Termo de consentimento para gravar reunião: aviso no convite, frase falada e cláusula

Modelo de termo de consentimento para gravar a reunião

Use as três primeiras peças em conjunto: o convite avisa antes, a frase falada confirma na hora e a cláusula deixa o combinado no contrato. A quarta peça só entra quando você quiser usar um trecho para outra finalidade, como treinar o time.

Assunto do convite: [título da reunião] · será gravada e transcrita

Olá, [nome].

Esta reunião por vídeo será gravada e transcrita para [finalidade: registrar o que combinarmos e gerar a ata]. A gravação e a transcrição ficam acessíveis só à nossa equipe do projeto e são apagadas em [prazo].

Se preferir que a reunião não seja gravada, ou que algum assunto fique de fora, responda este convite até [dia e hora] e combinamos outro formato.

Dúvidas sobre o tratamento dos seus dados: [e-mail do responsável].

VERSÃO CURTA (reunião de rotina)
"Antes de começar: vamos gravar e transcrever esta reunião para registrar o que combinarmos. Só a nossa equipe do projeto tem acesso. Alguém prefere que a gente não grave?"
(Espere a resposta e só então siga. Se a gravação já começou, o "tudo bem" fica registrado.)

VERSÃO COMPLETA (primeira reunião com o cliente)
"Boa tarde a todos. Esta reunião está sendo gravada e transcrita para [finalidade]. A gravação fica com a [empresa], é vista só por [quem] e é apagada em [prazo]. Vocês podem pedir acesso, correção ou exclusão pelo e-mail [contato]. Se alguém não concordar com a gravação, é só dizer agora e seguimos sem gravar. Podemos começar?"

QUANDO ALGUÉM ENTRA DEPOIS
"[Nome], seja bem-vindo. Estamos gravando e transcrevendo esta reunião para [finalidade]. Tudo bem para você?"

SE ALGUÉM RECUSAR
"Sem problema. Vou parar a gravação, anotamos os próximos passos à mão e eu envio um resumo por e-mail ainda hoje para vocês confirmarem."

CLÁUSULA [número] · GRAVAÇÃO E TRANSCRIÇÃO DE REUNIÕES

[número].1 As reuniões por vídeo entre as partes poderão ser gravadas e transcritas pela CONTRATADA para registrar decisões e próximos passos, apoiar a execução dos serviços e elaborar atas e relatórios.

[número].2 A CONTRATADA avisará os participantes, no convite ou no início de cada reunião, de que ela será gravada e transcrita. O participante que não concordar poderá pedir que a reunião, ou o trecho, não seja gravado.

[número].3 As gravações e transcrições terão acesso restrito à equipe responsável pelo projeto e serão guardadas por [prazo], sendo depois eliminadas, salvo obrigação legal ou necessidade de exercício de direitos em processo.

[número].4 A CONTRATADA poderá usar fornecedores de gravação, transcrição e análise por inteligência artificial que atuem em seu nome, obrigando-os a proteger as informações.

[número].5 Os participantes podem pedir acesso, correção ou eliminação dos seus dados pelo e-mail [contato]. A CONTRATANTE se compromete a informar seus representantes sobre esta cláusula.

[número].6 O uso de trechos das reuniões em treinamentos, divulgação ou qualquer outra finalidade diferente das acima depende de autorização específica e por escrito.

Qual peça usar em cada situação?

Cada peça tem um papel. O convite dá tempo para a pessoa decidir, a frase falada confirma no momento e a cláusula vale para todas as reuniões do contrato. A tabela mostra a combinação certa para as situações mais comuns de agências e consultorias.

Como preencher finalidade, prazo e quem acessa?

Os campos entre colchetes são o que torna o termo verdadeiro. Um aviso vago, como “para fins diversos”, não informa nada e pode ser questionado. Escreva o que a sua empresa faz de fato, porque é isso que a pessoa está aceitando. Quem já manda pauta de reunião antes do encontro pode incluir o aviso ali.

• Finalidade: diga para que serve, por exemplo registrar combinados e gerar a ata. Quanto mais específica, melhor.
• Prazo: use o mesmo prazo da sua política de guarda. Escreva um número de dias ou meses, não “pelo tempo necessário”.
• Quem acessa: a equipe do projeto, e não “a empresa”. Se houver ferramenta de IA no meio, diga que ela atua em nome da empresa.
• Fornecedores: cite o tipo (gravação, transcrição, análise por IA), não precisa citar o nome de cada um no convite.
• Contato: um e-mail que alguém lê, para o pedido de acesso, correção ou exclusão.

Quando basta avisar e quando é preciso pedir o consentimento?

Avisar é sempre necessário. Pedir o consentimento formal depende da base legal que a empresa usa. Em reunião entre empresas, para registrar o combinado, muitas empresas avaliam o legítimo interesse (art. 7º, IX), sempre com aviso claro. Para outra finalidade, como usar um trecho em treinamento, o consentimento específico costuma ser o caminho.

A LGPD pede que o consentimento se refira a finalidades determinadas, e autorização genérica é nula (art. 8º, §4º), prevê que ele pode ser revogado a qualquer momento (art. 8º, §5º) e coloca na empresa o ônus de provar que o obteve (art. 8º, §2º). O texto da Lei 13.709/2018 está no site do Planalto, e o post gravar reunião com cliente e LGPD explica cada base legal.

AUTORIZAÇÃO DE USO DE TRECHO DE REUNIÃO (finalidade específica)

Eu, [nome], participante da reunião de [data] entre [empresa] e [empresa], autorizo o uso do trecho de [minuto inicial] a [minuto final] (assunto: [tema]) para [treinamento interno da equipe da empresa], pelo prazo de [prazo].

O trecho não será publicado nem usado para outra finalidade. Posso revogar esta autorização a qualquer momento, por e-mail para [contato], sem prejuízo da minha relação com [empresa].

Nome:            Cargo:            Data: __/__/____
Assinatura, ou resposta por e-mail com "de acordo".

Como provar que a pessoa foi avisada?

Guarde o que mostra o aviso e a resposta. Não é preciso um documento assinado para cada reunião: o convite enviado, a frase falada que fica no próprio arquivo da gravação e a cláusula do contrato formam um conjunto que conta a mesma história, em ordem.

• O convite enviado, com o aviso no corpo do texto, fica no e-mail e na agenda.
• A frase falada vale mais quando a gravação começa antes dela, porque o “tudo bem” da pessoa fica registrado.
• A cláusula fica no contrato assinado, que o modelo de contrato de prestação de serviços pode receber como uma cláusula a mais.
• A recusa também se registra, com a nota de que o resumo foi mandado por escrito no lugar da gravação.

Como o Mentrun ajuda no aviso e no prazo de guarda?

O Fathom grava e transcreve a reunião por vídeo, e o Mentrun recebe a transcrição, analisa e leva o combinado para tarefas. Ao conectar as gravações, o Mentrun lembra que a empresa informa os participantes e precisa de base legal, e as páginas de privacidade do Mentrun trazem uma frase sugerida para a abertura.

• Lembrete na conexão: na configuração guiada, no bloco de gravações ao lado do Fathom, o Mentrun avisa que a empresa é responsável por informar os participantes e por ter base legal, e sugere avisar no início de cada reunião e no convite.
• Frase sugerida: as páginas de LGPD e de privacidade do Mentrun trazem o aviso pronto: “Esta reunião será gravada e transcrita para registro e melhoria do nosso atendimento. Se preferir que não seja gravada, é só avisar.” Adapte à sua finalidade, como na peça 2.
• Reuniões do time também: o aviso da tela Dados e privacidade vale para reuniões com clientes e do time.
• Prazo da transcrição: em Empresa › Dados e privacidade, a empresa escolhe por quanto tempo a transcrição fica guardada, de 3 meses a 5 anos. Depois do prazo o texto é apagado, e análises, notas e resumos continuam.
• Dados sob controle: o Dono exporta todos os dados da empresa e pode pedir a exclusão, apagada depois de 30 dias.

O prazo que você escreve no convite e na cláusula deve ser o mesmo que está configurado ali. Para ver o caminho completo da reunião gravada até a tarefa, veja a integração com o Fathom e as reuniões com IA.