IA para resumir documentos: um longo ou vários, sem perder a exceção que importa

Um contrato de 38 páginas, três propostas do mesmo cliente, a política que ninguém relê desde a última revisão. O pedido “resume isso” devolve um texto curto e liso que quase sempre perdeu o que importava: a exceção na cláusula de prazo, o valor que mudou na revisão, a pendência que ficou em aberto.

Esta página trata de resumir documentos, um longo ou vários. Para fazer perguntas específicas a cada tipo de arquivo, veja IA para analisar documentos. A reunião gravada é outro assunto, em como resumir reunião com IA. Para escrever um documento novo, veja IA para escrever documentos.

Como resumir um documento longo com IA sem perder o que importa?

Peça o resumo numa estrutura fixa e diga quem vai ler. Para quem decide, o resumo precisa de decisão, valor, prazo e risco. Para quem executa, de passos e responsáveis. A estrutura fixa obriga a IA a escrever “não consta” onde faltar informação, em vez de preencher o vazio com algo plausível.

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   Diga o leitor e a decisão

   “Resumo para o sócio decidir se renova o contrato com a Clínica Aurora.” A decisão define o que entra e o que sai.

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   Fixe a estrutura

   Peça blocos: prazo, valor, obrigações de cada lado, exceções, pendências. Cada bloco responde uma pergunta que o leitor faria.

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   Peça o que ficou de fora

   “Liste o que o documento não responde sobre prazo e reajuste.” Isso mostra os buracos antes de alguém assumir que está tudo ali.

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   Confira na fonte

   Abra o original nos três pontos que mais pesam na decisão. Leia o parágrafo inteiro, não só a frase que o resumo citou.

Que formato de resumo serve a cada leitor?

O formato certo muda com quem lê. O mesmo contrato pede um resumo de cinco linhas para o sócio, um checklist para quem vai cumprir e um texto simples para o cliente. No editor do Mentrun, cada formato é uma opção do menu de IA.

Como resumir um trecho ou o documento dentro do editor?

Com o documento em edição, selecione o trecho e toque no botão IA que aparece embaixo, ou aperte Ctrl+J. Escolha Resumir, Deixar mais curto ou Transformar em lista ou checklist. Para o documento inteiro, toque em IA no documento, no topo do editor.

• A prévia vem antes de qualquer mudança, com Substituir, Inserir abaixo, Tentar de novo e Descartar.
• Escolha Inserir abaixo quando quiser manter o original e o resumo juntos, e Substituir quando o texto curto deve tomar o lugar do longo.
• Links para outros documentos e imagens do trecho continuam no texto. Se a IA tirar algum, ele volta no fim e a prévia avisa.
• Ctrl+Z desfaz, e cada salvamento guarda uma versão que dá para restaurar em Versões.

Como resumir vários documentos de uma vez?

Pergunte ao Assistente. Ele busca nos documentos da empresa, inclusive PDF e Word com texto (PDF escaneado fica de fora), pelo sentido e pelas palavras, e responde com a fonte de cada ponto: o número entre colchetes no texto leva ao documento. Se não achar nada relevante, diz que não encontrou em vez de inventar.

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   Diga o cliente, o projeto ou o tema

   “Propostas enviadas à Clínica Aurora neste ano” rende mais do que “as propostas”. Quanto mais específico o recorte, mais certa a busca.

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   Peça um quadro

   “Monte um quadro com uma linha por proposta: valor, escopo, validade e o que mudou da anterior.” Para vários arquivos, tabela vence parágrafo.

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   Abra as fontes

   Toque no número da fonte e confira o trecho no documento de origem, principalmente nos valores.

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   Guarde o resultado

   Peça “cria uma nota com esse quadro” e confira a prévia no cartão. O documento só entra depois do Aplicar.

Como conferir um resumo feito por IA antes de repassar?

Confira o que se perde com mais facilidade ao condensar: números, datas, nomes e exceções. Abra a fonte de pelo menos três afirmações, procure no original as expressões “exceto”, “salvo” e “desde que” e leia o que o resumo não diz. Dois minutos de conferência valem mais do que repassar um resumo bonito e errado.

PEDIDO DE RESUMO

Documento(s): [nome, cliente ou projeto]
Quem vai ler: [cargo]
Decisão que essa pessoa precisa tomar: [uma frase]

Resuma em estes blocos, nesta ordem:
1. O que o documento decide ou combina.
2. Valores e datas (cada um com o trecho de origem).
3. Obrigações de cada lado.
4. Exceções, condições e prazos de aviso.
5. Pendências e o que o documento NÃO responde.

Regras: use só o texto dos documentos; onde não constar, escreva “não consta”; não arredonde valores; no máximo 12 linhas.

CHECKLIST DE CONFERÊNCIA
[ ] Abri a fonte de 3 afirmações e conferi no original.
[ ] Valores e datas do resumo batem com o documento.
[ ] Procurei “exceto”, “salvo” e “desde que” no original.
[ ] Li o bloco “não consta” e decidi quem completa.
[ ] Avisei quem vai ler que o resumo foi feito por IA e revisado por mim.

Quanto tempo o resumo com IA economiza de verdade?

A conta honesta desconta o tempo de ler o resumo e de conferir a fonte, porque sem a conferência o ganho é falso. Em documento longo e de decisão importante o saldo ainda é grande. Em documento de duas páginas, ler o original costuma sair mais barato.