Sistema de gestão de metas: saber no dia 10 que a meta vai falhar

Como acompanhar metas da agência, em 5 passos?

1. Escolha de 3 a 5 metas do período, cada uma com número, prazo e responsável.
2. Diga de onde vem o número: contado sozinho a partir do que o time registra ou atualizado por check-in.
3. Compare toda semana o realizado com o esperado para aquela altura do período, e não com o alvo final.
4. Leve o que está vermelho para uma reunião curta da gestão, com quem destrava e até quando.
5. Registre a decisão e o porquê, para a próxima semana começar de onde parou.

O resto desta página mostra cada passo com exemplo, conta e as telas do Mentrun que fazem a parte chata sozinhas.

Por que é difícil acompanhar metas numa agência?

A meta é definida em janeiro numa planilha e só volta à pauta quando o trimestre acabou. No meio do caminho, a reunião de segunda vira uma rodada de “como estão as coisas?”, o que trava o time aparece tarde, e as decisões ficam no ar porque ninguém anotou.

O número existe, mas mora em cinco lugares, e juntar dá trabalho. O guia de como organizar uma agência mostra os rituais de gestão; esta página mostra as telas do Mentrun que sustentam esses rituais.

Quais metas uma agência deve acompanhar?

Boas metas de agência cobrem quatro frentes: vender, entregar, reter e ganhar dinheiro. A tabela traz exemplos e de onde o número vem no Mentrun:

Para escolher os indicadores certos, veja o que é KPI e a lista de KPIs de agência de marketing. Quem prefere o método de objetivo e resultados-chave encontra o passo a passo em o que é OKR e no modelo de OKR.

Como acompanhar as metas da agência no Mentrun, passo a passo?

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   Crie a meta

   Em Metas do período, toque em Nova meta. Escolha o nível (empresa, setor, pessoa ou projeto), o alvo e o período: mês, trimestre, ano ou datas livres. Se ela faz parte de uma meta maior, escolha a meta mãe.

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   Diga de onde vem o número

   Check-in do responsável, contagem automática do que já está no Mentrun, soma das metas filhas, um indicador que a gestão já acompanha ou meta de venda.

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   O time faz o check-in

   Cada pessoa toca em Fazer meu check-in no Time hoje: o que vai fazer, o que trava e como está. A trava declarada vai sozinha para Bloqueios.

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   Leve o vermelho ao Comitê

   Em Bloqueios, Levar ao Comitê põe o problema na pauta da semana. Meta em risco avisa o responsável e o líder do setor.

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   Decida e feche a semana

   No Comitê, registre as decisões com o porquê e toque em Fechar semana. No fim do período, Repetir no próximo período cria a mesma meta para o mês ou trimestre seguinte.

De onde vem o número de cada meta?

• Automática: o Mentrun conta sozinho a partir do que já está registrado, como tarefas concluídas no prazo, projetos concluídos, reuniões analisadas, chamados resolvidos, contratos assinados, propostas aceitas e clientes novos.
• Check-in: o responsável atualiza o número e diz a confiança (Confiante, Atenção ou Preocupado).
• Metas filhas: a meta da empresa soma as metas dos setores ou faz a média do avanço delas.
• Indicador da Gestão: a meta usa um número que já existe na rotina semanal, sem digitar de novo.
• Meta de venda: conta as propostas aceitas ou o valor delas.

Como calcular quanto falta por semana para bater a meta?

Quando uma meta está no ritmo e quando está em risco?

A meta está no ritmo quando o avanço acompanha o tempo que já passou. O esperado é a parte do alvo proporcional ao período decorrido; a tolerância é a faixa em que o atraso ainda é aceitável. A meta entra em risco quando o realizado fica atrás do esperado além da tolerância, ou quando o último check-in disse Preocupado.

Ao abrir uma meta, o gráfico mostra o realizado contra o esperado, a previsão para o fim do período e os check-ins. As abas Em curso, Em risco, Atingidas, Sem atualização e Histórico organizam a lista, com filtro por setor, pessoa, categoria ou situação.

Quais telas a gestão usa no Mentrun?

Como conduzir o Comitê semanal da gestão?

O Comitê é a reunião semanal da gestão, curta e com decisão. No Mentrun, a pauta sai pronta com o que está vermelho: indicadores fora da meta, compromissos em aberto e decisões pendentes. Em Bloqueios, Levar ao Comitê põe um problema na pauta na hora. No fim, a gestão registra as decisões e toca em Fechar semana.

Se quiser uma pauta no papel para adaptar, use o roteiro abaixo ou o modelo de pauta de reunião.

1. Metas em risco (10 min): o que mudou e quanto falta por semana
2. Indicadores fora da meta por área (10 min): causa e próxima ação
3. Bloqueios (10 min): quem destrava e até quando
4. Decisões pendentes (10 min): decidir, registrar o porquê e o que muda
5. Fechamento (5 min): compromissos da semana com responsável

Como fica um trimestre acompanhado semana a semana?

O que fez diferença foi a semana 5: o vermelho apareceu com 8 semanas de folga, e a decisão de dobrar os diagnósticos teve tempo de virar contrato. Sem acompanhamento semanal, a mesma meta seria descoberta perdida na semana 13.

Qual a rotina semanal de quem acompanha as metas?

• Todo dia, 5 minutos: Time hoje e Bloqueios, para destravar cedo.
• Segunda, 45 minutos: Comitê com a pauta pronta.
• Sexta, 10 minutos: check-in das metas por check-in e Fechar semana.
• Fim do mês: Repetir no próximo período e comparar com o período anterior.

A rotina completa de quem lidera, com agenda da semana, está em rotina do gestor. A reunião mensal de diretoria pode seguir o modelo de ata de reunião de diretoria.

Quais erros fazem a agência perder a meta sem perceber?

• Meta demais. Com 15 metas, nenhuma recebe atenção. De 3 a 5 por período é o que uma gestão pequena acompanha de verdade.
• Meta sem dono. “A empresa” não faz check-in. Cada meta precisa de uma pessoa responsável.
• Comparar com o alvo final. Na semana 5, R$ 52 mil parece pouco perto de R$ 180 mil; o que importa é o esperado para a semana 5.
• Número digitado de memória. Quando o número vem dos registros, ninguém discute o dado e a reunião discute a ação.
• Reunião sem decisão. Comitê que só lê números vira relatório falado. Saia com decisão, dono e prazo.
• Meta esquecida no fim do período. Repetir no próximo período mantém a série e permite comparar com o anterior.

Para quem é Metas e gestão?

Para donos e gestores de agência e consultorias que querem uma rotina semanal curta, com números que se atualizam sozinhos. Quem lidera uma área, mesmo sem ser gestor, vê o espaço Gestão e cuida das metas da própria área; o resto do time vê o próprio cartão e as metas de que participa.