Matriz GUT: como priorizar problemas da operação, com modelo e exemplo

Qual é o modelo de matriz GUT para copiar?

Use uma linha por problema, uma nota por critério e o produto na última coluna. O modelo traz a escala dentro do próprio texto, para que todo mundo pontue com a mesma régua. Preencha em grupo, com quem vive os problemas, e ordene do maior resultado para o menor.

MATRIZ GUT

Área ou projeto: ______________________   Data: __/__/____
Participantes (quem vive os problemas): ______________________

ESCALA (de 1 a 5, a mesma para todos)
G, gravidade:  1 incômodo · 2 retrabalho pequeno · 3 perda de horas ou margem · 4 entrega atrasada ou cliente insatisfeito · 5 cliente ou receita em risco
U, urgência:   1 pode esperar o trimestre · 2 neste mês · 3 nesta semana · 4 hoje ou amanhã · 5 já está acontecendo
T, tendência:  1 melhora sozinho · 2 fica como está · 3 piora devagar · 4 piora rápido · 5 piora a cada dia ou contamina outros clientes

#  | Problema (uma frase, com fato) | G | U | T | G×U×T | Dono | Próxima ação
1  | ______________________________ | _ | _ | _ | ___   | ____ | ____________
2  | ______________________________ | _ | _ | _ | ___   | ____ | ____________
3  | ______________________________ | _ | _ | _ | ___   | ____ | ____________
4  | ______________________________ | _ | _ | _ | ___   | ____ | ____________
5  | ______________________________ | _ | _ | _ | ___   | ____ | ____________
6  | ______________________________ | _ | _ | _ | ___   | ____ | ____________
7  | ______________________________ | _ | _ | _ | ___   | ____ | ____________
8  | ______________________________ | _ | _ | _ | ___   | ____ | ____________

CORTE DE DECISÃO (combinado ANTES de pontuar)
60 ou mais: ação nesta semana, com dono e prazo (no máximo 3 ao mesmo tempo)
24 a 59: entra no plano do mês
Abaixo de 24: observar e repontuar no próximo ciclo
Desempate: vence a maior gravidade.

Próxima revisão da matriz: __/__/____

Como dar as notas de gravidade, urgência e tendência?

Dê a nota pelo fato, não pelo incômodo. Gravidade mede o estrago se nada for feito, urgência mede o prazo até o estrago acontecer e tendência mede o rumo se ninguém agir. A tabela traduz cada nota para a rotina de uma agência ou consultoria.

Como fica a matriz GUT com 8 problemas de uma agência?

A Agência Cardume (fictícia, 14 pessoas, 30 clientes) reuniu sócios, atendimento e criação por 40 minutos e listou o que mais atrapalhava a operação. Cada problema foi pontuado em grupo, com a escala acima, e ordenado pelo produto das três notas.

Dois problemas empataram em 60. O desempate foi pela gravidade: a pessoa sobrecarregada (G 5) passou na frente do pedido sem resposta (G 4), porque a sobrecarga alimentava os atrasos. Os três primeiros viraram ação da semana, cada um com dono e prazo. Os dois seguintes entraram no plano do mês, e os três últimos ficaram em observação.

Como decidir o que fazer com o resultado?

A matriz só ordena. Quem decide é o corte: uma regra combinada antes de pontuar, para ninguém ajustar nota até o problema favorito subir. A regra abaixo costuma funcionar para equipes de 10 a 50 pessoas e limita quanto cabe de ação ao mesmo tempo.

• 60 ou mais: ação nesta semana, com dono e prazo. No máximo três ao mesmo tempo; o excedente espera.
• De 24 a 59: entra no plano do mês, num plano de ação 5W2H.
• Abaixo de 24: observe e repontue no próximo ciclo. Se a tendência subir, o resultado sobe sozinho.

Para ameaças que ainda não aconteceram, use a matriz de riscos, que multiplica probabilidade por impacto. A GUT é para o que já está na operação. Se o problema tem dono e mesmo assim não anda, a matriz de escalonamento diz para quem levar. E, se a lista é na verdade uma fila de pedidos de cliente, comece pela gestão de demandas.

Quais erros distorcem a matriz GUT?

A matriz falha quase sempre pelo mesmo motivo: a nota vira opinião. Estes são os cinco erros que mais aparecem, cada um com o conserto.

• Todo mundo dá 5. Sem escala escrita, tudo é urgente. Cole a escala na reunião e peça um fato para cada nota 4 ou 5.
• Pontuar a solução, não o problema. “Contratar mais um designer” não é problema. “Designer sênior com mais tarefas do que horas na semana” é.
• Ignorar a tendência. Um problema pequeno que dobra todo mês passa na frente de um grande que está estável. É para isso que o T existe.
• Pontuar sozinho. Quem gere não vê o retrabalho que o time vê. Junte de três a cinco pessoas de áreas diferentes.
• Nunca repontuar. A nota de hoje não vale daqui a um mês. Refaça a matriz a cada ciclo, dentro da rotina do gestor.

Como levar o resultado da matriz GUT para o Mentrun?

Depois da nota, o que importa é a ação. No Mentrun, sistema de gestão com IA para agências e consultorias, os três primeiros da lista seguem um caminho curto, do problema à tarefa com dono e prazo.

1. 1

   Prioridades

   Em Gestão › Metas e prioridades › Prioridades, toque em Nova prioridade para cada problema do topo. A lista mostra as frentes em ordem, quem cuida e o próximo passo.

2. 2

   Tarefas

   Cada próxima ação vira tarefa com responsável e prazo. Se preferir, descreva as ações ao assistente e confira a prévia do “Faz por você”: nada muda antes de você tocar em Aplicar, e dá para Desfazer.

3. 3

   Decisão do corte

   Registre em Gestão › Semana da gestão › Decisões o que ficou para o mês e o que ficou em observação, com o porquê. Daqui a três meses, ninguém precisa rediscutir o motivo.

4. 4

   Acompanhamento

   O que travar aparece em Gestão › Bloqueios, com quem destrava e há quanto tempo, e o Comitê, em Metas e prioridades, abre com a pauta pronta. Veja o recurso de metas e gestão.