Dependência entre tarefas: os 4 tipos e como evitar o efeito dominó

Em projeto de serviço, quase todo atraso que parece imprevisto é uma dependência que ninguém escreveu. A arte só começa depois do texto, o texto só sai depois do briefing e o briefing espera uma resposta do cliente que ninguém colocou na agenda.

Abaixo estão os tipos de dependência, um jeito de mapeá-las em 20 minutos e a conta que mostra quais tarefas decidem o prazo, sem software de engenharia.

Quais são os tipos de dependência entre tarefas?

São quatro, definidos pelo que a primeira tarefa precisa fazer para liberar a segunda. O término-início responde pela maior parte dos casos numa agência ou consultoria. Os outros três aparecem menos, mas explicam atrasos que parecem não ter causa.

Na prática, escreva só dois: término-início e companhia. A companhia é a que mais economiza prazo. Quando a edição começa junto com a gravação, em vez de depois dela, uma fila de duas tarefas vira duas tarefas em paralelo.

Por que a aprovação do cliente é a dependência que mais atrasa?

Porque ela é externa: depende de alguém que não está na sua equipe, não segue o seu calendário e raramente percebe que o prazo do projeto passa por ele. Dependência externa sem data combinada é o ponto onde o cronograma de um projeto de serviço mais escorrega.

O erro comum é tratar a aprovação como um acontecimento entre duas tarefas. Trate como tarefa da sua equipe, com dono interno, data e consequência:

• Tarefa própria. “Obter a aprovação do roteiro” entra no cronograma como qualquer outra, com o prazo de resposta combinado, por exemplo dois dias úteis.
• Dono interno. Quem fez a entrega responde por cobrar a aprovação. O cliente decide, mas o acompanhamento é seu.
• Regra do silêncio. Escreva no combinado o que acontece se o cliente não responder no prazo: o prazo final corre junto ou, se o contrato permitir, a entrega vale como aprovada. Sem isso, o silêncio dele vira atraso seu.
• Aviso com nova data. Vencido o prazo de resposta, registre o motivo e avise o cliente com a data nova. O modelo de mensagem de atraso de projeto poupa tempo.

O desenho completo da rodada de aprovação está em fluxo de aprovação com cliente, e o tratamento do atraso causado por ele, em como controlar prazos de projetos.

Como mapear as dependências de um projeto em 20 minutos?

Faça uma pergunta para cada tarefa: o que precisa estar pronto antes de eu começar? A resposta é a dependência. Reúna a equipe, passe tarefa por tarefa e leve o resultado para o cronograma de projeto.

1. 1

   Parta da lista de tarefas

   Com as tarefas já divididas (veja como dividir um projeto em tarefas), numere cada uma. Tarefa grande demais esconde dependência dentro dela.

2. 2

   Pergunte o que vem antes

   Para cada tarefa, escreva o número da que precisa terminar antes. Sem resposta, é tarefa de partida e pode começar já.

3. 3

   Marque as externas

   Tudo que depende de cliente, fornecedor ou plataforma (acesso, material, aprovação, pagamento) ganha uma marca, um dono interno e uma data-limite.

4. 4

   Troque fila por companhia

   Onde duas tarefas estão em sequência só por hábito, teste se podem começar juntas. É aqui que o prazo encolhe.

5. 5

   Some a cadeia mais longa

   A conta da próxima seção mostra quais tarefas não podem atrasar.

6. 6

   Leia em voz alta com quem executa

   Quem faz a tarefa enxerga dependências que o planejador não vê. Dez minutos de leitura evitam semanas de retrabalho.

Como achar o caminho crítico sem software de engenharia?

O caminho crítico é a cadeia mais longa de tarefas ligadas por dependência. Ele define o prazo mínimo do projeto: atraso numa tarefa dessa cadeia empurra a entrega, atraso numa tarefa com folga, não. Para achá-lo, some a duração de cada cadeia e fique com a maior.

Repare no que a conta revela: 4 dos 14 dias da cadeia crítica são aprovações do cliente, mais de um quarto do prazo fora das mãos da equipe. Por isso a folga do projeto deve ficar antes das aprovações e da entrega, e não espalhada em cada tarefa.

CRONOGRAMA COM DEPENDÊNCIAS: [PROJETO] · [CLIENTE]
Início: __/__/____ | Entrega combinada: __/__/____ | Dono do projeto: ________

ID | TAREFA | DONO | DIAS ÚTEIS | DEPENDE DE (ID e tipo) | EXTERNA? | DATA-LIMITE
T1 | Briefing fechado com o cliente | Ana | 1 | nenhuma (partida) | sim: cliente responde | __/__
T2 | Escrever o roteiro | Caio | 3 | T1 término-início | não | __/__
T3 | Obter a aprovação do roteiro | Ana | 2 | T2 término-início | sim: cliente aprova | __/__
T4 | Gravar | Carla | 2 | T3 término-início | não | __/__
T5 | Editar o vídeo | Caio | 4 | T4 término-início | não | __/__
T6 | Criar a arte da capa | Diego | 2 | T3 término-início | não | __/__
T7 | Fazer as legendas | Diego | 2 | T6 término-início | não | __/__
T8 | Obter a aprovação do vídeo | Ana | 2 | T5 e T7 término-início | sim: cliente aprova | __/__

CAMINHO CRÍTICO: T1 → T2 → T3 → T4 → T5 → T8 = 14 dias úteis
FOLGA DA CADEIA PARALELA (T6 → T7): 2 dias
DEPENDÊNCIAS EXTERNAS: T1, T3, T8 (dono interno: Ana; prazo de resposta combinado: 2 dias úteis)
SE O CLIENTE NÃO RESPONDER NO PRAZO: ______________________ (combinar antes do início)

CHECKLIST SEMANAL DE DEPENDÊNCIAS: [PROJETO]
[ ] Toda tarefa da semana tem “depende de” preenchido ou está marcada como tarefa de partida
[ ] Cada dependência externa tem dono interno, data-limite e o que fazer se o cliente não responder
[ ] As tarefas que começam esta semana têm tudo de que dependem concluído
[ ] Alguma tarefa da cadeia crítica atrasou? Se sim, a entrega combinada muda?
[ ] O cliente foi avisado da nova data, por escrito?
[ ] As tarefas com folga de 1 dia ou menos estão na minha lista de atenção
[ ] Aprovações vencidas viraram bloqueio, com motivo e nova data
[ ] Mudou o escopo? Reabri o mapa de dependências

Como registrar a dependência entre tarefas no Mentrun?

No painel de cada tarefa há o campo “Depende de”. Você escolhe, pela busca, outra tarefa do mesmo projeto, e a tarefa passa a mostrar “Esperando” com o título da anterior até ela ser concluída.

• Ao criar. Na Nova tarefa, abra “Mais detalhes” e escolha “Depende de”. Numa tarefa que já existe, use “Adicionar dependência” no painel.
• No quadro. O cartão mostra “Esperando” seguido do título da tarefa anterior. Quem conclui antes da hora vê o aviso “Concluída antes de…, de que ela depende. Confira se dá para seguir assim.”
• Aprovação do cliente. Crie a tarefa “Obter a aprovação do roteiro” e faça a seguinte depender dela. Se o cliente demorar, use “Marcar bloqueio” com o motivo (por exemplo, aguardando aprovação do cliente). Quem tem a permissão “Gerenciar colunas” cria a coluna “Aguardando cliente” em Empresa › Quadro de tarefas, e o quadro mostra de relance o que espera o cliente.
• No Cronograma. Na visão Cronograma do projeto, ao lado de Quadro e Lista, as dependências viram setas entre as barras. A seta fica vermelha quando uma tarefa começa antes de a anterior terminar, o que mostra o conflito de relance.
• Em modelo de projeto. Cada tarefa do modelo tem “Depende de”, e “Salvar como modelo” leva as dependências de um projeto que deu certo para os próximos, com o prazo de cada tarefa calculado pela data de início.

Arrastar a barra de uma tarefa no Cronograma muda só as datas dela, e as seguintes não andam junto. Para adiar uma tarefa e empurrar as que dependem dela, peça ao assistente do Mentrun, por exemplo “adie o layout em 3 dias e empurre as seguintes”: ele mostra as mudanças de data antes de aplicar. Veja o recurso gráfico de Gantt online.

A tela Prazos e previsão compara o ritmo de tarefas concluídas nas últimas semanas com o prazo do projeto e avisa quando a entrega vai passar da data. Tarefas com bloqueio aparecem em Gestão › Bloqueios, e as travadas há dois dias ou mais ganham a indicação “Pede ação”.

Quais erros transformam uma dependência em efeito dominó?

Um atraso vira efeito dominó quando a dependência estava escondida, a folga estava mal posta ou ninguém cuidava da parte do cliente. Estes são os seis erros mais comuns e a correção de cada um.

1. Dependência só na cabeça de alguém. Quem sabe que a arte espera o texto avisa no corredor, não no quadro. Escreva no campo de dependência e a informação sobrevive a férias e trocas de equipe.
2. Tudo em fila. Planejar como cadeia única o que poderia andar junto. Procure as companhias antes de aceitar o prazo.
3. Cliente tratado como fora do controle. A resposta dele é do cliente, mas o acompanhamento é seu. Sem dono interno e sem data, ninguém cobra.
4. Folga espalhada. Dois dias de margem em cada tarefa somem sem ninguém notar. Junte a folga antes das aprovações e da entrega.
5. Dependência em excesso. Ligar tudo a tudo cria uma teia que ninguém lê. Dependência é para ordem obrigatória; ordem de preferência é assunto de prioridade.
6. Mapa feito uma vez. Mudou o escopo, a data ou a pessoa? Refaça a conta da cadeia mais longa. É um exercício de 10 minutos.