Sistema para consultoria de RH: do diagnóstico à implantação, com os dados do cliente protegidos

Consultoria de RH vende projeto para a diretoria e entrega para o RH do cliente. No meio do caminho passam planilha de salários, entrevistas com gestores, versões de descrição de cargo e decisões que a diretoria toma numa reunião e esquece na seguinte. O trabalho técnico a consultoria sabe fazer. O que costuma falhar é a gestão do projeto em volta dele.

Esta página mostra como organizar essa gestão, com um projeto de cargos e salários de 90 dias, um checklist de dados sensíveis e uma semana de exemplo. O panorama que vale para qualquer consultoria está em sistema de gestão para consultoria e no guia de gestão de consultoria.

Qual a rotina de uma consultoria de RH e onde ela trava?

A rotina de uma consultoria de RH é tocar vários projetos de 30 a 120 dias ao mesmo tempo, com coleta de dados, entrevistas, entregáveis e aprovação da diretoria, e ela trava na passagem de informação entre essas etapas:

• Dado sensível circulando por e-mail. A planilha de salários chega anexada, é encaminhada a dois consultores e fica em três caixas de entrada.
• Decisão da diretoria sem registro. Na apresentação, o diretor aprova manter o adicional de turno fora da tabela. Dois meses depois, ninguém lembra quem decidiu nem por quê.
• Escopo que cresce na reunião. “Dão uma olhada no plano de benefícios?” entra no projeto sem aditivo.
• Entregável em dez versões. A descrição de cargo foi revisada pelo RH, pelo gestor e pela diretoria, e a versão final está no e-mail de alguém.
• Sócia como gargalo. Só ela sabe em que pé está cada cliente.
• Implantação que esfria. A tabela é aprovada, e ninguém acompanha se o RH do cliente aplicou.

Que projetos uma consultoria de RH entrega e como estruturar cada um?

Os projetos mais comuns de uma consultoria de RH são cargos e salários, avaliação de desempenho, diagnóstico de clima por entrevistas, treinamento de líderes e estruturação da área de RH. Cada um deve virar um modelo de projeto com etapas, entregáveis e reuniões-chave fixas.

Os prazos abaixo são um exemplo para empresas de 100 a 300 funcionários; ajuste ao seu método.

Treinamento vendido como turma tem uma lógica própria de logística e instrutores, tratada em sistema para empresa de treinamento corporativo.

Como fica um projeto de cargos e salários de 90 dias?

Um projeto de cargos e salários de 90 dias cabe em quatro fases: diagnóstico, plano de ação, implantação e encerramento, cada uma com entregável e aprovação. São as mesmas quatro etapas do modelo “Projeto de consultoria” que o Mentrun cria no modo Consultoria, então o projeto nasce com o cronograma montado. Copie a estrutura:

PROJETO DE CARGOS E SALÁRIOS (90 DIAS)
Cliente: ____  Funcionários: ____  Cargos atuais: ____
Patrocinador na diretoria: ____  Ponto focal no RH: ____

FASE 1: DIAGNÓSTICO (DIAS 1 A 20)
Dia 3  | Reunião de abertura com diretoria e RH (objetivo, regras, calendário)
Dia 7  | Receber dados: organograma, lista de cargos, descrições existentes, planilha salarial sem nomes
Dia 12 | Entrevistas com os gestores de cada área
Dia 20 | Relatório de diagnóstico apresentado
Entregável: relatório de diagnóstico | Aprovação: diretoria

FASE 2: PLANO DE AÇÃO (DIAS 21 A 30)
Dia 25 | Descrições de cargo revisadas com os gestores
Dia 27 | Estrutura de cargos e proposta de faixas salariais
Dia 30 | Aprovação da estrutura e das faixas pela diretoria
Entregável: estrutura de cargos e tabela salarial | Aprovação: diretoria

FASE 3: IMPLANTAÇÃO (DIAS 31 A 84)
Dia 37 | Primeira reunião de acompanhamento com o RH
Dia 45 | Enquadramento dos funcionários na nova tabela
Dia 52 | Política de remuneração escrita e revisada
Dia 60 | Revisão do enquadramento e dos casos de exceção
Dia 70 | Treinamento dos gestores para comunicar a mudança
Entregável: enquadramento e política de remuneração | Aprovação: RH e diretoria

FASE 4: ENCERRAMENTO (DIAS 85 A 90)
Dia 85 | Relatório final com o que foi implantado e o que fica com o RH
Dia 90 | Reunião de encerramento e próximos passos
Entregável: relatório final e termo de aceite

FORA DO ESCOPO (escrever antes de assinar): ____

O campo “fora do escopo” é o que mais evita discussão. Quando o cliente pedir algo dessa lista, o pedido vira aditivo, e o Mentrun tem modelo pronto de aditivo de contrato.

Que dados sensíveis a consultoria de RH recebe e como protegê-los?

Uma consultoria de RH recebe salários, avaliações individuais e relatos de entrevistas, e a proteção começa antes da coleta: pedir só o necessário, combinar por escrito o que será enviado e deixar cada arquivo visível apenas para quem trabalha no projeto. Use o checklist abaixo na tarefa de coleta de dados.

CHECKLIST DE DADOS SENSÍVEIS
Cliente: ____  Projeto: ____  Responsável pelos dados: ____

ANTES DE RECEBER
[ ] Acordo de confidencialidade (NDA) assinado com o cliente
[ ] Lista por escrito dos dados que a consultoria vai receber e para quê
[ ] Planilha salarial pedida com matrícula no lugar do nome, quando a análise permitir
[ ] Definido quem da consultoria pode ver cada tipo de dado

AO RECEBER
[ ] Arquivo recebido pelo canal oficial do projeto, nunca por grupo de mensagens
[ ] Arquivo guardado na pasta restrita do projeto
[ ] Cópias em anexo de e-mail e em computadores apagadas
[ ] Relatos de entrevista registrados sem identificar quem falou

DURANTE O PROJETO
[ ] Acesso revisto quando alguém entra ou sai do projeto
[ ] Entregáveis com dado individual compartilhados só com o ponto focal do RH

NO ENCERRAMENTO
[ ] Combinado com o cliente o que fica guardado e por quanto tempo
[ ] Acesso retirado de quem não atende mais o cliente
[ ] Registrado no relatório final onde estão os arquivos entregues

No Mentrun, a pasta ou o documento pode ficar restrito por cargo ou por pessoa, o NDA está entre os modelos de contrato prontos e o histórico de atividades registra quem mudou o quê. Veja como as pastas funcionam em documentos e conhecimento.

Como vender um projeto de RH para a diretoria?

Para vender um projeto de RH à diretoria, traga o problema para números da empresa e feche o escopo por escrito antes de falar de preço. É o que medem os critérios da nota da reunião de venda no modo Consultoria do Mentrun, que a consultoria pode ajustar. A terceira coluna mostra como cada critério aparece numa conversa sobre RH:

Depois da reunião, a nota de 0 a 10, as objeções e os próximos passos aparecem na própria reunião. A proposta sai por link, o Mentrun mostra quando a diretoria abriu e, aceita, ela vira contrato e projeto, como mostra a página de propostas e contratos.

E se a consultoria de RH também recruta para os clientes?

Use a Contratação, que vem no plano. Cada vaga leva o Cliente da vaga, uma régua de critérios com peso e as perguntas eliminatórias, e os candidatos andam por um quadro só daquela vaga. Os Relatórios filtram por cliente, e o contratado pode virar um projeto de admissão ligado a ele.

• Triagem com IA, às cegas: Ler currículo com IA e Calcular aderência de 0 a 100 pela régua da vaga, sem nome, contato nem dados pessoais do candidato. A IA nunca move, reprova ou contrata ninguém.
• Entrevista gravada pela régua: com a entrevista no Fathom ou enviada como transcrição, a IA sugere a nota de cada critério com o trecho que a justifica.
• Questionário de perfil comportamental: enviado por link, para apoiar a entrevista. É autodeclarado e não é teste psicológico.
• Banco de talentos com consentimento: quem autorizou volta para as próximas vagas, e o candidato é anonimizado no fim do prazo de guarda escolhido.

A rotina de quem vive de recrutar para outras empresas, com shortlist, portal e garantia, está em sistema para empresa de recrutamento e seleção.

O que a consultoria de RH passa a ter num lugar só?

O Mentrun organiza a consultoria de RH no modo Consultoria, feito para “projetos com escopo, prazo e entregáveis para empresas”. Nesse modo, o sistema fala em “proposta” e “consultor”, e a análise da reunião segue o perfil consultivo. Cada parte do sistema cuida de um trecho:

1. 1

   Proposta, contrato e projeto

   A proposta aceita vira contrato a partir de modelo, assinado pela conta ZapSign da consultoria. Quando todos assinam, o projeto de 90 dias começa sozinho, com as etapas Diagnóstico, Plano de ação, Implantação e Encerramento.

2. 2

   Reuniões com a diretoria e com o RH

   As reuniões chegam pelo Fathom de cada consultor ou pelo envio da transcrição, e cada próximo passo vira tarefa no projeto com um toque de confirmação.

3. 3

   Decisões com o porquê

   O que a diretoria decide é registrado pela equipe em Semana da gestão › Decisões, com o motivo. Meses depois, a pergunta “quem aprovou isso?” tem resposta com data.

4. 4

   Entregáveis com versão

   Descrições de cargo, política de remuneração e relatórios ficam em Documentos, nas pastas Metodologia e Modelos de entregáveis, com versões comparáveis e comentários.

5. 5

   Assistente que lê o material do projeto

   O consultor pergunta “que faixa a diretoria aprovou para analista pleno?” e recebe a resposta com o link do documento, dentro do que o cargo dele pode ver.

6. 6

   Horas, margem e portal

   As horas lançadas nas tarefas mostram a margem do projeto. O ponto focal do RH acompanha as etapas e baixa os entregáveis pelo portal do cliente, sem ver horas nem valores.

Como é uma semana numa consultoria de RH com o Mentrun?

A Rumo Pessoas Consultoria (fictícia) tem 6 pessoas: a sócia Helena, três consultores, uma analista e uma pessoa no administrativo. Toca 7 projetos ao mesmo tempo. O maior é o de cargos e salários da Metalúrgica Vale Azul (fictícia), com 180 funcionários, fechado por R$ 38.000 e hoje no dia 24, na etapa Plano de ação.

Quanto custa organizar a consultoria de RH com ferramentas soltas e com o Mentrun?

Com ferramentas soltas, a consultoria paga em retrabalho e em risco: dado sensível em anexo, decisão sem registro e escopo aceito sem cobrança. No Mentrun, tudo isso fica no projeto, e o preço é por empresa.

Como implantar o Mentrun na consultoria de RH em 7 dias?

Os 7 dias do teste grátis bastam para colocar um projeto real no Mentrun, do contrato à primeira reunião analisada. Comece pelo projeto que mais gera perguntas.

1. 1

   Dia 1: modo Consultoria

   Na configuração guiada, escolha “Consultoria” e confira os critérios da nota da reunião de venda.

2. 2

   Dia 2: time e acessos

   Convide consultores e analistas e crie o acesso restrito: cada pasta de cliente aberta só para quem atende aquele projeto.

3. 3

   Dia 3: modelos de projeto

   Ajuste o modelo de 90 dias e peça ao Assistente um segundo, de avaliação de desempenho, com prévia antes de “Aplicar”.

4. 4

   Dia 4: contratos

   Ajuste o NDA e o contrato de prestação de serviços com o campo “fora do escopo”.

5. 5

   Dia 5: reuniões conectadas

   Cada consultor conecta o próprio Fathom.

6. 6

   Dia 6: entregáveis em Documentos

   Suba os modelos de descrição de cargo e de política na pasta Modelos de entregáveis.

7. 7

   Dia 7: portal para os clientes

   Convide os pontos focais de RH dos projetos ativos e compartilhe as etapas com eles.