Gestão de escritório de advocacia: clientes, reuniões, demandas consultivas e horas num só lugar

O que é gestão de escritório de advocacia?

Gestão de escritório de advocacia é a organização do atendimento ao cliente, da distribuição das demandas, das horas da equipe, dos honorários e do conhecimento interno do escritório. Ela decide se o cliente de partido mensal recebe resposta no prazo, se o sócio sabe quanto cada cliente consome e se o advogado novo encontra o modelo certo sem perguntar.

Essa parte do trabalho pesa mais no escritório que atende empresas, com partido mensal ou trabalho consultivo: reuniões com o cliente, pedidos que chegam por e-mail, pareceres, revisões de contrato, modelos que se repetem e horas que ninguém lança. Sem um sistema, cada sócio guarda o próprio jeito de fazer.

Onde a gestão de um escritório de advocacia aperta?

• A reunião com o cliente não deixa registro. O sócio combina três providências, e o associado fica sabendo pelo cliente uma semana depois.
• A demanda consultiva não tem fila. O pedido de revisão de contrato chega no e-mail do sócio e espera sem prazo.
• O partido mensal não mostra quanto consome. O cliente paga um valor fixo e ocupa o dobro das horas que o honorário cobre.
• O modelo bom está no computador de alguém. Cada advogado tem a sua versão da notificação extrajudicial e do contrato de prestação.
• O estagiário novo aprende perguntando, e o sócio responde a mesma coisa toda semana.
• A proposta de honorários sai em Word por e-mail, e ninguém sabe se o cliente abriu.

O que um sistema de gestão para advogados e escritórios de advocacia precisa ter?

Quais indicadores o escritório de advocacia deve acompanhar?

O escritório de advocacia deve acompanhar o valor efetivo da hora por cliente, as horas faturáveis por advogado, o prazo de resposta das demandas consultivas, as propostas de honorários aceitas e os clientes de partido que saem. São os números que mostram se a operação paga o trabalho.

O partido mensal está pagando o trabalho do escritório?

O partido mensal paga o trabalho quando o valor dividido pelas horas lançadas chega perto do valor de referência da hora do escritório. A conta mostra onde está a diferença.

A calculadora de valor hora ajuda a chegar no valor de referência do escritório, somando custos, horas disponíveis e margem.

O que o modelo Advocacia traz pronto e o que cada parte cobre?

No Mentrun, o escritório escolhe o modelo Advocacia na configuração guiada. O projeto vira “caso”, com o modelo Caso contencioso em 7 etapas, da abertura ao encerramento e arquivo, e pastas restritas como Contrato e procuração, Provas e Peças e estratégia. Critérios da nota, etapas e pastas são editáveis.

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   Reunião registrada

   A reunião gravada pelo Fathom, ou a transcrição enviada, vira resumo com próximos passos ligados ao cliente. As providências viram tarefas com responsável depois da confirmação de uma pessoa.

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   Demanda vira chamado com prazo

   Cada pedido do cliente entra como chamado com prioridade, responsável, prazo de primeira resposta e prazo de resolução. O cliente pode abrir pelo portal, e a gestão é avisada quando o prazo estoura.

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   Horas por cliente

   O cronômetro na tarefa ou a semana lançada mostram as horas faturáveis e não faturáveis de cada cliente, e a gestão aprova a semana antes de fechar.

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   Modelos e entendimentos em Documentos

   Modelos extrajudiciais, checklists e entendimentos internos ficam em Documentos, com versões e leitura obrigatória com “Confirmar que li”. O Assistente responde citando o documento.

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   Proposta e contrato de honorários

   A proposta vai por link e mostra quando o cliente abriu. O aceite vira contrato a partir de um modelo do escritório, com assinatura pela conta ZapSign do escritório.

Registro de reunião
Cliente: ____    Data: __/__    Participantes: ____
Assunto: ____

O que o cliente relatou (fatos, sem opinião): ____
Documentos pedidos ao cliente e prazo: ____ até __/__

Providências do escritório:
1. ____ (responsável: ____, até __/__)
2. ____ (responsável: ____, até __/__)

Está no partido mensal? sim / não (se não: proposta até __/__)
Próximo contato: __/__ às __h

Para uma versão mais completa do registro, com decisões e pendências do cliente, veja o modelo de ata de reunião com cliente.

O Copilot de vendas cabe num escritório de advocacia?

Cabe na reunião de apresentação da proposta de honorários feita pelo navegador. O Copilot de vendas do Mentrun acompanha a call de vendas ao vivo e, quando o cliente traz uma objeção, mostra na hora a resposta do seu playbook e a pergunta para conduzir o fechamento. Ali, objeções como “outro escritório cobra menos” e “vou pensar” podem ter a resposta combinada pelos sócios no playbook.

O escritório usa o Copilot nas reuniões comerciais e segue as regras de ética da OAB na comunicação com o cliente. A transcrição acontece pelo navegador do advogado, sem gravar a call, e o cliente é avisado de que a conversa está sendo transcrita.

Como é um dia num escritório de advocacia com o Mentrun?

O Ipê Advocacia Empresarial (fictício) tem 3 sócios, 6 advogados e 2 estagiários e atende 40 empresas com partido mensal. Uma segunda-feira:

Na conversa com a rede de supermercados, a sócia leva as horas do trimestre e a lista de demandas atendidas. O cliente vê o que recebeu, e a revisão do partido parte de dado. Para registrar o combinado em qualquer reunião, veja o guia como registrar o que foi combinado com o cliente.

Como implantar a gestão do escritório de advocacia em 7 dias?

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   Dia 1: modelo Advocacia

   Na configuração guiada, escolha o card Advocacia. O caso já vem com etapas, tarefas com prazo interno, pastas restritas e as automações de prazo e de audiência; o escritório ajusta ao seu jeito.

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   Dia 2: sócios, advogados e estagiários

   Convide a equipe com os cargos prontos e crie acessos restritos para as pastas sensíveis. Usuários são ilimitados.

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   Dia 3: clientes e partidos

   Importe a planilha de clientes e registre o valor e as horas previstas de cada partido mensal.

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   Dia 4: modelos do escritório

   Suba os 10 modelos mais usados para Documentos e marque como leitura obrigatória o manual interno.

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   Dia 5: prazos das demandas

   Defina prazos de resposta por prioridade e ligue “Prazo do chamado estourado avisa a gestão”.

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   Dia 6: reuniões conectadas

   Conecte o Fathom, com o aviso de gravação já combinado com os clientes.

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   Dia 7: primeira semana de horas

   Peça à equipe que lance as horas por cliente e veja o valor efetivo da hora de cada partido.

Por que escritórios trocam e-mail e pastas de rede pelo Mentrun?