Modelo de cronograma de projeto com exemplo preenchido

O cronograma responde à pergunta que o cliente faz desde a assinatura: quando fica pronto? Um bom modelo de cronograma de projeto não é uma lista de datas otimistas. Ele mostra a sequência das entregas, o que precisa terminar antes de outra coisa começar e onde o cliente entra para aprovar. O cronograma nasce do escopo de projeto: primeiro você define o que será entregue, depois quando. Para a visão completa de como projetos andam numa agência, veja o guia de gestão de projetos em agência.

Modelo de cronograma de projeto para copiar

CRONOGRAMA DE PROJETO
Projeto: [nome]
Cliente: [nome]
Início: [data]  |  Entrega final: [data]
Gerente do projeto: [nome]  |  Responsável no cliente: [nome]

# | Fase | Entrega | Responsável | Depende de | Início | Fim | Aprovação do cliente até
1 | [fase] | [entrega] | [nome] | - | [data] | [data] | [data]
2 | [fase] | [entrega] | [nome] | 1 | [data] | [data] | [data]
3 | [fase] | [entrega] | [nome] | 2 | [data] | [data] | [data]
4 | [fase] | [entrega] | [nome] | 2, 3 | [data] | [data] | [data]

MARCOS
- [marco 1]: [data]
- [marco 2]: [data]

O QUE DEPENDE DO CLIENTE
- [acesso, dado ou aprovação]: até [data]

FOLGA RESERVADA
- [número] dias na fase [nome], porque [motivo]

REGRA DE MUDANÇA
Atraso do cliente empurra as entregas seguintes pelo mesmo número de dias úteis.

O que um cronograma de projeto deve ter?

• Fases com começo e fim claros, cada uma terminando numa entrega.
• Entregas escritas como resultado (“diagnóstico apresentado”), não como atividade (“fazer diagnóstico”).
• Responsável por entrega, do lado da equipe e do lado do cliente.
• Dependências: o que precisa estar pronto para a entrega começar.
• Marcos de aprovação, com o prazo que o cliente tem para aprovar.
• Folga explícita nas fases de maior incerteza, e não escondida em cada tarefa.

Exemplo: cronograma de um projeto de consultoria de 90 dias

A Norte Consultoria (empresa fictícia de Porto Alegre, 8 consultores) vendeu à Distribuidora Rio Claro, também fictícia, um projeto de reestruturação comercial de 90 dias, começando em 3 de novembro:

O cronograma tem duas folgas assumidas: a semana entre 22/12 e 02/01, que já fica fora por causa das festas, e a fase de entrevistas, onde a agenda do cliente é a maior incerteza. Os responsáveis do cliente estão escritos ao lado dos da consultoria, e cada fase termina numa aprovação com data.

Como estimar o prazo de cada fase?

Para fases com muita incerteza, use a estimativa de três pontos (PERT): pense no prazo otimista, no mais provável e no pessimista, e faça a média ponderada. A conta puxa a estimativa para cima quando o pior caso é muito pior que o normal, que é exatamente o que acontece quando depende do cliente.

Como montar o cronograma passo a passo?

1. 1

   Comece pelas entregas

   Liste o que o cliente vai receber, a partir do escopo. Cada entrega fecha uma fase.

2. 2

   Ligue as dependências

   Para cada entrega, pergunte o que precisa existir antes. É isso que define a ordem, e não a data que o cliente pediu.

3. 3

   Coloque o cliente no cronograma

   Acessos, dados e aprovações viram linhas com data e nome. Quem aprova deve aparecer pelo nome, como na matriz RACI.

4. 4

   Estime e reserve folga

   Use a conta de três pontos nas fases incertas e deixe a folga visível, em vez de inflar todas as tarefas.

5. 5

   Combine a regra de atraso

   Escreva que atraso do cliente empurra as entregas seguintes. Combine isso no kickoff, não no primeiro atraso.

Como fica o cronograma de agência com fee mensal?

Em agência com contrato mensal, o projeto não tem data final, mas o começo tem. O cronograma cobre os primeiros 30 dias, da assinatura à reunião de resultado do primeiro mês, em quatro etapas: início (kickoff e acessos), planejamento (briefing e plano aprovados), execução (primeiras entregas no ar) e resultado. Depois disso, o cronograma dá lugar a um calendário recorrente, com o dia do relatório, o dia da reunião de alinhamento e o prazo de aprovação de cada entrega do mês.

Quais erros evitar no cronograma de projeto?

• Data sem dependência. Se a fase 3 depende da aprovação da fase 2, o cronograma precisa dizer, ou a data da fase 3 é só um desejo.
• Cliente fora do cronograma. Se as aprovações não têm data, todo atraso parece da equipe.
• Cronograma que ninguém atualiza. Um cronograma de três semanas atrás é pior que nenhum. Revise toda semana na reunião de status do projeto.
• Folga escondida. Margem em cada tarefa some sem ninguém perceber. Folga numa linha própria é defendida.

Como o Mentrun acompanha o cronograma do projeto?

Quando um cronograma funciona bem, Salvar como modelo transforma as etapas e tarefas do projeto num modelo para o próximo cliente. Se o seu desafio é menos o prazo e mais quem faz o quê, combine o cronograma com o plano de ação 5W2H.