Política de uso de IA na empresa: modelo com dados e revisão

Modelo de política de uso de IA para copiar

O texto abaixo cabe em duas páginas e segue a estrutura do modelo de política interna. Troque o que está entre colchetes pelo que a sua empresa usa de fato, apague o que não se aplica e peça a cada pessoa que confirme a leitura.

Política de uso de inteligência artificial (modelo)

POLÍTICA DE USO DE INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL · [nome da empresa]
Versão 1.0 · Vigência a partir de [data] · Dono: [nome e cargo] · Próxima revisão: [data, em até 6 meses]

1. OBJETIVO
Permitir que a equipe use IA para trabalhar melhor sem expor dados de clientes, da empresa ou de pessoas.

2. A QUEM VALE
Sócios, equipe, estagiários, freelancers e terceiros que usem IA em trabalho da empresa, em qualquer equipamento.

3. FERRAMENTAS APROVADAS
[Ferramenta | para que serve | quem usa | tipo de conta]
Use só ferramentas desta lista, com a conta da empresa. Ferramenta nova só com autorização do dono desta política. Conta pessoal não é usada com dado de cliente.

4. CLASSIFICAÇÃO DOS DADOS
PODE: material público, ideias e rascunhos sem cliente identificável, estrutura de documento, pesquisa de mercado, e-mail genérico.
COM CUIDADO (só em ferramenta aprovada, sem o nome do cliente quando der): briefing, ata e transcrição de reunião, proposta, relatório de resultados, planilha de tarefas e horas, contato profissional de clientes.
NUNCA: senha, chave de acesso e token; documentos pessoais, dados de saúde, dados financeiros de pessoas e outros dados sensíveis; dados de crianças; informação sob sigilo (NDA) sem autorização do cliente; segredo comercial de terceiros.
Na dúvida, trate como "com cuidado" e pergunte ao dono da política.

5. CHAVE E CONTAS DA EMPRESA
A chave de acesso à IA é da empresa. É cadastrada por [cargo], guardada em [local] e nunca enviada por chat ou e-mail. Quem sai da empresa perde o acesso no mesmo dia. O gasto é conferido todo mês por [cargo].

6. REVISÃO HUMANA
Nada produzido por IA vai para cliente sem a leitura de uma pessoa, que responde pelo conteúdo. Confira números, datas, nomes, citações, textos de contrato e promessas. A IA não decide sozinha contratação, desligamento, cobrança nem aceite de proposta.

7. DADOS PESSOAIS E LGPD
Use só os dados necessários para a tarefa. Pedido de um titular sobre os próprios dados vai para [responsável] no mesmo dia. Suspeita de vazamento é avisada a [responsável] imediatamente, antes de qualquer tentativa de "consertar".

8. CLIENTES
Quando o contrato ou o cliente pedir, informamos que usamos IA e para quê. Dado de um cliente nunca é usado no trabalho de outro.

9. REGISTRO
Documento interno relevante feito com apoio de IA leva a nota "rascunho com apoio de IA, revisado por [nome]".

10. SE A POLÍTICA NÃO FOR SEGUIDA
Primeiro passo: conversa com o líder. Consequências formais: definir com orientação jurídica ou trabalhista.

11. REVISÃO
Esta política é revisada a cada 6 meses e quando mudar uma ferramenta, a lei ou um contrato.

CIÊNCIA
Li e entendi a versão [número].   Nome: ____________   Cargo: ____________   Data: __/__/____

Como classificar os dados: o que pode, o que pede cuidado e o que nunca vai para a IA?

Três faixas bastam para uma empresa de serviço. A faixa depende do dano se o dado vazar e de quem é o dono dele: a empresa, o cliente ou uma pessoa. Na dúvida, o dado sobe de faixa. A tabela traz exemplos do dia a dia de agências e consultorias.

Faixas de dado para uso de IA, com exemplos de empresa de serviço
Faixa	Exemplos	Regra
Pode	Pesquisa de mercado pública, rascunho de e-mail sem cliente, estrutura de apresentação, ideias de pauta	Qualquer ferramenta aprovada
Com cuidado	Briefing, transcrição de reunião, proposta, relatório de resultados, planilha de horas	Só ferramenta aprovada, com conta da empresa; tire o nome do cliente quando a tarefa permitir
Nunca	Senhas e chaves, documentos pessoais, dados de saúde, informação sob NDA sem autorização, segredo de terceiros	Não entra em nenhuma ferramenta de IA, nem anonimizado às pressas

O contrato de sigilo do cliente pode ser mais rígido que a sua política. Se houver um acordo de confidencialidade assinado, a regra do contrato vale: confira se ele permite o uso de ferramentas de IA antes de colar qualquer informação do projeto.

Quando uma pessoa precisa revisar o que a IA produziu?

Sempre que o resultado sair da empresa ou alimentar uma decisão. A IA erra com segurança: inventa número, mistura nomes e cita fonte que não existe. Por isso a política dá nome ao responsável. Quem enviou o texto responde por ele, tenha escrito ou não.

Números e datas conferidos na fonte original, não na própria resposta da IA.
Nomes, cargos e citações checados antes de irem a um cliente.
Texto de contrato ou de proposta lido por quem assina e, quando preciso, por um advogado.
Decisão que afeta uma pessoa, como contratação, desligamento ou cobrança, tomada por gente. A LGPD prevê, no art. 20, o direito de pedir revisão de decisões tomadas só por tratamento automatizado.

Como a política trata a chave da IA e as contas da empresa?

A chave da IA é da empresa, não de quem a criou. A política deve dizer quem cadastra, onde fica guardada, quem acompanha o gasto e o que acontece quando alguém sai. O risco mais comum, e o mais fácil de evitar, é a conta pessoal usada com dado de cliente.

Uma chave por empresa, sob responsabilidade de um cargo, e não uma por pessoa espalhada em conversas.
Guarda e troca: a chave nunca vai por chat ou e-mail, e é trocada quando alguém com acesso sai.
Gasto visível: alguém confere por mês quanto foi usado, por área e por pessoa.
Conta da empresa em toda ferramenta aprovada, para que o acesso acabe junto com o vínculo.

Como implantar a política de uso de IA em uma semana?

Uma semana basta se a política nascer do que o time já faz. Comece perguntando quais ferramentas as pessoas usam hoje, inclusive as não oficiais, e escreva a regra em cima dessa lista. Política que ignora a prática vira papel que ninguém lê.

1
Segunda: nomeie o dono
Uma pessoa responde pela política, tira dúvidas e aprova ferramenta nova. Em empresa pequena, é um sócio.
2
Terça: levante o uso real
Pergunte a cada pessoa quais ferramentas de IA usa e para quê. Sem punição: o objetivo é conhecer a prática.
3
Quarta: preencha as faixas de dado
Use a tabela acima com os exemplos dos seus clientes. Inclua o que o contrato de cada cliente restringe.
4
Quinta: aprove a lista de ferramentas
Escolha as ferramentas, passe-as para conta da empresa e retire o acesso das contas pessoais com dado de cliente.
5
Sexta: colete a ciência
Cada pessoa confirma a leitura da versão atual. Marque a revisão para seis meses.

Política que o time lê, confirma e não esquece

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Como a política funciona no dia a dia? Quatro situações

A Consultoria Vértice (fictícia, 22 pessoas) adotou a política acima. A tabela mostra como ela respondeu a quatro situações reais de uma semana comum, e qual regra decidiu cada uma.

Situações da Consultoria Vértice (fictícia) e a regra que decidiu cada uma
Situação	Pode?	Regra aplicada
Uma analista cola a transcrição de reunião com cliente num chat de conta pessoal	Não	Dado “com cuidado” só vai para ferramenta aprovada, com conta da empresa. Ela refaz o pedido na ferramenta aprovada
O consultor pede um rascunho de e-mail de cobrança sem nome nem valor	Sim	Texto genérico, faixa “pode”
O estagiário envia a planilha com CPF dos participantes de uma pesquisa para a IA resumir	Não	Dado pessoal de pesquisa fica fora. Ele resume com uma versão sem identificação, aprovada pelo dono da política
A IA escreve a proposta e o consultor a envia sem ler	Não	Revisão humana: quem envia responde pelo conteúdo e confere números e prazos

Nenhuma dessas situações exigiu punição. Elas viraram conversa de dois minutos porque a regra já estava escrita e a ferramenta aprovada estava à mão. O guia como implementar IA na empresa mostra o plano de 90 dias em que a política entra no primeiro mês.

Perguntas frequentes

Toda empresa precisa de uma política de uso de IA?

A LGPD não pede um documento com esse nome, mas exige medidas de segurança e transparência no tratamento de dados pessoais (arts. 6º e 46). A política é o jeito mais simples de mostrar que elas existem. Confirme com o seu advogado se o seu setor tem regras próprias.

A política vale para freelancers e terceiros?

Deve valer. Quem trabalha com dado do cliente em nome da empresa segue as mesmas regras. O ideal é citar a política no contrato do freelancer e pedir a ciência antes de dar acesso.

Com que frequência revisar a política de uso de IA?

A cada seis meses e sempre que mudar uma ferramenta, um contrato de cliente ou a lei. As ferramentas de IA mudam depressa, e uma lista aprovada há um ano costuma estar desatualizada.

O que fazer se alguém já colou dado de cliente numa ferramenta não aprovada?

Avisar o dono da política no mesmo dia, sem culpar ninguém. Ele registra o que foi enviado, para quem e quando, e avalia com o advogado se o caso exige avisar o cliente e comunicar a ANPD e os titulares, como prevê a LGPD para incidente com risco ou dano relevante (art. 48).

Onde guardar a política e confirmar que todos leram?

Num lugar que todos acessam e que registre a ciência. No Mentrun, a política fica em Documentos, com leitura obrigatória para todos ou para um cargo, o botão “Confirmar que li” e o pedido de nova confirmação quando o texto muda.

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