Sistema para agência de eventos corporativos: cronograma regressivo, fornecedores e pós-evento

Evento corporativo tem uma data que quase nunca muda e dezenas de decisões que dependem dela: local, buffet, palco, som e luz, credenciamento, brindes, transporte. A agência que planeja do começo para o fim descobre na semana do evento que o fornecedor de painel de LED pedia 30 dias de antecedência. O jeito seguro é contar ao contrário, do D-90 ao D+7.

O passo a passo de cronograma para qualquer projeto está no modelo de cronograma de projeto. Aqui o cronograma é de evento: convenção, lançamento, encontro de clientes, festa de fim de ano e treinamento presencial.

O que um sistema para agência de eventos precisa organizar?

Um sistema para agência de eventos precisa organizar o cronograma regressivo de cada evento, os fornecedores com prazo de decisão e de pagamento, o que o cliente decidiu em cada reunião e, com vários eventos no mês, a carga de cada produtor. Tudo amarrado à data do evento, o prazo que não se negocia.

• Cronograma regressivo: cada tarefa com prazo contado a partir da data do evento.
• Fornecedores: cotação, contratação, confirmação e pagamento, cada passo com data.
• Decisões do cliente: lista de convidados, cardápio, roteiro do palco e mudanças de última hora.
• Equipe: quem produz qual evento e quem está sobrecarregado na semana.
• Pós-evento: desmontagem, pagamentos finais, pesquisa de satisfação e relatório.

Como montar um cronograma regressivo do D-90 ao D+7?

Comece pela data do evento e volte: para cada entrega, pergunte qual é o último dia em que ela pode ficar pronta sem atrasar o que vem depois. Fornecedor disputado (local, buffet, palco) se decide primeiro; detalhe que depende do número de convidados (crachá, assento, cardápio final) fica para as últimas semanas.

CRONOGRAMA REGRESSIVO: EVENTO CORPORATIVO
Evento: ____  Data do evento (D): ____  Convidados previstos: ____
Segunda coluna: prazo no modelo de projeto, em dias depois do início (o projeto começa no D-90)

D-90 | dia 0  | Kickoff com o cliente: objetivo, público, verba e data (reunião gravada)
D-85 | dia 5  | Briefing do evento aprovado pelo cliente
D-80 | dia 10 | Três opções de local visitadas e orçadas
D-75 | dia 15 | Local contratado e data bloqueada
D-70 | dia 20 | Orçamento geral aprovado pelo cliente
D-60 | dia 30 | Buffet, palco, som, luz e LED cotados (3 orçamentos cada)
D-55 | dia 35 | Fornecedores principais contratados
D-50 | dia 40 | Identidade visual do evento aprovada
D-45 | dia 45 | Convite enviado e inscrição aberta
D-40 | dia 50 | Alinhamento 1 com o cliente: roteiro e palestrantes
D-30 | dia 60 | Brindes e materiais gráficos encomendados
D-30 | dia 60 | Transporte e hospedagem de palestrantes reservados
D-21 | dia 69 | Planta do espaço e layout de montagem aprovados
D-15 | dia 75 | Alinhamento 2: roteiro do palco fechado
D-10 | dia 80 | Lista final de convidados e número para o buffet
D-7  | dia 83 | Confirmação escrita de todos os fornecedores
D-5  | dia 85 | Crachás impressos e equipe de recepção escalada
D-3  | dia 87 | Ensaio técnico de som, luz e apresentações
D-1  | dia 89 | Montagem e vistoria final com o cliente
D    | dia 90 | Evento: checklist de abertura, operação e encerramento
D+1  | dia 91 | Desmontagem e devolução de equipamentos
D+2  | dia 92 | Pesquisa de satisfação enviada aos participantes
D+5  | dia 95 | Saldo dos fornecedores pago depois da conferência
D+7  | dia 97 | Relatório do evento e reunião de lições aprendidas

No Mentrun, o prazo de cada tarefa do modelo é contado em dias depois do início do projeto. Com o projeto começando no D-90, o evento cai no dia 90 e o D+7 no dia 97. Se o cliente mudar a data, Alterar prazo registra o motivo, a data e quem alterou, e pode empurrar as tarefas abertas junto, sem refazer o cronograma.

Como tratar cada fornecedor como tarefa com prazo?

Trate cada fornecedor como uma sequência de tarefas com dono e data: cotar, contratar, confirmar e pagar. Fornecedor que só existe na planilha de orçamento some da cabeça da equipe até a véspera; fornecedor que é tarefa aparece no sino de alguém quando o prazo chega.

• Dependência entre tarefas: a confirmação do buffet depende da lista final de convidados, e a tarefa mostra se a anterior já foi concluída.
• Checklist na tarefa: o que conferir na confirmação, como horário de montagem, energia, acesso de carga e contato no dia.
• Aviso antes do prazo: a automação Lembrete quando o prazo da tarefa estiver chegando avisa o responsável no sino.
• Pagamento com vencimento: sinal e saldo de cada fornecedor entram no Financeiro como contas a pagar, com o fornecedor e o vencimento.

Como registrar as reuniões de alinhamento com o cliente?

Registre cada alinhamento como reunião gravada e analisada: o cliente decide muita coisa falando, e a decisão dita na call é a que mais some. Com a análise, o resumo traz o que mudou, os próximos passos viram tarefas e o minuto da fala fica guardado para quando alguém perguntar quem pediu aquilo.

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   Grave o alinhamento

   A call gravada no Fathom chega sozinha ao Mentrun. Reunião com transcrição feita em outro lugar entra por Enviar transcrição.

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   Leia o que mudou

   Em até 2 minutos, a reunião traz resumo e até 8 próximos passos. “Cliente troca o jantar por coquetel volante” aparece no resumo, com o minuto em que foi dito.

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   Atualize os fornecedores

   Cada próximo passo vira tarefa com um toque de confirmação: avisar o buffet, refazer a planta, pedir orçamento de bar.

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   Mande o combinado por escrito

   Gerar follow-up escreve o e-mail de retorno ao cliente com o que foi decidido, enquanto a conversa está fresca.

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   Prepare o próximo alinhamento

   Preparar reunião, na ficha do cliente, junta o histórico antes da próxima conversa.

A ata para enviar ao cliente segue o modelo de ata de alinhamento com cliente. Veja como a análise funciona em reuniões com IA.

Como uma empresa de eventos gerencia vários eventos no mesmo mês?

Com vários eventos no mesmo mês, o risco deixa de ser um fornecedor e passa a ser a equipe: o produtor com três montagens na mesma semana. Olhe três coisas toda segunda-feira: o que atrasou em cada evento, a situação de cada projeto e a carga de cada pessoa.

• Relatório semanal: toda segunda de manhã, para cada projeto ativo, o que foi feito, o que atrasou (com o responsável) e os próximos prazos.
• Situação do projeto: no prazo, atenção ou em risco, com motivo e próxima ação, na lista de projetos.
• Capacidade: a carga de cada pessoa comparada com a capacidade combinada, também nas próximas semanas.

O método para não se perder entre projetos está em gestão de múltiplos projetos.

O que fazer no pós-evento, do D+1 ao D+7?

No pós-evento, feche quatro frentes em uma semana: fornecedores, opinião de quem participou, relatório ao cliente e lições para o próximo evento. Agência que pula o pós repete os mesmos erros e perde a melhor hora de vender o evento do ano seguinte.

• Fornecedores: equipamentos devolvidos, avarias registradas e saldos pagos depois da conferência.
• Participantes: pesquisa de satisfação até o D+2, enquanto o evento está na memória.
• Cliente: relatório com presença, avaliação, fotos e gastos contra a verba, apresentado numa reunião de resultado.
• Equipe: reunião de lições aprendidas e Salvar como modelo, para o cronograma corrigido virar o ponto de partida do próximo evento.

Antes de encerrar o projeto, confira as entregas com o checklist de entrega de projeto. A automação Pedir avaliação 2 dias após concluir o projeto cria a tarefa de pedir a avaliação do cliente.

Como fica uma convenção de vendas na Ponto de Encontro Eventos?

A Ponto de Encontro Eventos (fictícia) tem 8 pessoas e faz de 3 a 5 eventos corporativos por mês. Em agosto, fechou a convenção anual da Distribuidora Rota Sul (fictícia): 420 participantes, um dia de palestras e jantar, verba de R$ 380.000.

Por que agências de eventos trocam a planilha de cronograma pelo Mentrun?

Porque no Mentrun o cronograma regressivo, os fornecedores, as decisões do cliente e a carga da equipe ficam no mesmo projeto, e a mudança de data não obriga a refazer tudo: