Pauta de reunião: modelo e exemplos prontos

Modelo de pauta de reunião para copiar

Copie, preencha os campos e envie aos participantes antes da reunião. Depois da conversa, a mesma ordem de tópicos vira o esqueleto do modelo de ata de reunião.

PAUTA DE REUNIÃO

Reunião: ______________________________
Data: __/__/____   Horário: __h__ às __h__   Link ou local: __________
Quem conduz: __________

OBJETIVO
______________________________________

DECISÃO ESPERADA NO FIM
______________________________________

PARTICIPANTES
______________________________________

PREPARAÇÃO (ler ou trazer antes)
• ______________________  quem: ________
• ______________________  quem: ________

TÓPICOS
1. ____________________  __ min  conduz: ________
2. ____________________  __ min  conduz: ________
3. ____________________  __ min  conduz: ________
4. Próximos passos e responsáveis   5 min   conduz: ________

Enviada em: __/__/____

O que é pauta de reunião?

A pauta é o roteiro da reunião. Ela é feita antes e enviada aos participantes, para que todos cheguem sabendo do que se trata. O registro do que foi decidido vem depois, no modelo de ata de reunião. Pauta e ata seguem a mesma ordem: cada item da pauta vira uma linha na ata.

O que colocar numa pauta de reunião?

• Objetivo: uma frase com o que a reunião precisa resolver.
• Decisão esperada: o que precisa estar decidido no fim. Se não há decisão esperada, talvez seja um e-mail.
• Tópicos com tempo e dono: cada item com minutos e quem conduz.
• Preparação: o que cada participante precisa ler ou trazer.
• Participantes: só quem decide ou contribui. Quem só precisa saber recebe a ata.
• Data, horário e link.

Exemplo de pauta de reunião com cliente

Empresa fictícia: a Agência Brasa prepara a reunião mensal de resultado com a Ótica Visão Clara, um mês depois do kickoff.

PAUTA DE REUNIÃO

Reunião: Resultado de outubro, Ótica Visão Clara
Data: 05/11/2026   Horário: 9h30 às 10h15   Link: Google Meet (no convite)
Quem conduz: Júlia Antunes (Brasa)

OBJETIVO
Mostrar o resultado do primeiro mês e combinar o plano de novembro.

DECISÃO ESPERADA NO FIM
Verba de mídia de novembro e se a loja do Batel entra nas campanhas.

PARTICIPANTES
Fernanda Ito e Marcos Ito (Ótica), Júlia Antunes e Diego Souza (Brasa)

PREPARAÇÃO
• Ler o relatório de outubro enviado em 03/11. Quem: todos
• Trazer os agendamentos por loja da última semana. Quem: Marcos

TÓPICOS
1. Agendamentos de outubro por loja: meta e realizado   10 min  conduz: Diego
2. O que funcionou e o que vamos parar de fazer   10 min  conduz: Diego
3. Loja do Batel: entrar ou não nas campanhas   15 min  conduz: Júlia
4. Calendário de conteúdo de novembro   5 min  conduz: Júlia
5. Próximos passos e responsáveis   5 min  conduz: Júlia

Enviada em: 03/11/2026

Exemplo de pauta de reunião interna

A mesma estrutura funciona numa reunião curta do time. Aqui, a reunião semanal de operação da Agência Brasa, com 30 minutos:

PAUTA DE REUNIÃO

Reunião: Operação semanal
Data: 20/10/2026   Horário: 9h às 9h30   Local: sala de reunião
Quem conduz: Mariana Couto

OBJETIVO
Destravar o que está parado e distribuir as demandas da semana.

DECISÃO ESPERADA NO FIM
Quem assume as 3 demandas novas da Doce Lar para a Black Friday.

PREPARAÇÃO
• Atualizar o status das próprias tarefas até segunda às 18h. Quem: todos

TÓPICOS
1. Projetos em amarelo ou vermelho   10 min  conduz: Mariana
2. Demandas novas e quem assume   10 min  conduz: Mariana
3. Férias da Renata em novembro: cobertura   5 min  conduz: Júlia
4. Próximos passos e responsáveis   5 min  conduz: Mariana

Como fazer uma pauta de reunião em 4 passos?

1. 1

   Escreva o objetivo e a decisão esperada

   Se você não consegue escrever as duas frases, a reunião ainda não está pronta para acontecer.

2. 2

   Liste os tópicos em ordem de importância

   O mais importante vai primeiro, enquanto todos estão com atenção. Dê tempo e dono a cada item.

3. 3

   Corte participantes e tópicos

   Cada pessoa a mais encarece a reunião. A calculadora de custo de reunião mostra quanto.

4. 4

   Envie com 24 horas de antecedência

   Junto com o que precisa ser lido. Pauta enviada cinco minutos antes não prepara ninguém.

Quais erros evitar na pauta de reunião?

• Pauta com uma palavra por tópico. “Campanha” não diz se é para decidir, informar ou pedir ajuda.
• Tópicos demais para o tempo. Seis assuntos em 30 minutos garantem que os dois últimos fiquem para depois.
• Não reservar tempo para os próximos passos. É o item que mais se perde quando a reunião atrasa.
• Informe que poderia ser e-mail. Se nada será decidido, mande por escrito.

Mais ideias para encurtar reuniões estão no artigo como fazer uma reunião produtiva.

O que fazer depois da reunião?

A pauta só cumpre o papel dela se o que foi decidido virar ata e tarefa. Use a mesma ordem de tópicos para registrar as decisões e mande a ata no mesmo dia.

Para conversas individuais entre gestor e liderado, existe um modelo próprio: a pauta de reunião 1:1.