Alternativas ao Notion para gestão de clientes em agências e consultorias

Por que agências e consultorias procuram alternativa ao Notion?

Agências e consultorias procuram alternativa ao Notion quando a gestão de clientes cresce além do que uma pessoa consegue manter à mão. O Notion é um espaço de trabalho em branco: cada base, relação e visão é construída pela empresa, e a manutenção fica com quem montou.

A IA completa e as notas de reunião vinham a partir do plano Business, que custava US$ 20 por membro/mês no anual em outubro de 2026, segundo a Rock.

Os sinais mais comuns de que é hora de trocar:

• Só uma pessoa sabe mexer nas relações entre as bases, e ela vive ocupada.
• O resumo da call fica numa página solta, longe do projeto daquele cliente.
• Saber quanto tempo cada cliente consome exige uma planilha paralela.
• O cliente não tem onde acompanhar o projeto sem entrar no seu workspace.
• Gente nova não acha o processo certo e pergunta tudo ao dono.

Quem quer o confronto direto entre as duas ferramentas encontra em Mentrun vs Notion.

Quais são as alternativas ao Notion e quanto custam?

Onde o Mentrun supera a estrutura montada no Notion?

• Pronto, sem montar. Clientes, reuniões, projetos, horas e documentos já vêm ligados, com modelos para agência e consultoria.
• Documentos com dono e leitura. 13 tipos (processo, SOP, wiki, briefing, decisão e outros), 27 modelos, versões e leitura obrigatória com “Confirmar que li”.
• A reunião entra sozinha. As calls chegam pelo Fathom ou por transcrição, com resumo e próximos passos que viram tarefas.
• Assistente que cita a fonte. O assistente de IA responde a partir dos seus documentos, reuniões e projetos, com link para a fonte, e respeita o cargo de quem pergunta.
• Portal do cliente. O cliente acompanha o projeto com login próprio, sem entrar no seu espaço interno.
• Preço por empresa. R$ 220 por mês com usuários ilimitados.

Para quem serve cada alternativa ao Notion?

1. Mentrun

O Mentrun, sistema de gestão com IA para empresas de serviço, é o sistema de gestão da operação: reuniões, projetos, documentos e automações num lugar só. Em Documentos, o processo fica ligado à reunião, ao projeto e ao cliente, e “Usar procedimento” transforma o SOP no checklist da tarefa. PDF e Word com texto entram na busca. O assistente responde a partir desses documentos, citando a fonte. Serve a agências e consultorias que querem o que montavam no Notion já pronto e ligado.

2. ClickUp

O ClickUp junta documentos, tarefas e quadros, para equipes de qualquer área. Cobra por usuário, com plano grátis e Unlimited a US$ 7 por mês no anual, segundo a agiled.app. Veja as alternativas ao ClickUp.

3. monday.com

O monday.com organiza o trabalho em quadros, para times de qualquer setor. Cobra por assento, a partir de R$ 50 por mês no anual, com assentos vendidos em blocos a partir de 3, segundo a Audatia.

4. Asana

O Asana é uma plataforma de gestão de trabalho para times internos. Cobra por usuário: Starter US$ 10,99 por mês no anual (US$ 13,49 no mensal), segundo a TinyCommand. A comparação direta está em Mentrun vs Asana.

5. Operand

O Operand é um sistema brasileiro para agências, cobrado por usuário: R$ 57 por mês no anual, mais implantação orientada, segundo a página de planos.

6. WiseData Agency

A WiseData Agency é um sistema brasileiro para agências, cobrado por agência com teto de usuários por plano (5, 10 ou sem limite), a partir de R$ 116,50 por mês no anual.

7. Trello

O Trello é um quadro Kanban para qualquer equipe, cobrado por usuário; o valor muda conforme o plano.

Quanto custa sair do Notion para uma consultoria de 11 pessoas?

O que muda quando a operação sai de páginas soltas para um sistema?

Quando a operação sai de páginas soltas para um sistema de gestão, a informação passa a ter lugar fixo e dono. O Mentrun é o sistema de gestão da operação: reuniões, projetos, documentos e automações.

A reunião sempre fica na ficha do cliente, o projeto sempre nasce do contrato, e o processo sempre está em Documentos, com a versão em vigor. O time para de perguntar “onde está aquilo?” e começa a perguntar ao assistente, que responde com a fonte.

Como o assistente de IA usa os documentos da empresa?

O assistente de IA do Mentrun responde perguntas sobre a operação a partir das reuniões, documentos, projetos, clientes e metas da empresa, sempre com a fonte clicável. PDFs e arquivos do Word com texto entram na busca.

Ele só mostra o que o cargo de quem pergunta pode ver, então o analista júnior recebe o processo de entrega, mas não o contrato do cliente. Ele também monta e altera documentos, pastas e projetos quando você pede, sempre com prévia, Aplicar e Desfazer. Veja o assistente de IA.

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   A pergunta

   Uma analista nova da Norte Consultoria pergunta: “qual o prazo para entregar o relatório de diagnóstico?”.

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   A resposta com fonte

   O assistente responde “10 dias úteis depois da última entrevista” e mostra o link do SOP de diagnóstico, na versão em vigor.

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   O contexto do cliente

   Ela pergunta o que foi combinado com a Metalúrgica Vale na última reunião. O assistente resume os próximos passos e mostra a reunião de origem.

Como migrar do Notion para o Mentrun passo a passo?

A migração do Notion para o Mentrun começa pelos processos que mais geram pergunta e pelos clientes ativos. Em duas semanas, o time já trabalha no sistema novo.

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   Exporte a base de clientes

   Exporte a base em CSV e importe no Mentrun. A importação não duplica quem já existe.

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   Escolha os 5 processos mais perguntados

   Onboarding de cliente e entrega mensal costumam abrir a lista. Use o modelo de procedimento operacional padrão para padronizar cada um.

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   Leve os documentos

   Exporte as páginas em PDF ou Word e suba em Documentos. O texto entra na busca e o assistente consegue citá-las.

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   Marque a leitura obrigatória

   Defina quais processos todo mundo precisa ler e confirmar. Quem entra no time recebe a lista.

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   Conecte as reuniões

   Cada pessoa conecta o Fathom. As notas de reunião deixam de ser páginas e passam a ser reuniões ligadas ao cliente.

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   Teste o assistente

   Faça 3 perguntas reais do time, como “qual o prazo de entrega do relatório mensal?”, e confira a fonte que ele cita.

PROCESSOS PARA LEVAR DO NOTION PRIMEIRO

Processo | Quem mais pergunta | Leitura obrigatória? | Tipo no Mentrun
Onboarding de cliente | Atendimento | Sim | SOP
Entrega do relatório mensal | Operação | Sim | Processo
Aprovação de peças com o cliente | Criação | Sim | Processo
Política de pedidos extras | Atendimento | Sim | Decisão
Boas-vindas de quem entra no time | Todos | Sim | Wiki

Perguntas para testar o assistente
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Para aprofundar a montagem da base, o guia de base de conhecimento interna mostra a ordem de montagem, e o post sobre como criar a wiki da empresa traz a estrutura de páginas.