Mentrun vs Trello: do quadro Kanban à operação inteira da agência

Qual a diferença entre o Trello e o Mentrun?

O Trello, da Atlassian, é um quadro Kanban: listas de etapas, cartões que andam da esquerda para a direita, etiquetas, prazos e checklists. Serve a qualquer equipe e a uso pessoal, e cresce com Power-Ups (extensões, muitas de terceiros) e com o Butler, a automação embutida. A cobrança é por usuário.

O Mentrun, sistema de gestão com IA para agências e consultorias, parte da reunião com o cliente. A conversa chega pelo Fathom ou como transcrição enviada, a IA resume e aponta os próximos passos, e esses passos viram tarefas no projeto daquele cliente, que você vê em quadro, lista ou calendário. Em volta já estão horas com margem, portal do cliente, propostas, contratos e documentos. Você não monta a operação com extensões: ela já vem ligada. Para ver mais opções, consulte os melhores sistemas de gestão para agências.

Mentrun vs Trello: como se comparam nos pontos que pesam para agência?

Para quem serve o Trello e para quem serve o Mentrun?

O Trello se apresenta como quadro Kanban para equipes de qualquer área e para uso pessoal, que montam o fluxo com listas, cartões e extensões.

O Mentrun foi feito para a agência e a consultoria que precisam do quadro ligado ao cliente: reunião que vira tarefa, horas com margem, contrato, documentos e portal no mesmo sistema, com uma mensalidade por empresa.

Quanto custa o Trello e quanto custa o Mentrun?

O Trello cobra por usuário, com planos pagos que mudam de preço ao longo do tempo.

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados, todos os recursos.

Na agência, o custo do quadro raramente para na licença. Conte também as horas de quem copia o combinado da reunião para os cartões e de quem monta a planilha de horas no fim do mês. O guia quanto custa um sistema de gestão para agência mostra como fazer a conta completa.

O que o Mentrun entrega que o quadro sozinho não liga?

• O cartão se escreve sozinho. A call termina, a IA lista os próximos passos e as tarefas entram no projeto do cliente com um toque, com dono e prazo.
• Margem por cliente sem planilha. O cronômetro fica na tarefa, o gestor aprova a semana e o Mentrun cruza horas com custo-hora e fee.
• O cliente vê só o que deve ver. O portal mostra os projetos compartilhados, arquivos e chamados, e deixa fora horas, valores e notas internas.
• Contratar não aumenta a conta. Com cobrança por empresa, freelancer fixo, estagiário e sócio entram sem custo.
• O processo deixa de morar em cartão antigo. SOPs, wiki e fluxogramas ficam em Documentos, com versão e leitura obrigatória para quem entra.
• Automação pronta para agência. Modelos como “Transformar os próximos passos da reunião em tarefas” e “Chamado urgente avisa a gestão” já vêm montados.

Quais sinais mostram que a agência cresceu além do quadro?

Como fica o Kanban dentro do Mentrun?

O Kanban continua: no Mentrun, cada projeto tem quadro, lista e calendário, e a tarefa anda pelas colunas como no Trello. A diferença é o que vem preso ao cartão. A tarefa sabe de qual cliente e de qual reunião veio, guarda as horas lançadas e pode depender de outra tarefa.

Tarefas que se repetem, como o relatório mensal, nascem sozinhas no dia certo. Se você quer revisar o método antes de migrar, o post sobre o método Kanban explica limites de trabalho em andamento e colunas.

1. 1

   Segunda, 10h: kickoff com a Ótica Prisma

   A Agência Brasa faz o kickoff de um cliente novo. A gravação chega pelo Fathom e, em até 2 minutos, a análise está pronta.

2. 2

   10h05: os próximos passos viram tarefas

   A IA lista “enviar briefing de campanha até quarta” e “criar pasta de criativos”. O atendimento confirma e as tarefas entram no quadro do projeto, com responsável e prazo.

3. 3

   Quarta: o cronômetro conta

   A redatora liga o cronômetro na tarefa do briefing, e o tempo cai na semana dela e na margem da Ótica Prisma.

4. 4

   Sexta: o cliente acompanha

   A dona da ótica entra no portal, vê o briefing entregue e abre um chamado pedindo um ajuste. Ninguém precisou mandar print do quadro.

Como o Mentrun controla quem vê cada informação?

O Mentrun controla o acesso por cargo: são 9 cargos prontos, de Dono a Leitor, e cada pasta ou documento pode ser restrito por cargo ou por pessoa. O redator vê as tarefas e os documentos de entrega; o financeiro vê contratos e valores; o cliente, no portal, vê só os projetos que você compartilhou com ele.

O assistente de IA segue a mesma regra e só responde com o que o cargo de quem pergunta pode ver.

Na prática, isso resolve a dúvida que aparece toda vez que uma agência pensa em mostrar o andamento ao cliente: “se eu convidar, ele vai ver os comentários internos?”. No Mentrun, horas, valores e notas internas nunca aparecem no portal, e o link do projeto só de leitura expira em 30, 90 ou 180 dias. O post sobre portal do cliente explica o que mostrar e o que guardar.

Como comparar o Trello e o Mentrun com um cliente real?

O jeito mais claro de comparar é rodar um cliente ativo no Mentrun durante o teste de 7 dias, sem mexer no quadro do Trello. Em uma semana, a diferença aparece no tempo que o time gasta atualizando cartões.

1. 1

   Escolha um cliente com reunião na semana

   De preferência um de fee mensal, com pedidos frequentes e alguém do atendimento que grava no Fathom.

2. 2

   Abra o projeto pelo modelo

   No modo Agência, o projeto já nasce com etapas. Use o checklist de onboarding de cliente como primeira lista.

3. 3

   Deixe a reunião criar as tarefas

   Confirme os próximos passos que a IA sugerir e compare com o tempo de escrever os mesmos cartões no Trello.

4. 4

   Ligue o cronômetro

   Peça às duas ou três pessoas do cliente piloto que lancem as horas na tarefa e veja a margem dele na sexta.

5. 5

   Mostre ao cliente

   Compartilhe o projeto no portal e conte quantas perguntas de status deixaram de chegar.

FICHA: TRELLO X MENTRUN NA MINHA AGÊNCIA (1 SEMANA)

Cliente piloto: ______________   Pessoas no cliente: ____

Tempo do time
[ ] Minutos escrevendo cartões depois das reuniões (Trello): ____
[ ] Próximos passos que viraram tarefa sozinhos (Mentrun): ____

Controle
[ ] Horas do cliente na semana visíveis sem planilha? Trello __ | Mentrun __
[ ] Margem do cliente calculada? Trello __ | Mentrun __

Cliente
[ ] Perguntas de status na semana: ____
[ ] O cliente viu só o que devia ver? Trello __ | Mentrun __

Custo mensal
Trello: ____ pessoas × preço por usuário do plano = ____
Mentrun: R$ 220 por empresa

Decisão: ____________________