Alternativa ao Asana: por que agências e consultorias trocam e como migrar em 7 dias

Quem procura alternativa ao Asana numa agência ou consultoria quase sempre chegou ao mesmo ponto: as tarefas estão organizadas, mas o trabalho continua escapando. O que o cliente pediu na call de quinta está no caderno de alguém. O contrato assinado está no e-mail. Quanto aquele cliente consumiu de horas no mês, ninguém sabe sem montar uma planilha. A lista de tarefas está em dia, e a operação não.

Esta página é para quem já decidiu sair do Asana e quer saber para onde ir, quanto vai pagar e como fazer a troca sem parar a entrega. Se você ainda está comparando as duas ferramentas ponto a ponto, a página Mentrun vs Asana faz esse lado a lado.

O que agências e consultorias buscam ao sair do Asana?

Agências e consultorias trocam o Asana porque o trabalho delas não começa na tarefa. Começa numa reunião com o cliente, passa por proposta e contrato e termina numa entrega que alguém precisa acompanhar e cobrar.

O Asana é uma plataforma de gestão de trabalho para times de qualquer área, e os motivos de troca que mais pesam numa empresa de serviço são cinco.

• O combinado da call vira digitação. Alguém precisa passar para a tarefa o que o cliente pediu na reunião, e o que ninguém digitou se perde até a próxima reclamação.
• O financeiro mora em outro sistema. Contas a receber, contas a pagar e o que cada cliente deve ficam numa planilha ou num sistema separado, longe do projeto.
• O preço de referência é em dólar. Em outubro de 2026, o Starter custava US$ 10,99 por mês e o Advanced US$ 24,99, no plano anual, segundo a TinyCommand. Os valores em reais que ainda circulam em blogs estão desatualizados, segundo a Wise.
• O cliente acompanha por mensagem. Se o cliente não tem um lugar próprio para ver o andamento, o status sai por print, por e-mail ou por WhatsApp, e a pergunta “como está?” chega toda semana.
• Cada parte da operação mora num app. Asana para a tarefa, um gravador para a reunião, uma pasta para o contrato e uma planilha para as horas. Alguém passa a semana copiando informação de um lado para o outro.

O Mentrun, sistema de gestão com IA para empresas de serviço, junta essas pontas. A reunião analisada vira tarefa, projeto e documento. O projeto nasce do contrato assinado ou do negócio ganho, com o contexto da venda. E o cliente, o financeiro e as horas ficam ligados ao mesmo projeto.

Quais são as alternativas ao Asana e quanto custam?

As alternativas ao Asana que mais aparecem para agência e consultoria são o Mentrun, o ClickUp, o monday.com, o Trello, o Runrun.it, o Artia e o Operand. Fora o Mentrun, todas cobram por usuário ou por assento. A tabela traz o preço de entrada com base em dados públicos consultados em 19/10/2026; os valores podem mudar.

A diferença que pesa está na terceira coluna. Com cobrança por usuário, cada contratação aumenta a fatura. Com cobrança por empresa, a agência de 6 e a de 25 pessoas pagam o mesmo. Se o ClickUp está na sua lista, a página de alternativas ao ClickUp faz a mesma conta para quem sai dele, e a lista dos melhores sistemas para agências compara as opções do mercado com outros critérios.

Que alternativa ao Asana já vem em português e ligada ao cliente?

• A reunião vira tarefa. A call chega pelo Fathom de cada pessoa ou pelo envio da transcrição (.txt, .vtt, .srt, .docx, .pdf). Em até 2 minutos a IA devolve resumo, nota pelos critérios da sua empresa, objeções, momentos-chave e até 8 próximos passos, que entram no projeto com um toque.
• O projeto nasce do contrato. A proposta vai por link, o Mentrun avisa quando o cliente abriu, o aceite vira contrato e, quando todos assinam pela conta ZapSign da sua empresa, o projeto começa sozinho, com o contexto da venda.
• Uma mensalidade para a empresa toda. R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados. Sócio, estagiário, freelancer fixo e consultor associado entram sem custo extra.
• O cliente acompanha pelo portal. O contato do cliente entra com e-mail e senha, vê os projetos compartilhados, baixa arquivos, abre chamados e dá nota. Horas, valores e notas internas nunca aparecem para ele.
• Horas com margem por cliente. Cronômetro na tarefa, semana para aprovar e custo-hora mostram quanto cada contrato rende.
• Financeiro, documentos e assistente no mesmo lugar. O financeiro organiza contas a receber e a pagar por vencimento, os processos ficam em Documentos com leitura obrigatória e o assistente responde sobre a operação citando a fonte.
• Pronto para o seu tipo de empresa. Os 9 modelos de empresa (agência, consultoria, mentoria, serviço recorrente, advocacia, contabilidade, arquitetura e engenharia, energia solar e genérico) trazem modelo de projeto, critérios da nota das reuniões e pastas de documentos. Veja o sistema por ramo de atividade.

Existe alternativa ao Asana em português e com preço em reais?

Existe. O Mentrun é todo em português do Brasil: telas, modelos de projeto, critérios da nota, objeções do playbook e modelos de documento. A análise da reunião sai em português, e o preço é em reais: R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados.

Quem chega na equipe aprende o sistema com os termos que a agência já usa no dia a dia.

Quanto uma equipe de 10 pessoas paga ao sair do Asana?

Uma equipe de 10 pessoas paga R$ 220 por mês no Mentrun, o mesmo valor que pagaria com 5 ou com 30 pessoas.

Nas alternativas que cobram por usuário, o plano de entrada para 10 pessoas fica entre cerca de R$ 385 e R$ 600 por mês, pelos preços de outubro de 2026 e com câmbio de R$ 5,50 onde o preço é em dólar (estimativa).

Para o Asana, a conta certa é a da sua própria fatura. O Starter custava US$ 10,99 por mês no anual e o Advanced US$ 24,99, segundo a TinyCommand; quanto isso vira em reais depende do plano, da sua equipe e do câmbio do dia. Use a fórmula abaixo com o valor da última fatura.

O guia quanto custa um sistema de gestão para agência mostra o que fica fora da mensalidade, como horas de configuração e ferramentas avulsas, e ajuda a montar a conta completa antes de decidir.

O que levar do Asana antes de cancelar?

Antes de cancelar o Asana, leve só o que ainda trabalha por você: projetos ativos, tarefas abertas, clientes e o método da equipe. Tarefa concluída e comentário antigo podem ficar num arquivo de consulta. Use o checklist abaixo para não esquecer nada e para não carregar entulho para o sistema novo.

CHECKLIST DE SAÍDA DO ASANA

1. Clientes
[ ] Lista de clientes ativos em planilha (nome, contato, e-mail, telefone)
[ ] Quem do cliente vai usar o portal: ____________________

2. Projetos que continuam
[ ] Projeto: ________________ | Etapa atual: ________ | Prazo final: __/__/____
[ ] Projeto: ________________ | Etapa atual: ________ | Prazo final: __/__/____
[ ] Tarefas abertas de cada projeto, com dono e prazo

3. Projetos que terminam onde estão
[ ] Projetos que acabam em até 30 dias: ____________________

4. Método da equipe
[ ] Processos e checklists usados como modelo
[ ] Roteiros de reunião e de entrega
[ ] Quais viram leitura obrigatória no Mentrun: ____________

5. Custos de hoje
[ ] Valor da última fatura do Asana em reais: R$ ________
[ ] Data de renovação: __/__/____
[ ] Outras ferramentas que a equipe paga para horas e contrato: ________

6. Pronto no Mentrun
[ ] Clientes importados
[ ] Fathom conectado por pessoa
[ ] Automação dos próximos passos ligada
[ ] Portal aberto para o cliente piloto

Como fica a primeira semana de uma agência que saiu do Asana?

O exemplo abaixo é de uma agência fictícia, o Estúdio Ponto, com 10 pessoas e 18 clientes de conteúdo. Ele mostra o que muda na rotina quando reunião, contrato, projeto, horas e cliente ficam no mesmo sistema.

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   Segunda, 9h: kickoff com a Padaria Trigo

   A call de kickoff é gravada no Fathom da atendente e chega sozinha ao Mentrun. Em até 2 minutos, o resumo lista o que a cliente pediu: três posts por semana, aprovação até quarta e foco na loja nova.

2. 2

   Segunda, 9h10: os próximos passos viram tarefas

   A atendente confirma os próximos passos sugeridos, e cada um entra no projeto da Padaria Trigo com responsável e prazo. Ninguém digita ata, e ninguém copia nada para outra ferramenta.

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   Terça: o contrato vira projeto

   Outra cliente, a Ótica Lente, aceitou a proposta enviada por link na semana anterior. O contrato é assinado pela ZapSign do estúdio e o projeto abre sozinho no modelo do modo Agência, da etapa Boas-vindas e acessos até Primeiro resultado e rotina mensal.

4. 4

   Quarta: a cliente acompanha pelo portal

   A dona da padaria entra no portal, vê o andamento do projeto, baixa os posts da semana e abre um chamado pedindo a troca de uma foto. O pedido chega à equipe com prazo de resposta.

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   Sexta: horas e margem

   A equipe aprova a semana de horas. O estúdio vê quantas horas cada cliente consumiu e qual cliente está com a margem mais apertada, antes do fim do mês.

Como migrar do Asana para o Mentrun em 7 dias?

A troca do Asana pelo Mentrun cabe em 7 dias, um passo por dia, sem parar a entrega. Os projetos que terminam nas próximas semanas podem acabar onde estão; tudo o que começa a partir de agora nasce no Mentrun.

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   Dia 1: crie a conta e escolha o modo de trabalho

   Comece o teste grátis e, na configuração guiada em 5 passos, escolha Agência ou Consultoria. Modelo de projeto, critérios da nota das reuniões e pastas de documentos já vêm prontos.

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   Dia 2: traga clientes e equipe

   Importe a planilha de clientes (a importação não duplica quem já existe) e convide a equipe toda. Escolha o cargo de cada pessoa entre os 9 prontos; com usuários ilimitados, ninguém fica de fora para economizar licença.

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   Dia 3: conecte as reuniões

   Cada pessoa conecta o próprio Fathom. As próximas calls chegam com resumo, nota e próximos passos.

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   Dia 4: recrie os projetos que continuam

   Abra no Mentrun os projetos ativos a partir do modelo do seu modo de trabalho e leve só as tarefas abertas, com dono e prazo.

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   Dia 5: leve o método para Documentos

   Suba processos, roteiros e manuais em PDF ou Word. O texto entra na busca, e o assistente passa a responder citando o documento.

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   Dia 6: ligue as automações da reunião

   Ative o modelo “Transformar os próximos passos da reunião em tarefas” e, se quiser a ata guardada, “Guardar a ata da reunião em Documentos”.

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   Dia 7: abra o portal e cadastre o custo-hora

   Abra o portal para um cliente piloto e cadastre o custo-hora da equipe. Na sexta seguinte, a primeira semana de horas aprovada já mostra a margem por cliente. Cancele as licenças do Asana na data de renovação.