Como fazer gráfico de Gantt: passo a passo, com tabela para copiar

O gráfico de Gantt é fácil de desenhar e difícil de manter. A parte que dá trabalho não é a barra, é decidir quais são as tarefas, quanto cada uma dura e o que precisa terminar antes. Este guia começa por essa parte, que vale para qualquer ferramenta, e depois mostra como desenhar numa planilha e no Mentrun.

O que preparar antes de desenhar?

Você precisa de três coisas na mão: a lista das tarefas, a data de início e de prazo de cada uma e a ordem entre elas. Com isso a barra sai em minutos. Sem isso, qualquer desenho vira um enfeite que ninguém confere. Se ainda não sabe o que é um gráfico de Gantt, leia a definição antes.

Como fazer gráfico de Gantt, passo a passo?

São seis passos. Os quatro primeiros acontecem na tabela, antes de existir qualquer desenho, e são eles que decidem se o gráfico vai servir. O desenho é o penúltimo passo, e a atualização semanal é o que mantém o gráfico útil depois da primeira versão.

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   Liste as tarefas

   Quebre o projeto em tarefas que uma pessoa consegue terminar de uma ponta à outra, em até duas semanas. Tarefa de dois meses esconde o atraso até ser tarde. Para quebrar com critério, veja como dividir um projeto em tarefas.

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   Dê início e prazo a cada tarefa

   Escreva a data em que a tarefa começa e a data em que ela precisa estar pronta. Se só tem o tamanho da tarefa, e não a data, comece pelo prazo final do projeto e calcule de trás para a frente.

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   Calcule a duração

   A duração é a conta que vira o comprimento da barra. Em dias corridos, é o prazo menos o início, mais um (o dia do prazo também conta). Em dias úteis, use a função de dias úteis da planilha.

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   Anote as dependências

   Marque, para cada tarefa, quais precisam terminar antes dela. A programação do site não começa antes de o layout ser aprovado. É a coluna que faz o gráfico mostrar o efeito de um atraso. Há mais sobre isso em dependência entre tarefas.

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   Desenhe as barras

   Uma linha por tarefa, o tempo na horizontal, uma barra do início ao prazo. Na planilha, o jeito é um gráfico de barras empilhadas; no Mentrun, a visão Cronograma desenha a barra sozinha a partir das datas.

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   Atualize toda semana

   Marque o que terminou, mova o que atrasou e confira as tarefas que dependiam dela. Um Gantt que ninguém atualiza deixa de mostrar o projeto e passa a mostrar o plano de quem o fez.

O projeto inteiro vai de 02/11 a 03/12: 32 dias corridos, o último prazo menos o primeiro início, mais um. Repare que a redação dos textos (tarefa 5) corre ao lado do layout e da programação. Se ela atrasar até 27/11, a revisão ainda começa no dia certo. Esse espaço tem nome: é a folga, explicada em caminho crítico.

PLANO DO GRÁFICO DE GANTT
Projeto: ______________________   Responsável: ______________
Início do projeto: ____/____/____   Entrega final: ____/____/____
Contagem: [ ] dias corridos   [ ] dias úteis

Nº | Tarefa | Responsável | Início | Prazo | Duração (dias) | Depende de (nº)
1  | ______________________ | __________ | __/__ | __/__ | ____ | -
2  | ______________________ | __________ | __/__ | __/__ | ____ | ___
3  | ______________________ | __________ | __/__ | __/__ | ____ | ___
4  | ______________________ | __________ | __/__ | __/__ | ____ | ___
5  | ______________________ | __________ | __/__ | __/__ | ____ | ___
6  | ______________________ | __________ | __/__ | __/__ | ____ | ___
7  | ______________________ | __________ | __/__ | __/__ | ____ | ___
8  | ______________________ | __________ | __/__ | __/__ | ____ | ___

FÓRMULAS (colunas: D = início, E = prazo, F = duração)
Duração em dias corridos:  =E2-D2+1
Duração em dias úteis:     =DIAS.ÚTEIS(D2;E2)
Duração do projeto:        =MÁXIMO(E2:E9)-MÍNIMO(D2:D9)+1

CONFERÊNCIA ANTES DE DESENHAR
[ ] Nenhuma tarefa dura mais de duas semanas
[ ] Toda tarefa tem início, prazo e um responsável
[ ] Nenhuma tarefa começa antes do prazo da tarefa de que depende
[ ] A data de entrega final bate com o último prazo da tabela

REVISÃO
Atualizar toda ____________ (dia da semana), em 15 minutos.
Quem atualiza: ______________   Próxima revisão: ____/____/____

Como fazer gráfico de Gantt no Excel?

O Excel não traz um tipo de gráfico de Gantt pronto, segundo a própria Microsoft, então o caminho é montar um gráfico de barras empilhadas com a tabela do passo 3. A primeira série (o início) fica invisível e a segunda (a duração) vira a barra que você enxerga.

1. Monte a tabela com as colunas Tarefa, Início (formato de data) e Duração (número de dias).
2. Selecione as três colunas e vá em Inserir › Gráfico de barras › Barras empilhadas.
3. Clique numa barra da série Início, abra Formatar série de dados e escolha Sem preenchimento. Só a série Duração fica visível.
4. No eixo vertical, marque Categorias em ordem inversa, para a primeira tarefa aparecer no topo.
5. No eixo horizontal, ajuste o valor mínimo para o número da data de início do projeto. O Excel guarda datas como números: formate uma célula com a data como Geral para ver o número e digite-o no mínimo do eixo.

Como fazer gráfico de Gantt no Google Planilhas?

O método é o mesmo do Excel: um gráfico de barras empilhadas em que a série do início fica invisível. As telas mudam de nome entre as versões, então confira o editor de gráficos: ele pode oferecer tipos prontos, mas o caminho abaixo funciona em qualquer versão.

1. Monte a mesma tabela (Tarefa, Início e Duração) e selecione as três colunas.
2. Vá em Inserir › Gráfico e, no editor, escolha o tipo Gráfico de barras empilhadas.
3. Em Personalizar › Série, escolha a série Início e deixe-a sem cor, ou com opacidade zero, conforme a versão.
4. Inverta a ordem do eixo vertical, se a opção aparecer. Se não aparecer, ordene a tabela da última tarefa para a primeira.
5. Se o eixo horizontal começar muito antes do projeto, ajuste o valor mínimo para o número da data de início.

Como fazer o cronograma (Gantt) no Mentrun?

No Mentrun, sistema de gestão com IA para empresas de serviço, o Gantt é a visão Cronograma do projeto. Você não desenha nada: coloca início e prazo nas tarefas e cada uma vira uma barra. Os passos 1 a 4 deste guia continuam valendo, só que feitos dentro da própria tarefa.

1. Crie as tarefas do projeto e abra cada uma. No painel da tarefa, preencha Início e Prazo. Tarefas grandes podem ter Subtarefas, que aparecem logo abaixo da tarefa-mãe.
2. Na seção Depende de, escolha as tarefas que precisam terminar antes.
3. No projeto, aba Tarefas, toque em Cronograma, ao lado de Quadro e Lista. Os filtros de responsável, prioridade e etiqueta valem nesta visão.
4. Use Semana ou Mês para mudar o zoom e Hoje para voltar ao dia atual. Atrasadas ficam em vermelho, concluídas em cinza e uma linha fina marca hoje.
5. Arraste a barra para mudar as duas datas, ou puxe só uma ponta para mudar o início ou o prazo. O aviso que aparece traz Desfazer.

As setas ligam as tarefas que têm Depende de. Quando uma tarefa passa a começar antes de a anterior terminar, a seta fica vermelha e a tela conta quantas dependências estão fora de ordem. Tarefas sem início nem prazo ficam na lista Sem datas, embaixo, até receberem as datas. No celular, o cronograma vira uma lista com uma barra pequena em cada tarefa. Em Projetos, a visão Cronograma mostra todos os projetos do início ao prazo, só para leitura.

Quais erros estragam um gráfico de Gantt?

Quase sempre o problema não está no desenho, e sim nos dados que o alimentam. Estes são os erros que mais aparecem, e todos se evitam na tabela, antes de desenhar a primeira barra.

• Tarefas grandes demais: uma barra de dois meses não avisa de nada. Quebre em partes de até duas semanas.
• Dependência esquecida: sem a coluna Depende de, o gráfico mostra datas, mas não mostra o que trava o quê.
• Cliente fora do plano: a aprovação do cliente é uma tarefa com prazo, como qualquer outra. Ponha-a no gráfico.
• Datas sem dono: tarefa sem responsável atrasa sem que ninguém perceba.
• Gráfico parado: o Gantt de segunda-feira passada já está errado. Reserve 15 minutos por semana para atualizar.
• Detalhe demais: com mais de 30 ou 40 barras, o gráfico vira um muro. Separe por fase ou por projeto.

Para transformar o cronograma em rotina de prazos, veja como controlar prazos de projetos e o modelo de cronograma de projeto.