Mentrun vs Notion: estrutura pronta para agência ou espaço para montar

Qual a diferença entre o Notion e o Mentrun?

O Notion é um espaço de trabalho em blocos: páginas, bases de dados, wikis e modelos que a equipe combina como quiser. A galeria em português tem cerca de 260 modelos para agência de marketing, quase todos feitos por criadores. Cada relação entre clientes, projetos, tarefas e reuniões, cada permissão e cada rotina é montada por alguém da sua equipe.

O Mentrun, sistema de gestão com IA para agências e consultorias, entrega esse caminho pronto: reunião, cliente, projeto, tarefa, documento, horas e portal já se conversam. A estrutura muda conforme o modo de trabalho escolhido no início (Agência, Consultoria, Mentoria, Serviço recorrente ou Genérico), com modelo de projeto, pastas e critérios de avaliação das reuniões. Para ver outras opções, consulte os melhores sistemas de gestão para agências.

Mentrun vs Notion: como se comparam nos pontos que pesam para agência?

Para quem serve o Notion e para quem serve o Mentrun?

O Notion se apresenta como espaço de trabalho flexível, em que cada equipe constrói as próprias páginas, bases e wikis.

O Mentrun foi feito para a empresa de serviço que quer a gestão de clientes funcionando no primeiro dia: agência e consultoria com reunião que vira tarefa, documento lido de verdade, horas com margem e portal do cliente, numa mensalidade por empresa.

Quanto custa o Notion e quanto custa o Mentrun?

O Notion cobra por membro. Em outubro de 2026, o Plus custava US$ 10 por membro/mês no anual e o Business US$ 20, segundo a Rock. A IA completa, com agente e notas de reunião, vem a partir do Business, então a comparação justa com o Mentrun, que inclui a análise de reuniões e o assistente, é com esse plano.

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos.

O custo escondido do espaço montado à mão é o tempo de manutenção. Cada novo campo, relação ou visão depende de quem construiu a estrutura. No Mentrun, o modelo de projeto, as pastas e os critérios de avaliação vêm do modo de trabalho, e mudar uma etapa é editar o modelo.

Em que o Mentrun sai na frente na gestão de clientes?

• A ata para de morar numa página solta. A reunião chega pelo Fathom ou por transcrição, e o resumo, a nota e os próximos passos ficam ligados ao cliente e ao projeto.
• O processo novo é lido de verdade. A leitura obrigatória pede “Confirmar que li” e volta a pedir quando o documento muda. O gestor vê quem leu.
• O assistente responde com a fonte. O atendente novo pergunta “qual o primeiro passo do onboarding?” e recebe a resposta com o link do SOP, dentro do que o cargo dele pode ver.
• Horas e margem sem fórmula caseira. O cronômetro fica na tarefa, a semana é aprovada pelo gestor e a margem por cliente aparece sozinha.
• O cliente tem onde acompanhar. O portal do cliente mostra o projeto, os arquivos e os chamados, sem convidar ninguém para o seu espaço interno.
• Ninguém fica refém de quem montou. A estrutura vem do produto, com 9 cargos prontos e histórico de atividades que registra quem mudou o quê.

Quais sinais mostram que o Notion ficou pequeno para gerir clientes?

Como o Mentrun liga documentos, reuniões e projetos?

No Mentrun, o documento não fica sozinho. O que foi explicado numa reunião pode virar uma página de Documentos com link para o trecho exato da call, e a ata gerada pela automação fica ligada ao projeto do cliente. O mapa de conhecimento mostra essas conexões em mapa, árvore e linha do tempo, e sugere conexões novas sem gastar IA.

Quando alguém pergunta ao assistente “o que combinamos com a Clínica Aurora sobre o relatório?”, a resposta cita a reunião e o documento de onde veio.

Isso resolve um problema típico de quem usa o Notion como central da empresa: a informação existe, mas está em três páginas diferentes e ninguém sabe qual é a versão certa. No Mentrun, cada documento tem versões com comparação e comentários, e o histórico de atividades registra quem mudou o quê, com o antes e o depois.

1. 1

   A call de alinhamento termina

   A Norte Consultoria fecha uma call com um cliente sobre o novo processo de aprovação. A reunião chega pelo Fathom e é analisada.

2. 2

   O combinado vira documento

   A explicação do processo vira uma página em Documentos, com o link para o minuto da call em que o cliente detalhou as regras.

3. 3

   O documento entra na rotina

   O consultor marca a página como leitura obrigatória para quem atende aquele cliente, e “Usar procedimento” transforma o passo a passo em checklist da tarefa.

4. 4

   O assistente responde

   Duas semanas depois, alguém novo pergunta ao assistente como funciona a aprovação daquele cliente e recebe a resposta com o link do documento e da reunião.

Como o Mentrun controla quem vê cada informação?

O Mentrun já vem com 9 cargos prontos: Dono, Administrador, Gestor comercial, Gestor de operação, Financeiro, Vendedor, Pré-vendas (SDR), Operação/CS e Leitor. Cada pasta ou documento pode ser restrito por cargo ou por pessoa, e o assistente de IA só mostra o que o cargo de quem pergunta pode ver.

Assim, o consultor júnior pergunta sobre o processo de entrega e recebe a resposta, mas não enxerga o contrato e os valores do cliente.

Como comparar o Notion e o Mentrun com os documentos da sua empresa?

1. 1

   Escolha um processo que gera dúvida

   Por exemplo, o onboarding de cliente. Exporte a página do Notion em PDF ou Word e envie ao Mentrun durante o teste de 7 dias.

2. 2

   Faça a mesma pergunta nos dois

   Pergunte “qual o primeiro passo do onboarding?” e veja qual resposta chega com o link do documento de origem.

3. 3

   Ligue uma reunião ao cliente

   Conecte o Fathom de quem atende um cliente ativo e veja a próxima call chegar com resumo e próximos passos ligados ao projeto.

4. 4

   Teste a leitura obrigatória

   Marque o documento para o time e veja quem confirmou a leitura no fim da semana.

5. 5

   Conte o tempo de manutenção

   Anote quantas horas por mês alguém gasta mantendo as bases do Notion e ponha na conta de custo desta página.

FICHA: NOTION X MENTRUN NA MINHA EMPRESA

Custo
Membros no Notion: ____ × preço do plano = ____ por mês
Horas por mês mantendo as bases: ____ × custo-hora = ____
Mentrun: R$ 220 por empresa, usuários ilimitados

Teste de uma semana (nota de 1 a 5)
Resposta com o link do documento: Notion __ | Mentrun __
Reunião ligada ao projeto do cliente: Notion __ | Mentrun __
Leitura confirmada pelo time: Notion __ | Mentrun __
Horas e margem por cliente: Notion __ | Mentrun __
O que o cliente vê: Notion __ | Mentrun __

Decisão: ____________________

Já decidiu sair do Notion? A página de alternativas ao Notion lista as outras opções, com preço, e traz o mapa de migração passo a passo.