Calculadora de custo de reunião

A calculadora de custo de reunião já abre com o exemplo desta página: a reunião de status da Agência Brasa, empresa fictícia. Troque os quatro campos pelos números da sua reunião e o resultado muda na hora.

Como usar a calculadora de custo de reunião?

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   Pessoas da sua equipe na reunião

   Conte todo mundo da sua equipe que participa, inclusive quem só escuta. Cliente não entra: a conta é do custo da sua empresa.

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   Salário médio mensal

   Some os salários brutos de quem participa e divida pelo número de pessoas. Use o salário sem encargos: o fator 1,7 já entra na conta.

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   Duração real

   Minutos reais, não os do convite. Se a reunião de 30 minutos sempre termina com 45, use 45.

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   Reuniões iguais por semana

   Quantas vezes essa mesma reunião acontece por semana. Uma reunião quinzenal vale 0,5; uma mensal, cerca de 0,23.

O resultado mostra quatro números: Custo de uma reunião, Custo por mês, Custo por ano e Horas de equipe por mês. Logo abaixo aparece o custo da hora de uma pessoa, para você conferir a conta. Tudo roda no seu navegador e nada é gravado.

Qual é a fórmula do custo de uma reunião?

De onde vêm o 1,7 e as 168 horas?

O 1,7 é quanto uma pessoa CLT custa para a empresa em relação ao salário bruto. A tabela mostra a conta aproximada para uma empresa fora do Simples Nacional. São estimativas: RAT, contribuições a terceiros e benefícios mudam com a atividade e a convenção coletiva.

• No Simples Nacional, o INSS patronal da maioria das empresas de serviço do Anexo III já vem dentro da guia do Simples, e o fator cai para algo entre 1,4 e 1,5. Se é o seu caso, a calculadora mostra um custo um pouco acima do real.
• 168 horas são as horas trabalhadas de fato num mês de jornada de 44 horas semanais, já sem férias e feriados: cerca de 46 semanas × 44 horas ÷ 12 meses. A folha usa 220 horas como divisor do salário-hora, mas esse número inclui o descanso remunerado e daria um custo por hora menor que o real.
• 4,33 é a média de semanas por mês (52 ÷ 12).

Exemplo: quanto custa a reunião de status da Agência Brasa?

A Agência Brasa (fictícia, 12 pessoas, 28 clientes) faz duas reuniões internas de status por semana. Participam 6 pessoas, com salário médio de R$ 5.500, e cada reunião dura 45 minutos.

Se a mesma reunião cair para 30 minutos, o custo por mês vai para R$ 1.447. Se, além disso, só 4 pessoas participarem, fica em R$ 965. São quase 22 horas de equipe por mês devolvidas para a entrega.

Como interpretar o custo da reunião?

O número não diz se a reunião vale a pena. Ele diz quanto ela precisa render. Uma reunião de R$ 250 que destrava a entrega de um cliente de R$ 6.000 se paga. A mesma reunião, quando só repassa o que já estava no quadro de tarefas, é custo puro.

Olhe primeiro as Horas de equipe por mês. Em empresa de serviço, hora de equipe é o estoque que você vende. Compare esse número com as horas faturáveis do mês: 39 horas de reunião interna equivalem a quase um terço do mês de uma pessoa que fatura 120 horas.

O que fazer com o resultado?

1. Corte quem não decide nada. Quem só precisa saber o resultado recebe a ata.
2. Encurte a duração com uma pauta curta enviada antes. Use o modelo de pauta de reunião e feche cada item com dono e prazo.
3. Troque status falado por status escrito. Se o andamento está no quadro do projeto, a reunião vira só exceções.
4. Registre o combinado sempre. Reunião sem ata se repete. O modelo de ata de reunião ajuda a sair com tarefas, não só com anotações.
5. Meça de novo em 30 dias com os números novos.

O que esta conta considera e o que ajustar à mão?

• O fator 1,7 é uma estimativa para CLT. Para sócios com pró-labore ou equipe PJ, ponha no campo de salário o valor que a empresa paga por mês e saiba que o resultado fica um pouco acima do real.
• A conta mede custo de equipe, não custo de oportunidade. Uma hora de sócio em reunião interna pode custar uma venda que não foi feita.
• Deslocamento, preparação e o tempo de retomar o trabalho depois da reunião ficam de fora. O custo real costuma ser maior.
• Reunião com cliente tem outra lógica: ela já deveria estar no preço do fee. Para ver se está, use a calculadora de margem por cliente.

Quer reduzir a quantidade e a duração das reuniões sem perder alinhamento? O artigo como fazer uma reunião produtiva traz um roteiro para antes, durante e depois.