Como avisar o cliente sobre atraso de projeto: 5 mensagens prontas

Mensagens de atraso de projeto para copiar

Toda mensagem abaixo segue a mesma ordem: o fato, o efeito no cliente, o novo prazo com data, o plano e a próxima atualização. Escolha pela causa do atraso, troque o que está entre colchetes e envie pelo canal que o cliente já usa, por escrito, mesmo que antes você tenha ligado.

Assunto: [Projeto]: nova data de entrega

Olá, [nome],

Preciso avisar que a entrega de [item] não sai em [data original]. O motivo é nosso: [motivo em uma frase, sem rodeio].

O que muda para você: [o que o atraso afeta, por exemplo a data de lançamento].

Novo prazo: [nova data]. Para chegar nela, [o que a equipe fará: reforço, reorganização de prioridades, entrega em duas partes].

Vou te atualizar em [data da próxima atualização], mesmo que não haja novidade. Se essa data não funcionar para você, me diga hoje e buscamos outra saída.

Peço desculpas pelo transtorno.

[seu nome e cargo]

Assunto: [Projeto]: o que falta para mantermos a data

Olá, [nome],

Para entregarmos [item] em [data original], dependíamos de [acesso, aprovação ou material], pedido em [data do pedido]. Até agora ele não chegou.

Com a pendência resolvida até [data limite], a entrega continua em [data original].
Se chegar depois, a nova data será [nova data], conforme o prazo de aprovação que combinamos no contrato.

Posso ajudar a destravar? Se alguém precisa de um empurrão do nosso lado, me diga quem é.

Vou conferir de novo em [data] e te aviso.

[seu nome e cargo]

Assunto: [Projeto]: atraso fora do nosso controle e o que estamos fazendo

Olá, [nome],

A entrega de [item] atrasou porque [terceiro] está atrasado em [o que o terceiro deve entregar ou liberar]. Combinamos com ele a data de [data prometida pelo terceiro].

O que fizemos até agora: [cobrança feita, escalonamento, alternativa avaliada].

Novo prazo: [nova data], contando [N] dias úteis depois da liberação do terceiro. Se a liberação passar de [data limite], propomos [alternativa: trocar o fornecedor, entregar em partes].

Você prefere esperar o terceiro ou seguir pela alternativa? Preciso da sua decisão até [data] para não perder mais tempo.

[seu nome e cargo]

Assunto: [Projeto]: proposta para reorganizar o prazo

Olá, [nome],

Depois de revisar o cronograma com a equipe, a entrega completa de [projeto] passa de [data original] para [nova data]. A causa principal é [causa].

Veja três caminhos:
A. Manter o escopo e mover a data final para [data]. Sem custo adicional.
B. Entregar [parte prioritária] em [data original] e o restante em [nova data].
C. Reduzir o escopo para [itens] e manter a data original. Os itens fora entram numa fase seguinte.

Qualquer mudança de escopo, prazo ou valor será registrada em aditivo ao contrato, para ficar claro para os dois lados.

Podemos conversar em [duas opções de horário]? Em 20 minutos fechamos a escolha.

[seu nome e cargo]

Assunto: [Projeto]: atualização de [dia]

Olá, [nome],

Como combinado, segue a atualização sobre [item].

Situação: [no novo prazo / ainda em risco / adiantado].
Feito desde o último aviso: [itens concluídos].
Falta: [itens pendentes], com previsão para [data].
Precisamos de você: [pedido com data, ou “nada por enquanto”].

Próxima atualização: [data].

[seu nome e cargo]

Qual mensagem usar para cada causa de atraso?

A causa define o tom e quem precisa agir. Atraso nosso pede assumir e mostrar o plano. Atraso do cliente pede clareza sobre a data limite, sem acusar. Atraso de terceiro pede uma decisão do cliente. E atraso grande pede uma conversa, não só uma mensagem.

Como calcular o novo prazo antes de avisar?

Calcule a data a partir do dia em que o bloqueio realmente sai, não a partir de hoje. Some o trabalho que falta e uma folga para revisão. Prazo novo sem folga é o caminho mais curto para um segundo aviso de atraso.

Como avisar o atraso sem desgastar a relação?

Avise antes que o cliente pergunte, diga a causa uma vez e entregue a solução na mesma mensagem. Cliente que descobre o atraso sozinho lê qualquer explicação como desculpa. Cliente avisado cedo, com data e plano, costuma tratar o atraso como um problema de projeto.

1. 1

   Avise no dia em que souber

   Atrasos não melhoram com o tempo. Cada dia de silêncio pesa mais que o atraso em si.

2. 2

   Diga a causa em uma frase

   Fato, sem detalhe interno e sem culpar uma pessoa. O cliente quer saber o que mudou, não quem errou.

3. 3

   Entregue a nova data e o plano

   Data com dia e mês. “Em breve” e “o quanto antes” não são prazo. Diga o que a equipe fará para recuperar.

4. 4

   Marque a próxima atualização

   Combine o dia em que você escreve de novo e cumpra, mesmo sem novidade. É o que devolve a confiança.

5. 5

   Registre a mudança

   Se o atraso mexe em escopo, valor ou prazo do contrato, formalize no aditivo contratual para não virar discussão depois.

O que evitar ao avisar o cliente sobre um atraso?

Evite o aviso na véspera, a explicação longa e o prazo sem folga. O guia sobre como controlar prazos de projetos mostra como enxergar o atraso na primeira semana, e não no último dia. E a mensagem 2 só tem força se o prazo de aprovação do cliente estiver no contrato de prestação de serviços.

• Avisar na véspera. O cliente já fez o próprio planejamento em cima da sua data.
• Culpar o cliente com o time dele em cópia. A cobrança de pendência vai para quem decide, com a data limite e a consequência na data.
• Dar prazo sem data. “Logo” obriga o cliente a perguntar de novo.
• Pedir desculpa três vezes. Uma vez basta; o resto do espaço é do plano.
• Esquecer a próxima atualização. Com cliente exigente, o silêncio piora o que o atraso começou. O texto sobre como lidar com cliente difícil traz o roteiro da conversa quando a relação já está tensa.

Como o Mentrun ajuda a enxergar e avisar o atraso de projeto?

No Mentrun, o modelo pronto “Avisar quando a tarefa atrasar” avisa o responsável assim que o prazo vence, e “Lembrete quando o prazo da tarefa estiver chegando” cria o lembrete antes. A mensagem ao cliente sai com a data certa porque o projeto já mostra a previsão.