Sistema para escritório de arquitetura: etapas, aprovações e horas contra o honorário

Escritório de arquitetura fecha honorário por projeto e entrega por etapa. O valor é decidido no começo, e o custo vai sendo decidido nas reuniões: cada “e se a cozinha fosse aberta?” depois do anteprojeto aprovado consome horas que ninguém cobrou. Quem controla isso em planilha descobre o prejuízo quando o projeto já acabou.

Aqui estão um modelo de etapas com entregáveis, a conta de horas por etapa contra o honorário, um roteiro de reunião de aprovação e uma semana de um escritório fictício. Escritórios de interiores e estúdios que também fazem identidade visual podem comparar com a página de agências de branding e design, que segue a mesma lógica de projeto fechado com rodadas.

Qual a rotina de um escritório de arquitetura e onde ela trava?

A rotina de um escritório de arquitetura é tocar vários projetos em etapas diferentes, com apresentações, revisões e prazos que dependem da resposta do cliente, e ela trava quando a aprovação de uma etapa não fica registrada. Os sintomas:

• Aprovação por mensagem de voz. O cliente aprova o estudo numa mensagem de voz de dois minutos e, três semanas depois, diz que nunca concordou com a posição da escada.
• Mudança depois da etapa fechada. A planta aprovada no anteprojeto volta a mudar no executivo, e o retrabalho sai do honorário.
• Horas que ninguém soma. O honorário foi fechado pensando em 480 horas, e ninguém sabe quantas já foram gastas.
• Reunião com o casal, decisão de um só. Um aprova o layout, o outro vê na apresentação seguinte e pede para refazer.
• Prazos encavalados. Onze projetos em etapas diferentes, e a sócia só descobre o atraso quando o cliente cobra.
• Arquivo de etapa espalhado. A versão que o cliente aprovou está num e-mail, a revisão está no drive e a apresentação está no celular de alguém.

Quais são as etapas de um projeto de arquitetura e o que entregar em cada uma?

Um projeto de arquitetura costuma ter cinco etapas: levantamento e briefing, estudo preliminar, anteprojeto, projeto executivo e acompanhamento da execução. Cada uma precisa de entregável definido, de aprovação do cliente e de uma parte do honorário. O modelo abaixo usa percentuais de exemplo; troque pelos do seu contrato.

MODELO DE ETAPAS: PROJETO DE ARQUITETURA
Cliente: ____  Imóvel: ____  Área aproximada: ____ m²
Honorário total: R$ ____  Decisores (nome e papel): ____

ETAPA 1: LEVANTAMENTO E BRIEFING (5% do honorário)
Entregáveis: briefing assinado, levantamento do terreno ou do imóvel, programa de necessidades
Aprovação: aceite do briefing pelos decisores
Prazo de referência: 2 semanas

ETAPA 2: ESTUDO PRELIMINAR (15%)
Entregáveis: implantação, setorização e volumetria em até 2 alternativas
Aprovação: escolha de uma alternativa por escrito
Revisões incluídas: 1
Prazo de referência: 3 semanas

ETAPA 3: ANTEPROJETO (25%)
Entregáveis: plantas, cortes e fachadas da alternativa escolhida, memorial resumido
Aprovação: aceite do anteprojeto por escrito (depois dele, mudança de layout é aditivo)
Revisões incluídas: 2
Prazo de referência: 4 semanas

ETAPA 4: PROJETO EXECUTIVO (40%)
Entregáveis: desenhos de execução, detalhamentos, especificações e compatibilização com os projetos complementares
Aprovação: aceite do executivo
Revisões incluídas: 1
Prazo de referência: 6 a 8 semanas

ETAPA 5: ACOMPANHAMENTO DA EXECUÇÃO (15%)
Entregáveis: visitas combinadas, respostas às dúvidas da execução, relatório de cada visita
Visitas incluídas: ____
Prazo: conforme o cronograma da execução

REGRAS
Resposta do cliente a cada apresentação: até 5 dias úteis
Cada dia de atraso na resposta desloca o prazo da etapa
Mudança em etapa já aprovada: aditivo com prazo e valor
Canal oficial de arquivos e aprovações: ____

Para que a regra da etapa aprovada valha, escreva o critério de aceite e as exclusões no modelo de escopo de projeto antes da assinatura.

Quantas horas cabem em cada etapa do honorário fechado?

As horas que cabem em cada etapa saem do valor da etapa, da margem que o escritório quer manter e do custo-hora do time. Fazer essa conta antes de o projeto começar transforma o honorário num orçamento de horas que o time acompanha semana a semana.

O custo-hora vem da folha e das despesas do escritório divididas pelas horas produtivas, e a calculadora de valor-hora faz essa conta. No Mentrun, o cronômetro fica em cada tarefa da etapa, a aba Horas do projeto mostra o que já foi lançado e a margem aparece por projeto enquanto ele anda, como mostra controle de horas e margem.

Como conduzir a reunião de aprovação de cada etapa?

A reunião de aprovação funciona quando todos os decisores estão presentes, o que foi aprovado na etapa anterior é relembrado no começo e cada pedido sai classificado como ajuste incluído ou mudança de escopo. O roteiro abaixo cabe em 60 minutos.

ROTEIRO DA REUNIÃO DE APROVAÇÃO DE ETAPA
Projeto: ____  Etapa: ____  Data: ____
Presentes (todos os decisores): ____

ANTES (2 DIAS ÚTEIS)
[ ] Arquivos da etapa enviados pelo canal oficial
[ ] Pauta enviada: o que será apresentado e o que precisa ser decidido
[ ] Presença de todos os decisores confirmada

ABERTURA (5 MIN)
- Relembrar o que foi aprovado na etapa anterior, com a data
- Dizer o que precisa sair decidido hoje

APRESENTAÇÃO (25 MIN)
- Mostrar a solução ligando cada decisão ao briefing
- Separar o que é escolha do cliente do que é norma ou técnica

AJUSTES (20 MIN)
- Anotar cada pedido com as palavras do cliente
- Classificar na hora: ajuste incluído na etapa ou mudança de escopo
- Para mudança de escopo: avisar que segue proposta de aditivo

FECHAMENTO (10 MIN)
- Ler em voz alta o que foi aprovado e o que volta para revisão
- Combinar o prazo da revisão e a data da próxima reunião

DEPOIS (ATÉ 24 HORAS)
[ ] Resumo com aprovados, ajustes e prazos enviado ao cliente
[ ] Aceite da etapa pedido por escrito
[ ] Ajustes lançados como tarefas

O aceite por escrito pode seguir o termo de aceite de entrega, adaptado para a etapa. O desenho completo de aprovação, com rodadas e canal oficial, está no texto sobre fluxo de aprovação com cliente.

Como uma plataforma de gestão para arquitetos junta etapas, horas e cliente?

O Mentrun organiza o escritório com o modelo Arquitetura e engenharia, que já traz o “Projeto de arquitetura” em 7 fases, do briefing e levantamento à entrega, e 13 pastas como RRT e ART, Orçamentos e Fotos da obra. O escritório ajusta as fases às etapas acima. Cada parte do sistema cuida de um trecho:

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   Modelo de etapas montado com o Assistente

   Cole o modelo de etapas desta página no Assistente e peça o modelo de projeto. Ele mostra a prévia com etapas e tarefas, nada muda antes de você tocar em “Aplicar”, e dá para “Desfazer”.

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   Proposta que vira contrato e projeto

   A proposta sai por link público, com itens, total e validade, e o escritório vê quando o cliente abriu. Aceita, vira contrato; assinado pela conta ZapSign do escritório, o projeto começa sozinho com as cinco etapas.

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   Reunião que vira tarefa

   As apresentações chegam pelo Fathom de cada arquiteto ou pelo envio da transcrição. A IA devolve resumo e próximos passos, e “estudar cozinha aberta com ilha” vira tarefa da revisão com um toque.

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   Horas e prazo por projeto

   O cronômetro soma as horas de cada tarefa, a margem aparece por projeto e a tela Prazos e previsão mostra a data provável de cada entrega. Os projetos ficam em quadro, lista e calendário, com tarefas dependentes. Veja em projetos e tarefas.

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   Cliente acompanhando sem perguntar

   Pelo portal do cliente, os decisores acompanham a etapa, conversam com o escritório e baixam os arquivos publicados. Para quem só precisa ver o andamento, o Link para o cliente é um link só de leitura do projeto, que vale 30, 90 ou 180 dias.

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   Mudança de escopo formalizada

   A mudança pedida depois da etapa aprovada vira aditivo a partir do modelo pronto de aditivo de contrato, e o briefing aceito fica em Documentos, com versões, para qualquer pessoa do time consultar.

Como é uma semana num escritório de arquitetura com o Mentrun?

A Prumo Arquitetura (fictícia) tem 5 pessoas: duas sócias arquitetas, dois arquitetos e uma estagiária. Toca 11 projetos em etapas diferentes. O maior é a residência da família Andrade (fictícia), com honorário de R$ 60.000, que está no anteprojeto com 96 das 120 horas da etapa já lançadas.

O anteprojeto fechou com 112 horas, dentro das 120 orçadas, e o pedido da edícula entrou como receita. O projeto que esperava resposta do cliente teve o prazo deslocado pela regra do contrato, com a data registrada.

Quanto custa organizar o escritório com ferramentas soltas e com o Mentrun?

Com ferramentas soltas, o escritório paga em horas que não aparecem: aprovação perdida, revisão fora do escopo e tempo procurando arquivo. No Mentrun, etapas, aprovações, horas e arquivos ficam no mesmo projeto, e o preço é por empresa.

Como implantar o Mentrun no escritório de arquitetura em 7 dias?

Os 7 dias do teste grátis bastam para colocar os projetos ativos no Mentrun e fechar a primeira semana de horas. Comece pelo projeto com mais revisões.

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   Dia 1: modelo Arquitetura e engenharia

   Na configuração guiada, escolha o card Arquitetura e engenharia. As fases, as pastas e as automações de aprovação do cliente já vêm prontas.

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   Dia 2: modelo de etapas

   Cole o modelo desta página no Assistente, confira a prévia e aplique o modelo de projeto.

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   Dia 3: time e custo-hora

   Convide arquitetos e estagiários e cadastre o custo-hora e o valor-hora do time.

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   Dia 4: projetos em andamento

   Crie os projetos ativos a partir do modelo e marque em que etapa cada um está.

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   Dia 5: proposta e contratos

   Ajuste o contrato de prestação de serviços com a regra da etapa aprovada e deixe o aditivo pronto.

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   Dia 6: reuniões conectadas

   Cada arquiteto conecta o próprio Fathom.

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   Dia 7: portal para os clientes

   Convide os decisores dos projetos ativos e publique a etapa atual de cada um.