Notion vs Trello: o que cada um organiza na agência pequena

Qual a diferença entre Notion e Trello?

O Notion é um espaço de páginas: cada briefing, processo ou ata é um documento, e as listas são bancos de dados dentro dessas páginas. O Trello é um quadro Kanban: cada job é um cartão que anda de coluna em coluna. Um guarda o como; o outro mostra o onde está.

Na agência pequena, é comum usar os dois: o Notion para a wiki e o Trello para o quadro de jobs. Se você já pensa em trocar algum deles, veja a alternativa ao Trello e as alternativas ao Notion.

Notion vs Trello: como se comparam nos fatos?

A tabela traz preço e modelo de cobrança conferidos em 21/10/2026 nas páginas oficiais e nas fontes do rodapé. Os valores estão em dólar, por usuário e por mês, no plano anual, com o mensal entre parênteses. Os valores podem mudar.

O que Notion e Trello organizam na agência pequena?

Numa agência de 3 a 10 pessoas, o Notion costuma guardar o que é texto: briefing, processo de entrega, onboarding de quem chega e atas. O Trello costuma mostrar o que é movimento: jobs por cliente, quem está com cada um e o que está parado em aprovação.

• No Notion: wiki da agência, briefing por cliente, processo de entrega, roteiro de onboarding e atas.
• No Trello: quadro de jobs, colunas por etapa (briefing, produção, revisão, aprovação, publicado) e etiquetas por cliente.
• Nos dois: o vínculo entre o briefing e o cartão é um link colado à mão.

O que a rotina com cliente pede além do quadro e da wiki?

A rotina com cliente tem quatro momentos que ficam entre a página e o cartão: a reunião, as horas, o acompanhamento e a renovação. Com Notion e Trello, cada um vira um combinado do time, uma planilha ou uma peça a mais. O checklist ajuda a ver onde cada momento mora hoje.

CHECKLIST DA ROTINA COM CLIENTE (AGÊNCIA DE 3 A 10 PESSOAS)

Para cada item, escreva onde ele mora hoje (Notion, Trello, planilha, chat, caderno, cabeça de alguém).

Toda reunião com cliente
[ ] O combinado vira tarefa com dono e prazo no mesmo dia. Onde: ________
[ ] A ata fica guardada junto do cliente. Onde: ________
[ ] O retorno ao cliente sai em até 24 horas. Onde: ________

Toda semana
[ ] Cada pessoa sabe o que entrega até sexta. Onde: ________
[ ] As horas do time ficam lançadas por cliente. Onde: ________
[ ] O cliente vê o andamento sem pedir. Onde: ________

Todo mês
[ ] Sabemos quantas horas cada cliente consumiu contra o contratado. Onde: ________
[ ] A reunião de resultado tem pauta pronta. Onde: ________
[ ] O processo de entrega foi revisado e o time leu. Onde: ________

Na renovação
[ ] Temos número de entregas e de horas do período. Onde: ________
[ ] O histórico de pedidos do cliente está num lugar só. Onde: ________

Se 4 ou mais itens moram em "planilha", "chat" ou "cabeça de alguém", a agência paga em retrabalho o que economiza em licença.

Quanto custam Notion e Trello para uma agência de 6 pessoas?

Para 6 pessoas no anual, o Notion Plus custa US$ 60 por mês e o Trello Standard US$ 30. Usados juntos, como em muita agência pequena, somam US$ 90 por mês, cerca de R$ 495 com câmbio de R$ 5,50. O Mentrun custa R$ 220 por mês para a empresa inteira.

Por que a agência pequena junta tudo no Mentrun?

O Mentrun, sistema de gestão com IA para agências e empresas de serviço, cobre a wiki e o quadro e acrescenta o que fica entre os dois. Cada item do checklist acima ganha um lugar ligado ao cliente, por R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados.

• Reunião: a call chega pelo Fathom ou por “Enviar transcrição”, e a IA devolve resumo e até 8 próximos passos, que viram tarefas depois que alguém confirma. Veja em reuniões com IA.
• Quadro: em Tarefas, o Quadro mostra todas as tarefas em colunas que a agência ajusta.
• Wiki: Documentos traz 13 tipos e 27 modelos prontos, com leitura obrigatória e “Confirmar que li”.
• Horas: cronômetro na tarefa e horas faturáveis por cliente.
• Cliente: o portal do cliente mostra projetos, arquivos e chamados, sem horas nem valores internos.
• Começo: o modo Agência cria o projeto “Implantação de cliente” e as pastas da agência. O post onboarding de clientes em agência mostra os primeiros 30 dias.

Quer ver outras ferramentas de tarefas lado a lado antes de decidir? A lista de ferramentas de gestão de tarefas traz preço e modelo de cobrança de cada uma.