Como medir a produtividade da equipe numa empresa de serviço

Em agência e consultoria, produtividade não é ficar mais tempo online. É entregar o que foi combinado, no prazo, sem retrabalho e sem estourar as horas que o cliente paga. Medir a produtividade da equipe serve para descobrir onde o trabalho trava: carga mal distribuída, cliente que pede demais, processo confuso. Medir pessoa contra pessoa costuma esconder esses problemas.

Quais indicadores usar para medir a produtividade da equipe?

Não existe meta universal para esses números. Compare cada pessoa e cada cliente com o próprio histórico e defina a meta a partir de três meses de dados. Para lançar as horas sem burocracia, veja controle de horas por cliente e o que é um timesheet.

Como calcular a produtividade da equipe na prática?

Leitura do exemplo: Rafael tem a maior taxa de horas faturáveis e a pior taxa de prazo, com carga de 120% planejada para outubro. O problema provável é excesso de trabalho, não falta de esforço. A Bia tem a menor taxa faturável porque cuida de dois projetos internos, e entrega tudo no prazo. Tirar um cliente do Rafael e passar para a Bia resolve mais do que cobrar os dois.

Como ler os números de produtividade sem ser injusto?

Leve essas perguntas para a pauta da reunião one-on-one. O número abre a conversa; quem explica o número é a pessoa.

O que não medir na produtividade da equipe?

• Tempo online ou mouse mexendo. Mede presença, não entrega, e ensina o time a parecer ocupado.
• Ranking público. Expor quem está em último muda o comportamento para pior: as pessoas passam a escolher as tarefas fáceis.
• Quantidade de tarefas. Dez tarefas pequenas não valem uma entrega difícil.
• Horas lançadas sem entrega ao lado. Muitas horas podem ser dedicação ou ineficiência; sozinho, o número não diz qual.

Com que frequência acompanhar a produtividade?

• Toda semana: carga contra capacidade, para redistribuir antes do atraso.
• Todo mês: entregas no prazo, horas faturáveis e horas contra contrato por cliente.
• A cada trimestre: horas por entrega e retrabalho, para revisar preço e processo. A margem por cliente entra nessa revisão.

Como começar a medir a produtividade da equipe do zero?

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   Combine o porquê com o time

   Explique que os números servem para distribuir carga e melhorar processo. Sem isso, as pessoas lançam horas para se proteger, não para mostrar a realidade.

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   Comece com dois indicadores

   Entregas no prazo e horas lançadas por cliente. Os outros entram quando esses dois estiverem confiáveis.

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   Defina o que é uma entrega

   Relatório enviado, campanha no ar, diagnóstico apresentado. Tarefa interna de organização não conta como entrega para o cliente.

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   Junte três meses antes de fixar meta

   O primeiro mês sempre sai torto. A partir do terceiro, dá para ver o padrão de cada pessoa e de cada cliente.

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   Leve o número para a conversa

   Uma vez por mês, mostre a cada pessoa os próprios números e pergunte o que atrapalhou. Feche com uma mudança concreta de carga ou processo.

Quando o indicador de horas contra contrato mostrar um cliente consumindo mais do que paga, faça a conta na calculadora de margem por cliente antes da próxima renovação.

Medir só faz sentido com as tarefas bem distribuídas. O método para isso está em gestão de tarefas da equipe. Para os números do projeto, e não da pessoa, veja indicadores de projetos.