): melhorar a escrita, corrigir o português, resumir, encurtar, alongar, explicar, mudar o tom, virar lista, tabela ou checklist, ou traduzir para inglês ou espanhol. Num bloco vazio, /ia escreve a partir de uma reunião, de um projeto ou de um modelo.

• Prévia antes de mudar: Substituir, Inserir abaixo, Tentar de novo ou Descartar. Aplicou e não gostou? Ctrl+Z volta o texto.
• Links preservados: links para outros documentos, citações e imagens do trecho continuam no texto novo.
• Mesma permissão: a IA lê só o que o seu cargo pode ver, e documento em pasta sensível fica fora dela.
• No celular: o menu da IA abre na parte de baixo da tela.

Exemplo: no SOP de onboarding, selecione o passo a passo e toque em IA › Checklist; cada passo vira um item de marcar. Os detalhes estão em editor de documentos com IA.

Que tipos de documento cabem na base?

O Mentrun tem 13 tipos de documento: nota, processo, SOP, política, wiki, decisão, briefing, proposta, contrato, prompt, código, fluxograma e serviço. O tipo organiza a lista e ajuda o Assistente a achar o documento certo.

Entre os 27 modelos prontos estão Onboarding de cliente, Checklist de entrega, Checklist da rotina, SOP, Ata de reunião, Registro de decisão, Briefing do projeto, Proposta comercial, Contrato de prestação de serviços, Resposta ao cliente, Wiki de cliente, Fluxograma de vendas, Fluxograma de atendimento, Onboarding de cliente em fluxograma, Planejamento do projeto, Mapa da reunião e Organograma. Para começar pelo documento mais pedido, veja o modelo de procedimento operacional padrão.

Como o Assistente responde com a base de conhecimento?

O Assistente lê os documentos que o cargo da pessoa pode ver, inclusive PDF e Word inteiros, e responde com o número da fonte no texto. Ele deixa de lado documentos arquivados e avisa quando a resposta vem de um rascunho ou de um documento com revisão atrasada. Um exemplo com a base da Agência Brasa:

Pergunta
Qual é o prazo para responder um cliente que pediu ajuste de peça?

Resposta do Assistente
O prazo é de 1 dia útil para o primeiro retorno e de 2 dias úteis para entregar o ajuste, quando ele estiver dentro do escopo. Ajuste fora do escopo vira pedido de mudança e passa pela gestão antes [1]. Para clientes com contrato mensal, os ajustes contam no limite de rodadas combinado [2].

Fontes
[1] Política de prazos de resposta ao cliente (Política, revisada em 02/10)
[2] Contrato de serviço mensal, modelo padrão (Contrato)

Quando a pergunta não encontra resposta, ela entra em O que o time não achou e vira sugestão de documento. É o jeito mais rápido de descobrir o que falta escrever.

Como manter a base de conhecimento atualizada?

Base desatualizada é pior que base nenhuma, porque ensina errado com confiança. No Mentrun, cinco mecanismos mantêm a base viva:

1. Responsável e data de revisão em cada documento, com aviso quando a revisão vence.
2. Versões a cada salvamento, que dá para comparar e restaurar.
3. Leitura obrigatória pedida de novo quando o documento muda.
4. O que o time não achou, que transforma perguntas sem resposta em sugestão de documento.
5. Chamado que vira artigo: a dúvida resolvida num chamado pode virar artigo da base com um toque.

O método para escolher o que documentar primeiro está em como documentar processos, e o post gestão do conhecimento mostra a rotina de manutenção. Se a dúvida é qual ferramenta usar, compare as ferramentas para documentar processos e as ferramentas de base de conhecimento.

O que é o Mapa de conhecimento?

O Mapa de conhecimento mostra como documentos, reuniões, projetos e decisões se ligam, em três visões: mapa vivo para arrastar e aproximar, árvore por projeto e linha do tempo mês a mês. Quase tudo se liga sozinho, porque documento e reunião do mesmo projeto já nascem ligados, assim como a decisão registrada num documento e os links do texto.

Em Talvez tenha a ver, o Mentrun sugere ligações pelo conteúdo, sem gastar IA a mais. Antes de uma renovação, abra o projeto do cliente e toque em Ver no mapa: aparecem as reuniões, as decisões e os documentos da entrega, em ordem.

Quem vê cada documento?

Quem tem a permissão Restringir acesso limita uma pasta ou um documento a cargos, pessoas ou papéis, com Ver ou Editar. Quem não está na lista não vê que a pasta existe: ela some da lista, da busca, do Assistente, da conexão com o Claude e da lixeira.

Cada salvamento guarda uma versão, e o que é excluído fica 30 dias na lixeira. O Histórico de atividades registra quem mudou o quê, com o antes e o depois.

Por onde começar a base de conhecimento da agência?

Operação
[ ] Onboarding de cliente (SOP)
[ ] Checklist de entrega
[ ] Política de prazos de resposta ao cliente
[ ] Fluxo de aprovação de peças ou entregáveis

Cliente
[ ] Wiki de cada cliente: acessos, contatos, tom de voz e combinados

Comercial
[ ] Serviços que a empresa vende, com o que está incluso
[ ] Proposta comercial padrão
[ ] Respostas às objeções mais comuns

Gente
[ ] Primeira semana de quem entra no time
[ ] Organograma com quem decide o quê

O documento de primeira semana da pessoa nova é o que mais economiza tempo da gestão; o post onboarding de funcionários mostra o roteiro completo.

Para quem é a base de conhecimento do Mentrun?

Para empresas de serviço que querem que a pessoa nova aprenda o jeito da casa sem depender de quem já está lá, e que o processo escrito seja o processo seguido.

A diferença do Mentrun aparece quando os documentos conversam com reuniões, projetos e tarefas: o SOP vira checklist na tarefa, a call vira documento e o Assistente responde com tudo isso. Quem vem do Notion encontra a comparação em Mentrun vs Notion.