Como fazer o planejamento semanal da equipe em 30 minutos

Planejar a semana não é montar uma lista enorme de tarefas. É decidir o que cabe nas horas que o time realmente tem. O erro mais comum é planejar pelo contrato, 40 horas por pessoa, e descobrir na quarta que metade da semana já tinha dono: reuniões fixas, uma consulta médica, a manutenção de um cliente.

Os exemplos usam o Escritório Lume, empresa fictícia de contabilidade e consultoria com 12 pessoas. Se a dúvida é sobre o ritmo do gestor como um todo, a rotina do gestor mostra onde a semana se encaixa entre os outros ritos.

Como calcular a capacidade da semana antes de planejar?

A capacidade disponível é o que sobra das horas contratadas depois de descontar o que já está ocupado antes de qualquer tarefa. Vale calcular por pessoa, na segunda, em dois minutos. Quem planeja com a hora cheia promete mais do que o time consegue entregar.

Duas observações de quem faz isso há anos. Primeira: guarde uma folga para o imprevisto e não a trate como hora livre. Segunda: a estimativa das tarefas é o que mais falta, e sem ela a carga parece menor do que é. Para a visão de meses, veja o planejamento de capacidade da equipe.

Qual o roteiro de 30 minutos para a segunda de manhã?

O roteiro funciona em pé ou sentado, presencial ou por vídeo, desde que cada bloco tenha hora marcada. Quem facilita é sempre a mesma pessoa, e a regra é uma só: problema grande não se resolve aqui. O que pede mais de dois minutos vira assunto à parte.

PLANEJAMENTO SEMANAL DA EQUIPE
Segunda, 30 minutos. Cada pessoa chega com a capacidade da semana calculada.
Semana de ___/___ a ___/___    Quem facilita: __________

0 a 5 min    O RETROVISOR
  Do que combinamos na semana passada, o que foi entregue?
  O que ficou para trás e por quê (uma frase por item)?

5 a 12 min   CAPACIDADE
  Quem tem horas livres? Quem está acima da capacidade?
  Ausências, feriados e reuniões fixas da semana: ______________
  Decisão: o que sai e o que muda de mão: ______________

12 a 20 min  PRAZOS DE CLIENTE E PRIORIDADES
  Prazos de cliente desta semana (entrega, data, responsável):
  1. ______________________
  2. ______________________
  As 3 prioridades da equipe, em ordem:
  1. ______  2. ______  3. ______

20 a 26 min  BLOQUEIOS
  O que está parado? Quem destrava e até quando?
  Precisa da liderança? Vai para a pauta do comitê: ______

26 a 30 min  COMPROMISSOS
  Cada pessoa diz em voz alta seus 3 compromissos da semana.
  Onde ficam registrados: ______________

SEXTA, 15 MINUTOS
  Combinado x entregue de cada pessoa: feito / parcial / não feito.
  O que explica o que não saiu? ( ) capacidade  ( ) bloqueio  ( ) mudança de prioridade
  O que levamos para a segunda: ______________

Como definir prioridades e compromissos sem sobrecarregar ninguém?

Três prioridades por semana para a equipe e três compromissos por pessoa é o teto que costuma caber. Acima disso, tudo vira prioridade e nada se destaca. Prazo de cliente entra primeiro, porque a data é de fora; o resto se encaixa na capacidade que sobrou.

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   Liste os prazos de cliente da semana

   Entregas, reuniões de resultado e aprovações que o cliente espera. Esses itens têm data que não é sua e ocupam a capacidade primeiro.

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   Subtraia da capacidade

   Some as horas estimadas desses itens e tire de quem vai fazer. O que sobra é o espaço para todo o resto.

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   Escolha as três prioridades da equipe

   Use um critério só: o que custa mais ao cliente ou à margem se não sair. A gestão de tarefas da equipe mostra como ordenar o que sobra.

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   Distribua com nome e data

   Compromisso sem nome vira tarefa que ninguém lembra. Escreva quem entrega o quê até quando.

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   Deixe uma folga

   Reserve parte da semana para o imprevisto e para o pedido que o cliente vai mandar na quarta.

Como fazer o planejamento semanal no Mentrun?

Três telas do Mentrun cobrem o roteiro. Projetos › Capacidade mostra a carga das próximas semanas contra as horas de cada pessoa, Gestão › Metas e prioridades guarda os compromissos da semana, e Gestão › Semana da gestão compara, na sexta, o combinado com o entregue. O recurso de projetos e tarefas dá o contexto.

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   Registre a capacidade de cada pessoa

   Em Projetos › Time, abra a pessoa e toque em Editar capacidade. Coloque as horas da semana típica, já descontadas as reuniões fixas. Numa semana com ausência, a fórmula acima diz quanto a pessoa tem de fato.

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   Estime as tarefas

   A carga planejada soma as estimativas das tarefas abertas pelo prazo, e as atrasadas contam na semana atual. Sem estimativa, a carga aparece menor do que é.

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   Abra Capacidade na segunda

   O mapa Carga por semana compara, por pessoa, as horas planejadas com a capacidade, nas faixas Livre, Ok, Cheia e Acima da capacidade. Quem tem espaço nesta semana indica quem pode receber tarefa, e Redistribuir no quadro abre as tarefas por responsável.

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   Combine os compromissos em Metas

   Cada área registra na segunda os compromissos da semana em Metas e prioridades, o mesmo espaço do recurso de metas e gestão. O compromisso é o que a área promete entregar, com responsável.

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   Compare na sexta

   O líder marca o resultado de cada compromisso e toca em Fechar semana. A Semana da gestão mostra o que cada pessoa combinou e entregou.

Para a segunda começar sem esquecimento, o modelo Lembrete de revisão toda segunda, em Automações › Modelos, manda às 8h30 um aviso no sino para revisar as tarefas atrasadas e os prazos da semana.

O que revisar na sexta para o planejamento melhorar?

A sexta fecha o ciclo e ensina mais que a segunda. Em 15 minutos, compare o combinado com o entregue de cada pessoa e classifique o que não saiu em três causas: capacidade mal calculada, bloqueio ou mudança de prioridade. Cada causa pede uma correção diferente.

Acompanhe uma medida simples: quantos dos compromissos da semana foram cumpridos, por exemplo 7 de 9. Uma semana ruim não diz nada, mas a tendência de um mês mostra se o planejamento está melhorando.

Quais erros estragam o planejamento semanal, e como corrigir?

Os erros nascem quase sempre da pressa. A boa notícia é que cada um tem correção pequena, que cabe dentro dos mesmos 30 minutos.

• Planejar com a hora contratada. Calcule a capacidade líquida todo começo de semana.
• Prioridade demais. Passou de três, escolha o que sai.
• Reunião de 30 minutos que vira 90. O planejamento decide e distribui; problema grande vai para outra conversa.
• Compromisso sem nome. Se ninguém responde por ele, ele não acontece.
• Pular a sexta. Sem comparar combinado e entregue, a equipe repete o mesmo erro de estimativa por meses.
• Deixar o cliente fora do plano. Prazo de cliente entra antes de qualquer tarefa interna.