Gravar reunião com cliente: o que a LGPD pede e como avisar

Gravar as reuniões com clientes virou rotina em agências e consultorias: a gravação vira ata, tira dúvida sobre o que foi combinado e treina o time. A pergunta que vem junto é se isso pode, e o que a Lei Geral de Proteção de Dados exige. A resposta curta é que pode, com aviso, finalidade clara, base legal e cuidado com o arquivo.

A gravação é parte do registro da reunião. O que registrar na ata está no modelo de ata de reunião. Aqui o assunto é a gravação em si.

Gravação de reunião é dado pessoal?

Sim. A LGPD define dado pessoal como informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável (art. 5º, I, da Lei 13.709/2018). Voz, imagem e nome de quem participa da reunião se encaixam. Na prática, a gravação também carrega o que as pessoas disseram sobre a empresa delas, o que pede cuidado mesmo quando não é dado pessoal.

Se a gravação for usada para reconhecer pessoas pela voz ou pelo rosto, ela pode virar dado biométrico, que a lei trata como sensível (art. 5º, II) e com regras mais rígidas. Gravar para fazer ata e lembrar o combinado não é esse caso.

Qual base legal usar para gravar a reunião?

Todo tratamento de dado pessoal precisa de uma base legal do art. 7º da LGPD. Para gravação de reunião com cliente, três aparecem com mais frequência:

Em 2024, a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) publicou um guia sobre legítimo interesse com um teste em três etapas: finalidade, necessidade e balanceamento com salvaguardas. Se a sua empresa usa essa base para gravar, vale registrar esse teste por escrito.

Como avisar o cliente que a reunião será gravada?

O art. 9º da LGPD diz que a pessoa tem direito a saber, de forma clara, a finalidade, a forma e a duração do tratamento, quem é o responsável, com quem os dados são compartilhados e quais são os direitos dela. Na prática, o aviso aparece em três lugares: no contrato, no convite da reunião e na abertura da gravação. Se você manda pauta antes, o aviso pode ir junto com o modelo de pauta de reunião.

1. NO CONVITE DA REUNIÃO
Esta reunião será gravada e transcrita para registrar os combinados e gerar a ata. A gravação fica disponível apenas para a equipe que atende sua empresa e é apagada em [prazo]. Se preferir que não gravemos, é só responder este convite.

2. NA ABERTURA DA REUNIÃO (falado)
"Antes de começar: estamos gravando para fazer a ata e não perder nenhum combinado. Só a nossa equipe do projeto tem acesso, e a gravação é apagada em [prazo]. Tudo bem para vocês?"

3. NO CONTRATO (cláusula de referência)
As reuniões entre as partes poderão ser gravadas e transcritas pela [empresa] com a finalidade de registrar decisões e próximos passos e de executar os serviços contratados. As gravações terão acesso restrito à equipe do projeto, serão armazenadas por [prazo] e poderão ser processadas por fornecedores de gravação e transcrição que atuam em nome da [empresa]. Os participantes podem pedir acesso, correção ou eliminação pelo e-mail [contato].

E se o cliente não quiser que grave?

Não grave. Anote os próximos passos à mão e mande o resumo por escrito no mesmo dia, pedindo confirmação. Também dá para combinar gravar só parte da reunião, deixando fora um assunto sensível. Insistir na gravação custa mais confiança do que vale.

Por quanto tempo guardar a gravação?

A LGPD não fixa um prazo para gravações. Ela diz que o tratamento termina quando a finalidade é alcançada e que os dados devem ser eliminados depois disso, com exceções como o cumprimento de obrigação legal (arts. 15 e 16). Por isso, defina o prazo pela finalidade e escreva numa política curta. Um exemplo, que não é regra:

Onde guardar e quem pode acessar a gravação?

• Acesso restrito. Só quem atende o cliente. A LGPD pede medidas de segurança para proteger os dados de acessos não autorizados (art. 46).
• Fornecedores contam. O gravador, a ferramenta de transcrição e o serviço de IA tratam os dados em nome da sua empresa. Leia os termos de cada um.
• Servidor fora do Brasil. Muitos gravadores armazenam no exterior. A LGPD tem regras para transferência internacional de dados (art. 33).
• Nada em celular pessoal ou pasta aberta. Gravação baixada e compartilhada por link público é o vazamento mais comum.

Empresa pequena tem regras mais simples?

Tem algumas. A Resolução CD/ANPD nº 2, de 2022, vale para agentes de tratamento de pequeno porte, como microempresas, empresas de pequeno porte (receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões) e startups. Eles podem manter o registro das operações de tratamento de forma simplificada, têm prazo em dobro para atender pedidos dos titulares e não são obrigados a indicar um encarregado de dados, desde que ofereçam um canal de contato. As facilidades não valem para quem faz tratamento de alto risco. Aviso, base legal e segurança continuam valendo para todos.

O que a pessoa gravada pode pedir?

Pelo art. 18 da LGPD, quem foi gravado pode pedir confirmação de que a empresa tem os dados, acesso, correção, eliminação de dados desnecessários e informação sobre com quem foram compartilhados. Se a base foi o consentimento, pode revogá-lo. Tenha um contato para esses pedidos no aviso.

O que conferir antes de gravar reuniões com cliente?

1. Base legal escolhida e registrada (com o teste de legítimo interesse, se for essa a base).
2. Cláusula de gravação no contrato.
3. Aviso no convite e na abertura da reunião.
4. Alternativa para quem não quer ser gravado.
5. Prazo de retenção definido por tipo de arquivo.
6. Acesso restrito à equipe do cliente.
7. Termos dos fornecedores de gravação, transcrição e IA lidos.
8. Contato para pedidos de acesso, correção e eliminação.

Se você ainda está escolhendo como gravar, o guia como transcrever reunião do Google Meet compara as opções.

O aviso de gravação vale para qualquer plataforma. Os passos de cada uma estão em como transcrever reunião do Zoom, como transcrever reunião do Teams e como transcrever reunião do Google Meet.