IA para escrever documentos: como sair do texto genérico e escrever com o que a empresa já sabe

Pedir a uma IA genérica um “procedimento de onboarding” rende um texto correto e vazio: etapas que qualquer empresa teria, nenhum cargo seu, nenhum prazo seu. O problema não está na escrita, está na falta de contexto. Quem escreve bem com IA primeiro entrega a ela o que a empresa já sabe e só depois pede o texto.

Esta página trata de escrever do zero com o contexto da empresa. Para melhorar um texto que já existe, veja corrigir texto com IA. Para condensar um documento longo, veja resumir documentos com IA. O conjunto de recursos do editor está em editor de documentos com IA.

Como escrever um documento com IA sem cair em texto genérico?

Dê à IA três coisas antes do pedido: de onde tirar os fatos (uma reunião, um projeto, um modelo da empresa), quem vai ler e o que essa pessoa deve conseguir fazer depois da leitura. Com isso ela escreve com os nomes, as etapas e os prazos que já existem e deixa um espaço onde não souber.

O texto genérico nasce do pedido genérico. “Escreva uma política de home office” devolve a política de uma empresa que não existe. “Escreva a política de home office a partir do nosso modelo de política, para o time de operação, para que cada pessoa saiba quando pode trabalhar de casa” devolve um rascunho que dá para revisar em dez minutos.

Que documentos a IA escreve melhor com o contexto da empresa?

Os que repetem uma estrutura e dependem de fatos que a empresa já guarda: ata, procedimento, política, página de wiki e relatório de andamento. A tabela mostra de onde vem o contexto de cada um e como pedir no Mentrun.

Como escrever com /ia dentro do documento?

Abra o documento em edição, ponha o cursor num bloco vazio e digite /ia, ou toque no ícone de brilho ao lado do bloco. Diga sobre o que escrever, peça para continuar o texto ou crie a partir de um documento, de um modelo, de uma reunião ou de um projeto.

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   Escolha a origem do conteúdo

   Documento, modelo, reunião ou projeto. Sem origem, a IA escreve só com o que você digitou, e o texto fica mais genérico.

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   Diga o leitor e o objetivo

   Uma frase basta: “para o cliente novo saber o que acontece nas duas primeiras semanas”.

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   Leia a prévia

   Ela mostra o texto antes de qualquer mudança. As opções são Substituir, Inserir abaixo, Tentar de novo e Descartar.

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   Aplique e salve

   Aplicou e não gostou? Ctrl+Z volta o texto. Ao salvar, o Mentrun guarda a versão, e em Versões dá para restaurar a anterior.

Como pedir o documento ao Assistente?

Em Minha empresa, o Assistente também escreve. Peça “cria um SOP de onboarding com estes passos” e ele monta o documento num cartão. Antes de escrever, lê o modelo de documento do mesmo tipo, as etapas do projeto, os cargos, a oferta e os documentos parecidos, para o texto sair no jeito da empresa.

• Faltou informação? Ele deixa [preencher] no ponto exato e faz uma pergunta curta no fim, em vez de inventar.
• No cartão, toque em Ver documento completo para ler o texto inteiro, formatado, com o Aplicar logo abaixo.
• Nada vai para os Documentos antes do Aplicar. Errou? Desfazer, no mesmo cartão.
• Para trocar só um trecho de um documento que já existe, peça “reescreve a introdução do SOP de onboarding num tom mais simples”.

Qual prompt usar para pedir um documento?

O pedido que funciona tem sete campos: tipo de documento, leitor, objetivo, fontes, estrutura, tom e regras. O campo das regras importa mais do que parece, porque é nele que você manda a IA usar só as fontes e marcar o que faltar, em vez de completar com algo plausível.

PEDIDO DE DOCUMENTO PARA A IA

Tipo de documento: [ata | procedimento | política | página de wiki | relatório de andamento]
Quem vai ler: [cargo ou cliente]
O que a pessoa deve conseguir fazer depois de ler: [uma frase]
Fontes: [reunião ______ | projeto ______ | modelo ______ | documento ______]
Estrutura: [títulos que o documento deve ter, na ordem]
Tom: [formal | simples | direto]
Tamanho: [até __ passos | até __ linhas]

Regras
- Use só o que está nas fontes.
- Onde faltar informação, escreva [preencher] e liste no fim até 3 perguntas.
- Não invente prazo, valor, nome nem número.
- Use os nomes de cargos e de etapas que a empresa já usa.

EXEMPLO (empresa fictícia, Studio Lume)
Tipo: procedimento. Leitor: analista de contas novo. Objetivo: abrir a conta de um cliente sem pedir ajuda.
Fontes: reunião de diagnóstico da Clínica Aurora e o modelo de procedimento da empresa.
Estrutura: Objetivo, Quando usar, Passo a passo, Responsável por passo, Erros comuns.
Tom: simples. Tamanho: até 10 passos.

O que revisar antes de aplicar o texto escrito pela IA?

Revise o que a IA não tem como saber: números, prazos, nomes de clientes e a decisão que o documento registra. Uma leitura de cinco minutos, com a lista abaixo, pega a maior parte dos problemas antes de o texto ir para a equipe ou para o cliente.

CHECKLIST DE REVISÃO (5 minutos)

Fatos
[ ] Valores, datas e prazos conferem com a fonte.
[ ] Nomes de clientes, pessoas e cargos estão certos.
[ ] Todo [preencher] foi respondido ou virou pergunta para alguém.

Conteúdo
[ ] O leitor consegue fazer o que o documento promete depois de ler.
[ ] Não há promessa que a empresa não pode cumprir.
[ ] O que é opinião da IA foi cortado ou assumido por uma pessoa.

Aplicar
[ ] Escolhi Substituir ou Inserir abaixo de propósito.
[ ] Salvei, e a versão ficou guardada em Versões.
[ ] Marquei a situação (Rascunho ou Aprovado) e o responsável pela revisão.

Como proteger documentos sensíveis ao escrever com IA?

A IA lê só o que o cargo de quem pede pode ver, e documento em pasta sensível fica fora dela: o botão IA nem aparece no editor. Dono ou Gestor liga Sensível em Quem acessa…, no menu da pasta, e a marca vale para as subpastas e os documentos.

Antes de pedir um texto, decida quais fontes entram. Uma ata de reunião com o cliente pode alimentar o relatório de andamento, mas um contrato em pasta sensível não alimenta nada, e isso é de propósito. Para analisar o que já está escrito, o caminho é outro: IA para analisar documentos. E para o caso do procedimento que nasce de uma call, veja IA para documentar processos.