Plano de ação 5W2H: modelo e exemplo preenchido

Plano de ação que sai de reunião costuma ser uma lista de intenções: “melhorar o atendimento”, “revisar o processo”, “ver os relatórios”. Duas semanas depois, ninguém sabe quem ficou com o quê. O plano de ação 5W2H resolve isso porque não deixa a ação entrar na tabela sem dono, data, método e custo. Funciona para corrigir um problema, implantar um processo novo ou executar o plano de um projeto de consultoria.

Modelo de plano de ação 5W2H para copiar

Plano de ação 5W2H

PLANO DE AÇÃO 5W2H
Objetivo do plano: [resultado em número e data]
Dono do plano: [nome]
Revisão: toda [dia da semana], na reunião de [nome da reunião]

# | O quê | Por quê | Onde | Quando (início e fim) | Quem | Como | Quanto | Situação
1 | [ação] | [problema] | [área] | [data] a [data] | [nome] | [passos] | [R$ ou horas] | [não iniciada / em andamento / feita / travada]
2 | [ação] | [problema] | [área] | [data] a [data] | [nome] | [passos] | [R$ ou horas] | [ ]
3 | [ação] | [problema] | [área] | [data] a [data] | [nome] | [passos] | [R$ ou horas] | [ ]

CUSTO TOTAL DO PLANO: [soma da coluna Quanto]
COMO VAMOS MEDIR: [indicador, valor de hoje, valor esperado, data]

O que significa cada pergunta do 5W2H?

As sete perguntas do 5W2H
Pergunta	Em inglês	O que responder	Exemplo
O quê	What	A ação, com verbo e resultado	Criar o relatório mensal padrão
Por quê	Why	O problema que a ação resolve	3 clientes reclamaram de falta de relatório
Onde	Where	Área, cliente ou canal	Atendimento, todos os clientes de fee
Quando	When	Data de início e de fim	De 03/11 a 14/11
Quem	Who	Uma pessoa responsável	Júlia (atendimento)
Como	How	Os passos ou o método	Modelo único, enviado até o dia 5
Quanto	How much	Custo em reais ou horas	12 horas da equipe

Exemplo de plano de ação 5W2H preenchido

A Agência Brasa (fictícia, 12 pessoas, 28 clientes) perdeu 4 clientes no terceiro trimestre. Na reunião de diretoria, a conclusão foi que três saíram por falta de clareza sobre o resultado e um por atraso recorrente de entregas. O objetivo do plano: no máximo 1 cancelamento no próximo trimestre. Assim ficou:

Plano 5W2H da Agência Brasa para reduzir cancelamentos (exemplo fictício)
O quê	Por quê	Quando	Quem	Como	Quanto
Criar um relatório mensal padrão	3 de 4 saídas citaram falta de clareza	03/11 a 14/11	Júlia (atendimento)	Um modelo único, enviado até o dia 5	12 h
Marcar reunião de resultado com todos os clientes	Cliente só via número no fim do contrato	17/11 a 28/11	Júlia	30 minutos por cliente, gravada no Fathom	14 h
Pôr prazo de aprovação nos contratos novos	Atrasos vinham de aprovação parada	03/11 a 07/11	Felipe (sócio)	Cláusula de 2 dias úteis, revisada pelo advogado	R$ 800
Revisar a capacidade do time de design	Atraso recorrente num cliente	10/11 a 21/11	Renata (conteúdo)	Horas lançadas por cliente nos últimos 3 meses	6 h
Ligar o semáforo de clientes em risco	Saídas não foram previstas	24/11 a 28/11	Felipe	Revisão semanal na reunião de equipe	4 h

Custo do plano = soma das horas × custo-hora da equipe + gastos em reais

São 36 horas da equipe. Com custo-hora médio de R$ 60, dá 36 × R$ 60 = R$ 2.160, mais R$ 800 do advogado: R$ 2.960. Os 4 clientes perdidos pagavam, juntos, R$ 18.000 por mês. Segurar um deles já paga o plano.

O custo-hora usado na conta sai da calculadora de valor hora. E o indicador que mede o plano é o churn de clientes do trimestre: de 4 em 28 para no máximo 1.

Como usar o 5W2H sem virar planilha esquecida?

1
Comece pelo objetivo em número
“Reduzir cancelamentos” não mede nada. “No máximo 1 cancelamento no trimestre” mede.
2
Uma pessoa por ação
Na coluna Quem vai um nome, não uma área. Se precisa de mais gente, quem ajuda entra no Como.
3
Quebre ações grandes
Se o Como tem mais de cinco passos, a ação é um projeto. Leve para o cronograma de projeto.
4
Transforme cada linha em tarefa
A tabela é o plano; a tarefa com prazo na ferramenta da equipe é o que faz andar. Veja como transformar reunião em tarefas.
5
Revise toda semana
Cinco minutos na reunião de equipe: o que foi feito, o que travou e quem destrava.

Cada linha do plano vira tarefa com dono

No Mentrun, os próximos passos da reunião viram tarefas com responsável e prazo depois que alguém da equipe confirma.

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Quais erros travam um plano de ação 5W2H?

Ação sem verbo. “Relatórios” não é ação. “Criar o relatório mensal padrão” é.
Por quê genérico. “Para melhorar” não ajuda a priorizar. Escreva o problema concreto, com número quando houver.
Quanto em branco. Ação sem custo parece de graça e entra no plano sem disputa. Horas da equipe também são custo.
Plano com 30 linhas. Equipe de 12 pessoas toca bem de 5 a 8 ações por vez. O resto espera.

Como usar o 5W2H no plano de ação de um cliente de consultoria?

Em consultoria, o 5W2H costuma ser a entrega da fase de plano de ação: cada causa encontrada no diagnóstico vira uma ou mais linhas da tabela. A diferença está na coluna Quem. Ali entram pessoas do cliente, porque é a equipe dele que vai executar, e o consultor aparece no Como, apoiando. Combine com o cliente quem é o dono do plano do lado dele, revise a tabela na reunião de status de cada semana e registre no relatório o que andou e o que travou. Se o plano tem muitas ações que dependem umas das outras, ele já é um projeto e pede cronograma.

Como o Mentrun executa o plano de ação?

O objetivo do plano cabe em Metas do período, com o ritmo e o quanto falta por semana, e o que travar aparece em Bloqueios, com quem destrava e há quanto tempo. Para escrever o Como de uma ação recorrente, use o modelo de POP.

Perguntas frequentes

O que é o 5W2H?

É uma ferramenta de plano de ação em que cada ação responde a sete perguntas: o quê, por quê, onde, quando, quem, como e quanto custa. O nome vem das iniciais em inglês: what, why, where, when, who, how e how much.

Qual a diferença entre 5W2H e 5W1H?

O 5W1H não tem a pergunta do custo (how much). O 5W2H acrescenta o quanto, o que ajuda a priorizar e a decidir o que cabe no orçamento.

Quantas ações deve ter um plano 5W2H?

O suficiente para atingir o objetivo, e não mais do que a equipe consegue tocar ao mesmo tempo. Para uma equipe de até 15 pessoas, de 5 a 8 ações por vez costuma ser o limite prático.

Quando usar o 5W2H em vez de um cronograma?

Use o 5W2H para ações independentes que resolvem um problema. Use cronograma quando as entregas dependem umas das outras e a ordem importa, como num projeto de cliente.

Como fazer um plano de ação 5W2H?

Para cada ação, responda sete perguntas: o que, por que, onde, quando, quem, como e quanto custa. Uma linha por ação, com um único responsável e uma data, e revise o plano toda semana.

O plano sai da reunião e vira tarefa

O Mentrun recebe a reunião do Fathom, lista os próximos passos e cria as tarefas com dono e prazo depois da sua confirmação. Deixe seu contato e veja com uma reunião sua.

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Plano de ação 5W2H: modelo para copiar e exemplo de agência