Campos personalizados e subtarefas: a tarefa com o que a sua operação precisa saber

A tarefa “Post de lançamento” diz pouco. Vai para Feed ou para Reels? Onde está a peça? Quem faz o roteiro, quem faz a arte, quem pede a aprovação? Sem lugar para isso, a informação vai para a descrição, cada um escreve de um jeito, e ninguém consegue filtrar nada.

Com campos da empresa, cada tarefa tem as mesmas perguntas respondidas no mesmo lugar. Com subtarefas, o post vira três partes pequenas, cada uma com dono e prazo, e o cartão mostra quantas já foram feitas.

O que são campos personalizados numa tarefa?

São informações que a sua empresa decide guardar em toda tarefa, além de título, responsável e prazo. Uma agência guarda o canal e o link da peça; uma consultoria, a frente do trabalho; uma obra, o valor e a data da vistoria.

Quem escolhe o ramo agência no Mentrun já recebe três campos de tarefa prontos: Canal, Formato e Link da peça, os dois primeiros como coluna na lista do projeto. As outras empresas criam os seus em poucos minutos.

Quais tipos de campo dá para criar?

Onze tipos, escolhidos na hora de criar o campo. O tipo define como a pessoa preenche e como o filtro funciona. A tabela traz um exemplo de uso para cada um.

Como criar um campo de tarefa?

Em Empresa › Campos personalizados, escolha a aba Tarefa e toque em Novo campo. Dono e Gestor criam, editam, mudam a ordem e arquivam campos.

1. 1

   Nome e tipo

   Escreva o nome do campo e escolha o tipo. Para lista ou várias opções, escreva as opções.

2. 2

   Vale para

   Escolha Todos os projetos ou só os projetos de um modelo, como Entrega ou Financeiro.

3. 3

   Coluna na lista

   Marque Mostrar como coluna na lista para o campo aparecer na lista de tarefas do projeto e no filtro.

4. 4

   Preencha na tarefa

   No painel da tarefa, os campos ficam em Campos. Em várias opções, cada toque já grava.

Arquivar um campo tira ele da tela, mas os valores já preenchidos ficam guardados. Os mesmos Campos personalizados também valem para cliente e projeto, nas outras abas.

Campo para a empresa toda ou só para um modelo de projeto?

Depende de quem usa a informação. Um campo que só faz sentido na entrega de campanhas não precisa aparecer nas tarefas do Financeiro. Em Vale para, escolha o modelo de projeto e o campo só aparece nos projetos criados por ele.

Se um campo sumiu de um projeto, confira o Vale para: provavelmente ele está preso a outro modelo. Como montar modelos de projeto com etapas e tarefas está em projetos e tarefas.

Como filtrar a lista do projeto por um campo?

Campo marcado como coluna entra na lista de tarefas do projeto e no filtro. Na agência do exemplo, a coluna Canal mostra só o que vai para Reels, e o time de vídeo vê a própria fila sem montar planilha.

O relatório do projeto em Excel ou CSV também traz a coluna Início e uma coluna por campo de tarefa, para quem precisa levar os dados para fora.

Como quebrar uma tarefa em subtarefas?

No painel da tarefa, em Subtarefas, escreva o nome e toque em Adicionar. Cada subtarefa tem responsável, prazo, horas e comentários próprios, e abre como uma tarefa normal.

• Do checklist: um item vira subtarefa pelo ícone ao lado dele, quando aquele passo precisa de dono e prazo.
• De uma tarefa que já existe: menu ⋮ › Tornar subtarefa de…, escolhendo a tarefa-mãe.
• De volta: a seta ao lado da subtarefa transforma ela em tarefa normal de novo.
• Um nível só: subtarefa não tem subtarefa. Ela segue o projeto e a etapa da tarefa-mãe.
• Concluir a mãe: se ainda há subtarefas abertas, o aviso oferece Concluir todas.
• Tarefa que repete: leva as subtarefas para a próxima vez, como novas.

Como acompanhar as subtarefas no quadro e na lista?

No quadro, o cartão da tarefa-mãe mostra o progresso, como 1/3. A lista do projeto também mostra quantas subtarefas já foram concluídas. Em Mais filtros › Sem subtarefas, a tela mostra só as tarefas principais, para a reunião de status não se perder em detalhes.

No gráfico de Gantt online do Mentrun, a visão Cronograma, as subtarefas aparecem logo abaixo da tarefa-mãe, cada uma com a sua barra. Para decidir o tamanho certo de cada parte, veja como dividir um projeto em tarefas.

Para que serve a data de início da tarefa?

Para saber quando o trabalho começa, não só quando termina. O Início fica ao lado do Prazo no painel da tarefa e, na Nova tarefa, em Mais detalhes. O início não pode passar do prazo.

É com início e prazo que o Cronograma desenha a barra de cada tarefa. Uma tarefa de cinco dias com só o prazo parece feita num dia; com o início, o time vê a semana inteira ocupada.

CAMPOS DE TAREFA · MAPA DA EMPRESA

Para cada campo: Nome | Tipo | Vale para | Coluna na lista? | Quem preenche | Para que a gente usa

EXEMPLO · ENTREGA DE CAMPANHA (agência)
Canal | Várias opções (Feed, Stories, Reels, Anúncio) | Modelo Entrega | Sim | quem cria a tarefa | filtrar a fila do time de vídeo
Formato | Lista de opções (Imagem, Carrossel, Vídeo, Texto) | Modelo Entrega | Sim | quem cria a tarefa | dividir o trabalho da arte
Link da peça | Link | Modelo Entrega | Não | quem entrega | aprovar sem procurar arquivo
Aprovação do cliente | Sim ou não | Modelo Entrega | Não | atendimento | saber o que ainda espera o cliente

EXEMPLO · CONSULTORIA
Frente | Lista de opções (Processos, Pessoas, Financeiro) | Todos os projetos | Sim | gestor | ver a carga por frente
Horas previstas | Número | Todos os projetos | Não | gestor | comparar com o realizado

SUA EMPRESA
______ | ______ | ______ | ______ | ______ | ______
______ | ______ | ______ | ______ | ______ | ______

SUBTAREFAS PADRÃO (para tarefas que sempre se repetem)
Tarefa-mãe: ______________________
1. ______________  responsável ______  prazo: ___ dias depois do início
2. ______________  responsável ______  prazo: ___ dias depois do início
3. ______________  responsável ______  prazo: ___ dias depois do início

REGRA DO TIME
Campo que ninguém filtra nem lê em 30 dias: arquivar.

Checklist ou subtarefa: quando usar cada um?

O checklist serve para passos rápidos da mesma pessoa; a subtarefa, para partes que têm outro responsável ou outro prazo. Como um item do checklist vira subtarefa com um toque, dá para começar simples e promover só o que crescer.

O assistente preenche campos e cria subtarefas?

Sim. Peça, por exemplo, “quebra o post de lançamento em roteiro, arte e aprovação, com a Ana no roteiro” ou “marca Reels no canal das tarefas desta semana”. O assistente de IA mostra a prévia, e nada muda antes de você aplicar.

Ele também ajusta a data de início e cria campos de tarefa para a empresa. O Claude conectado ao Mentrun faz o mesmo pela integração.

Quanto custam campos personalizados e subtarefas?

Estão no plano do Mentrun: R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês. Dá para testar 7 dias grátis, sem cartão, ou ver tudo numa demonstração com a equipe.