Política de gravação de reuniões: modelo pronto para adaptar à sua empresa

Modelo de política de gravação de reuniões para copiar

O texto cabe em duas páginas e vale para reuniões internas e com clientes. Ele fixa a regra da casa; o aviso que cada participante recebe fica no termo de consentimento para gravar reunião, e o uso dos dados pela IA segue a política de uso de IA. Troque o que está entre colchetes.

POLÍTICA DE GRAVAÇÃO DE REUNIÕES · [nome da empresa]
Versão 1.0 · Vigência a partir de [data] · Dono: [nome e cargo] · Próxima revisão: [data, em até 6 meses]

1. OBJETIVO E ALCANCE
Registrar decisões e próximos passos sem depender da memória de ninguém, protegendo as pessoas que participam. Vale para sócios, equipe, freelancers e convidados, em reuniões por vídeo e presenciais gravadas.

2. QUAIS REUNIÕES SÃO GRAVADAS
Gravamos: kickoff, alinhamento e status com cliente, reunião de decisão e treinamento interno.
Não gravamos: conversa sobre pessoas (feedback, remuneração, desligamento), reunião com assunto sigiloso e qualquer reunião em que o cliente peça para não gravar.
Quem conduz a reunião decide na hora e pode parar a gravação a qualquer momento.

3. AVISO E RECUSA
Toda reunião gravada é avisada duas vezes: no convite e em voz alta no início, com a frase do termo de consentimento. Quem não concordar pode pedir que a gravação não aconteça ou seja interrompida, sem prejuízo para a relação com a empresa. Quem entra depois é avisado ao entrar.

4. QUEM ACESSA
Acessa a equipe do projeto ou do tema da reunião. Reunião interna de gestão: só a diretoria. Compartilhar a gravação fora da empresa exige autorização de [cargo]. Ninguém baixa nem encaminha gravação para conta pessoal.

5. POR QUANTO TEMPO GUARDAMOS
Gravação em vídeo: [prazo]. Transcrição: [prazo]. Ata, resumo e decisões: [prazo, em geral o da vida do contrato mais o prazo definido com o jurídico]. Depois do prazo, [cargo] apaga o material e registra a eliminação.

6. O QUE A IA PODE FAZER COM A GRAVAÇÃO
Pode: transcrever, resumir, listar próximos passos e responder perguntas da equipe sobre a reunião, só em ferramentas da lista aprovada e com conta da empresa.
Não pode: treinar modelo com o conteúdo, avaliar pessoas sozinha nem enviar resultado a cliente sem revisão de uma pessoa.
Ao ligar a IA da plataforma de reunião (Meet, Teams ou outra), o organizador avisa os participantes.

7. FERRAMENTAS E CONTAS
Ferramentas aprovadas: [lista]. Cada pessoa usa a conta da empresa. Ferramenta nova só com autorização de [cargo].

8. DÚVIDAS, PEDIDOS E INCIDENTES
Pedido de acesso, correção ou exclusão de um participante vai para [e-mail] e é respondido em [prazo]. Gravação enviada para a pessoa errada ou fora da empresa é avisada a [cargo] no mesmo dia.

REVISÃO
Revisada a cada 6 meses e quando mudar uma ferramenta, a lei ou um contrato.

CIÊNCIA
Li e entendi a versão [número].   Nome: ____________   Cargo: ____________   Data: __/__/____

Quais reuniões gravar e quais deixar de fora?

Grave a reunião em que o combinado importa depois: kickoff, status, alinhamento e decisão. Deixe sem gravação as conversas sobre pessoas e as de assunto sigiloso. A divisão abaixo serve de ponto de partida e muda com o seu contrato.

Como anunciar a política ao time e ao cliente?

Política guardada em pasta não muda comportamento. Apresente ao time em reunião curta com o texto na tela, avise o cliente no convite e na primeira reunião e inclua a leitura no onboarding de quem entra. O checklist abaixo reúne os passos.

ANTES
[ ] Política aprovada por [cargo] e revisada pelo jurídico
[ ] Frase de abertura e aviso de convite prontos (termo de consentimento)
[ ] Lista de ferramentas aprovadas atualizada
[ ] Prazo de guarda configurado na ferramenta, não só no papel

NA REUNIÃO DE ANÚNCIO (20 minutos)
[ ] Mostrar as 8 seções em 5 minutos, com exemplos reais da empresa
[ ] Treinar a frase falada: cada pessoa diz a frase uma vez
[ ] Combinar o que fazer quando alguém recusar
[ ] Abrir perguntas e anotar o que ficou sem resposta

DEPOIS
[ ] Enviar a política por escrito com pedido de leitura
[ ] Colher a confirmação de leitura de todos em até 7 dias
[ ] Incluir no onboarding de quem entra
[ ] Avisar clientes ativos sobre a regra no próximo convite
[ ] Marcar a revisão em 6 meses na agenda do dono

O que mudou nas plataformas de reunião em 2026?

Duas notícias do segundo semestre de 2026 mostram por que a política precisa tratar de IA e de aviso: um controle de IA dentro da reunião no Teams e uma decisão judicial americana sobre transcrição automática.

Segundo o aviso MC1319216 do Centro de Mensagens do Microsoft 365, organizador e apresentadores com licença passam a poder ligar e desligar o Meeting AI durante a reunião, o que controla o Microsoft 365 Copilot, o Facilitator e o resumo.

Ligar o Meeting AI liga também a transcrição, um indicador mostra aos participantes se a IA está ativa e o botão só aparece onde a política da empresa permite. A liberação é gradual.

Na prática, a política deve dizer quem pode ligar a IA da plataforma, quem avisa os participantes e se o resumo gerado por ela pode ser guardado. O que a plataforma gera continua sujeito às regras de retenção da sua empresa.

A outra notícia vem dos Estados Unidos. Em 13 de agosto de 2026, no caso In re Otter.AI Privacy Litigation, o tribunal federal do norte da Califórnia deixou seguir as acusações de interceptação sem consentimento, de violação de privacidade da Califórnia e de biometria de Illinois.

Os autores alegam que as reuniões foram gravadas sem o consentimento de todos os participantes. É decisão sobre a continuidade do processo, não sobre quem tem razão, e vale a lei americana.

A lição para qualquer empresa de serviço é a mesma: o aviso deve alcançar quem participa, e não só quem instalou a ferramenta.

Como colocar a política em prática no Mentrun?

No Mentrun, a reunião chega pelo Fathom: cada pessoa conecta a própria conta em Empresa › Integrações e as reuniões gravadas chegam sozinhas, com transcrição e resumo. Quem prefere não usar o Fathom envia a transcrição em Reuniões, no botão Enviar transcrição.

• Prazo de guarda: em Empresa › Dados e privacidade, o campo Guardar transcrições por oferece 3 meses, 6 meses, 1 ano, 2 anos ou 5 anos. Depois do prazo o texto das calls é apagado, e análises, notas e resumos continuam. O vídeo continua no Fathom, de onde o player da reunião o abre, então a política deve dizer quem apaga a gravação lá e quando.
• Quem vê o quê: o assistente responde citando a fonte e só mostra o que o cargo da pessoa pode ver, o que reforça a seção 4 da política.
• O que a IA faz: no Mentrun, o uso fica registrado por empresa em Empresa › Integrações, no cartão Uso da IA. As sugestões da IA só valem com a confirmação de uma pessoa.

Quais erros tornam a política inútil e como corrigir?

Quase toda política de gravação falha em um destes pontos. Todos se resolvem com uma frase mais clara e um dono para cada regra.

• Regra sem prazo de guarda. “Guardamos pelo tempo necessário” não orienta ninguém. Escreva um número e configure-o na ferramenta.
• Aviso só no convite. Quem entra depois não leu o convite. Mantenha a frase falada no início e ao entrar de alguém.
• Gravar tudo por hábito. Arquivo demais vira risco e custo. Use a tabela de quais reuniões gravar e revise a cada seis meses.
• IA sem regra. Sem a seção 6, cada pessoa liga o resumo automático que quiser. Liste as ferramentas aprovadas e quem pode ligar a IA.
• Política sem leitura confirmada. Peça a confirmação por escrito. Ela é a prova de que o time conhecia a regra, e o guia de LGPD para agências mostra como organizar essas provas.