Indicadores de projetos: 12 KPIs com fórmula, exemplo e painel para copiar

Quase toda empresa de serviço sabe dizer quantos projetos tem em andamento. Poucas sabem dizer quantos estão no prazo, quanto cada um consumiu de horas a mais do que o orçado e qual tipo de projeto dá mais margem. Sem esses números, a gestão de projetos vira opinião: o gerente acha que está tudo bem até o cliente reclamar ou o mês fechar no vermelho.

Este guia traz 12 indicadores de projetos com fórmula, exemplo calculado e o que fazer quando o número piora. No fim, há um painel pronto para copiar. Para o conceito geral de indicador, veja o glossário de KPI.

O que são indicadores de projetos?

Indicadores de projetos são medidas numéricas que acompanham o desempenho de um projeto ou de um conjunto de projetos em prazo, custo, escopo, qualidade e satisfação do cliente. Um bom indicador tem fórmula, fonte de dados, frequência de medição, meta e um dono que age quando o número sai da meta.

Indicador e métrica não são a mesma coisa. Métrica é qualquer número (horas lançadas na semana). Indicador, ou KPI, é a métrica escolhida para orientar decisão, com meta (horas realizadas até 10% acima das orçadas). Um projeto precisa de poucos indicadores bem acompanhados, não de muitas métricas soltas.

Vale separar também indicadores de tendência e de resultado. Os de resultado contam o que já aconteceu, como a margem do projeto encerrado ou a nota do cliente. Os de tendência avisam antes, como horas realizadas passando das orçadas na metade do projeto ou aprovações paradas há mais de três dias. Um painel útil tem os dois tipos: os de tendência para agir na semana, os de resultado para aprender no fim do mês.

Quais são os principais indicadores de projetos?

Os principais indicadores de projetos se agrupam em cinco dimensões. A tabela traz os 12 mais úteis para agências, consultorias e empresas de serviço, com fórmula e uma meta de referência para começar.

Como medir os indicadores de prazo?

Os indicadores de prazo medem se as entregas saem na data combinada e quanto o projeto está adiantado ou atrasado em relação ao plano. O mais simples é o percentual de entregas no prazo; o mais completo é o SPI, que vem da técnica de valor agregado (earned value) descrita pelo PMI.

Se o seu time ainda não mede valor agregado, comece pela data provável de entrega pelo ritmo das últimas semanas, que dá a mesma informação de forma mais intuitiva. O método está em como controlar prazos de projetos.

Como medir os indicadores de custo e margem?

Os indicadores de custo comparam o que o projeto consumiu com o que foi orçado. Em empresa de serviço, o custo é quase todo hora de gente, então o indicador mais útil é horas realizadas contra orçadas, seguido da margem do projeto. O CPI faz a mesma comparação em dinheiro.

A margem por projeto, somada por cliente, mostra quais clientes e quais tipos de projeto pagam a conta. Para calcular sem planilha, use a calculadora de margem por cliente; o passo a passo completo está no guia de margem por cliente.

Como medir escopo e qualidade?

Escopo se mede pela quantidade de mudanças e pelas horas gastas fora do combinado; qualidade, pela aprovação na primeira rodada e pelo retrabalho causado por erro interno. Os dois andam juntos: escopo mal escrito gera ajuste, e ajuste demais parece problema de qualidade quando é de escopo.

• Mudanças de escopo registradas: o objetivo não é zero, é 100% registradas. Mudança sem registro é scope creep.
• Horas fora do escopo: acima de 5% sem cobrança, revise o escopo ou o preço do pacote.
• Aprovação na primeira rodada: abaixo de 60%, o problema costuma estar no briefing, não no time.
• Retrabalho por erro interno: acima de 5%, falta revisão interna antes do envio ao cliente.

Como medir a satisfação do cliente e a saúde da equipe?

A satisfação do cliente se mede com uma pergunta curta no fim de cada projeto ou marco, como a do NPS (de 0 a 10, quanto recomendaria), e a saúde da equipe se mede pela ocupação: horas planejadas contra horas disponíveis. Time acima de 100% por várias semanas entrega com atraso e perde gente.

O cálculo e a leitura do NPS estão no glossário de NPS. Para ocupação e entregas por pessoa, veja como medir a produtividade da equipe.

Como montar um painel de indicadores de projetos?

Para montar um painel de indicadores de projetos, escolha de 5 a 7 indicadores, defina meta e dono de cada um, alimente com dados que o time já registra (tarefas, prazos, horas) e revise na mesma reunião semanal. Painel que exige digitar dados à parte morre em um mês.

PAINEL DE PROJETOS · MÊS: ______

INDICADOR                       META     RESULTADO   SITUAÇÃO   DONO
Entregas no prazo               ≥ 85%    ____ %      ___        ______
Horas realizadas ÷ orçadas      ≤ 110%   ____ %      ___        ______
Margem média dos projetos       ≥ __ %   ____ %      ___        ______
Mudanças de escopo registradas  100%     ____ %      ___        ______
Aprovação na 1ª rodada          ≥ 60%    ____ %      ___        ______
Satisfação do cliente (NPS)     ≥ 50     ____        ___        ______
Ocupação do time                80–90%   ____ %      ___        ______

SITUAÇÃO: verde = na meta | amarelo = perto | vermelho = fora

O QUE FICOU VERMELHO E POR QUÊ
1.
2.

DECISÕES DO MÊS (com dono e prazo)
1.
2.

Como fica um painel de indicadores preenchido?

A Norte Consultoria (fictícia, 8 consultores, 11 projetos ativos) passou a medir sete indicadores em julho. Veja o painel de setembro e as decisões que saíram dele:

Com que frequência acompanhar os indicadores de projetos?

Acompanhe os indicadores de prazo e de ocupação toda semana, os de custo, margem e escopo todo mês e a satisfação do cliente a cada marco ou encerramento. A regra é medir na frequência em que ainda dá para agir: prazo visto só no fim do mês já virou atraso.

O lugar certo para olhar os números é a reunião que já existe: os semanais entram na revisão de segunda, e os mensais na reunião de gestão do mês. Quem apresenta cada indicador é o dono dele, que chega com a leitura pronta e uma proposta de ação para o que estiver vermelho. Indicador que só aparece em relatório enviado por e-mail não muda decisão nenhuma.

Quais erros cometer ao medir projetos?

1. Indicador demais. Mais de 7 indicadores no painel e ninguém olha nenhum.
2. Indicador sem dono. Número vermelho sem responsável fica vermelho.
3. Dado digitado à parte. Se o painel depende de alguém preencher planilha, ele atrasa e erra.
4. Medir sem decidir. Cada vermelho precisa sair da reunião com uma ação e um prazo.
5. Comparar projetos diferentes com a mesma meta. Diagnóstico e implantação têm margens diferentes; defina meta por tipo.