Como conduzir o comitê de gestão semanal em 60 minutos

O erro mais comum do comitê semanal é virar reunião de atualização: cada área conta o que fez, ninguém decide nada e a semana seguinte começa igual. O comitê que funciona faz o contrário. Recebe a pauta pronta, olha só o que saiu do trilho e gasta o tempo no que só a liderança resolve.

Os exemplos usam a Agência Pomar, empresa fictícia de 24 pessoas e três áreas: Atendimento, Criação e Mídia. O comitê dela acontece toda segunda, às 9h, com a dona, as três líderes e a pessoa de operação. Para a ata dessa reunião, há o modelo de ata de reunião de diretoria.

Quem participa do comitê de gestão semanal e para que ele serve?

O comitê reúne quem responde pelos resultados: dono ou diretor, líderes de área e, se existirem, quem cuida de operação e de finanças. Serve a três coisas: ver o que saiu da meta, destravar o que está parado e decidir. Entre cinco e sete pessoas bastam; acima disso a reunião vira plateia.

• Entra na pauta: indicador fora da meta, projeto parado, pedido que passa da alçada de quem recebeu e decisão que muda uma regra para o time.
• Fica de fora: acompanhamento de tarefa individual e assunto que duas pessoas resolvem numa conversa. Esses seguem para o planejamento semanal da equipe.

A diferença para a reunião de indicadores está no foco: lá se lê o número, aqui se decide a partir dele. Em empresas com menos de dez pessoas, as duas costumam virar uma só.

Como é a pauta de 60 minutos?

A pauta segue a ordem do que dói: primeiro o vermelho, depois o que bloqueia, depois a decisão. Boas notícias e informes vão por escrito, antes da reunião, para ninguém gastar a hora ouvindo relato. A tabela mostra o tempo de cada bloco na Pomar.

COMITÊ SEMANAL DE GESTÃO
Data: ___/___/___   Quem conduz: __________   Quem registra: __________
Presentes: ____________________________________________
Pauta fechada na sexta, com os números anexados antes da reunião.

0 a 10 min   O QUE ESTÁ VERMELHO
  Indicadores fora da meta na semana passada:
  1. ______________________  (área: ______)
  2. ______________________  (área: ______)
  Projetos parados ou tarefas travadas:
  1. ______________________

10 a 25 min  ÁREAS NA SEMANA
  Área ______: compromissos cumpridos ___ de ___
  Área ______: compromissos cumpridos ___ de ___
  Área ______: compromissos cumpridos ___ de ___

25 a 40 min  BLOQUEIOS
  Bloqueio: ______________  Quem destrava: ______  Até quando: ___/___
  Bloqueio: ______________  Quem destrava: ______  Até quando: ___/___
  Regra: item que aparece pela terceira vez vira decisão ou é descartado.

40 a 55 min  DECISÕES
  Proposta 1: ______________________
    Por que decidir agora: ______________________
    Decisão: ( ) aprovada  ( ) recusada  ( ) adiada para ___/___
    Responsável e prazo: ______________________
  Proposta 2: ______________________

55 a 60 min  FECHAMENTO
  Leitura em voz alta das decisões, responsáveis e datas.
  Assuntos que não couberam (entram na pauta da próxima semana): ______________

Qual a alçada de cada nível no comitê?

Alçada é o limite do que cada nível decide sozinho. Sem ela, tudo sobe para o comitê e a reunião não acaba; com ela mal desenhada, as pessoas decidem o que não podiam. A regra prática: decide sozinho quem sente o efeito primeiro, até o ponto em que o efeito atravessa outra área.

Para os pedidos que se repetem, como desconto, reembolso e horas, a matriz RACI ajuda a fixar quem decide, quem é consultado e quem só é avisado. Revise a alçada a cada trimestre: quando o comitê decide a mesma coisa três semanas seguidas, o assunto merece virar regra de um nível abaixo.

Como registrar a decisão para ela valer na semana seguinte?

Decisão sem registro é opinião que cada pessoa lembra de um jeito. Registre cinco coisas: o que foi decidido, por quê, o que muda na prática, quem responde e como voltar atrás se não der certo. Leva dois minutos e evita a mesma discussão na segunda seguinte.

Exemplo da Pomar: “Pedido de criação de última hora só com aval da líder de Criação”. Por quê: das 14 entregas atrasadas do mês, 9 vieram de pedidos fora do prazo. O que muda: o atendimento avisa o cliente do novo prazo. Quem responde: Lívia, líder de Criação. Como voltar atrás: se em quatro semanas as entregas no prazo não subirem, volta o fluxo anterior. O modelo de registro de decisões traz esses campos prontos.

Como montar a pauta do comitê no Mentrun?

No Mentrun, a pauta nasce do que já está registrado. Quem conduz abre Gestão › Metas e prioridades › Comitê e encontra, na mesma tela, o vermelho da semana passada, as áreas na semana, o fechamento anterior, as decisões da semana e a pauta automática. O recurso de metas e gestão mostra o conjunto.

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   Abra Gestão › Metas e prioridades › Comitê

   Escolha a semana no seletor do topo. O bloco O que está vermelho lista os indicadores fora da meta na semana passada e as tarefas travadas; abaixo, cada área mostra os compromissos cumpridos de cada total.

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   Passe pela Pauta da semana

   Entram sozinhos o indicador vermelho, a tarefa travada, o projeto parado e a área que não fechou a semana. Quem leva um bloqueio em Gestão › Bloqueios toca em Levar ao Comitê e o assunto entra na hora. Atualizar agora traz o que surgiu desde a última montagem.

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   Trate cada item

   Em Tratar, escreva em uma frase o que foi decidido ou feito. Em Virar compromisso, escolha a área que assume, e o item passa a ser compromisso da semana dela em Metas.

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   Decida as propostas

   Em Decisões da semana, as propostas aparecem como Decidir no Comitê. Toque em Abrir o registro e preencha o porquê, o que muda e como reverter.

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   Feche a semana

   Em Metas da semana, cada líder toca em Fechar semana na própria área. Quem tem a permissão Conduzir o comitê trata a pauta e fecha a semana.

Quais erros fazem o comitê perder a hora, e como corrigir?

Os erros se repetem em qualquer empresa de serviço. Quase todos nascem de falta de preparo ou de falta de registro, e a correção é pequena e prática, como mostra a lista a seguir.

• Começar pelas boas notícias. O tempo acaba antes do problema. Comece pelo vermelho e mande o resto por escrito.
• Montar a pauta na hora. Quem chega sem ver os números improvisa. Fixe quem fecha a pauta até a sexta.
• Decidir sozinho e avisar depois, ou o contrário. Escreva a alçada e revise todo trimestre.
• Decisão sem dono. Termine cada decisão com um nome e uma data.
• Bloqueio que volta toda semana. Na terceira vez deixou de ser bloqueio e virou decisão pendente. Decida ou descarte.
• Passar de 60 minutos. Corte bloco, não pessoa: o que não coube vira proposta da semana seguinte.