Sistema para empresa de recrutamento e seleção: os candidatos de cada vaga e o cliente no mesmo lugar

Consultoria de recrutamento e seleção vende um resultado com prazo: a pessoa certa contratada pelo cliente. A vaga costuma travar no perfil mal alinhado na primeira conversa, nos currículos espalhados entre e-mail e planilha, no gestor do cliente que some depois da shortlist e na faixa salarial que muda no meio do processo sem ninguém registrar.

Esta página é para quem recruta para outras empresas, de vagas operacionais a busca de executivos. Se a sua empresa contrata para o próprio time, veja o software de recrutamento e seleção. Se a consultoria entrega projetos de RH, como cargos e salários, a página certa é sistema para consultoria de RH.

No Mentrun, a Contratação cuida dos candidatos e o projeto da vaga, com o portal, cuida do cliente. A Contratação vem no plano, sem custo à parte.

Como fica uma vaga aberta para um cliente?

Em Contratação › Vagas, toque em Criar vaga e escolha o Cliente da vaga entre os clientes da consultoria. O nome do cliente aparece no cartão da vaga, a busca acha a vaga pelo cliente e os Relatórios filtram por ele. A vaga nasce como Rascunho e só recebe candidaturas quando fica Aberta.

• Anúncio: escreva o essencial nas notas e toque em Escrever com IA. Descrição, requisitos e uma régua sugerida entram no formulário para o recrutador revisar.
• Régua da vaga: até 20 critérios, cada um com o que observar e peso de 0,5 a 3. É a mesma régua que o recrutador, a IA e o Comparar finalistas usam.
• Perguntas eliminatórias: o que o cliente disse que é obrigatório, como disponibilidade aos sábados. Quem não atende ganha o selo Eliminado por pergunta e continua no quadro: quem decide se reprova é o recrutador.
• Responsáveis e prazo: recrutador, gestor da vaga, posições abertas, prazo e faixa salarial, que pode ficar só para a equipe.

Como os candidatos chegam e andam pelo processo?

Ligue a página de vagas em Contratação › Ajustes e divulgue o link de cada vaga onde quiser. A pessoa se candidata pelo celular, sem criar conta, anexa o currículo e responde às perguntas. A candidatura cai na primeira etapa do quadro da vaga, com a fonte Página de vagas.

• Quadro por vaga: uma coluna por etapa (padrão: Triagem, Entrevista RH, Entrevista gestor, Proposta e Contratado). Arraste o cartão ou mova vários de uma vez; quem está parado há 7 dias ou mais fica em destaque.
• Ficha do candidato: currículo, respostas, avaliações do time, questionário de perfil comportamental e a linha do tempo com tudo o que aconteceu.
• Sem cadastro duplicado: quem se candidata de novo com o mesmo e-mail continua sendo o mesmo candidato.
• Retorno para todos: mensagens prontas de convite para entrevista e devolutiva por e-mail para quem não seguiu, uma a uma ou para até 200 reprovados de uma vez.

O que a IA faz na triagem e o que fica com o recrutador?

A IA faz o trabalho braçal e explica cada sugestão; a decisão é sempre de uma pessoa. Ela nunca move, reprova ou contrata ninguém sozinha. Para a consultoria, o ganho é chegar à shortlist com o porquê de cada nome por escrito, pela régua que o cliente aprovou.

• Régua combinada com o cliente: o que saiu do alinhamento vira critério com peso, e Calcular aderência dá a nota de 0 a 100 de cada candidato por essa régua, às cegas, sem nome nem contato.
• Currículo resumido: Ler currículo com IA, na ficha, traz competências, experiência, formação e idiomas, para o recrutador ler o essencial antes de ligar.
• Entrevista que vira parecer: com a entrevista no Fathom do recrutador ou em Reuniões › Enviar transcrição, Avaliar pela entrevista gravada preenche a régua com o trecho que justifica cada nota.
• Alerta para a equipe: se alguém perguntar idade ou filhos na entrevista, a IA avisa nas observações, e o aviso nunca vira nota.

Como cada botão funciona está em IA para recrutamento e seleção, e o método da triagem, em como fazer triagem de currículos.

Como apresentar os finalistas ao cliente?

Na aba Comparar finalistas da vaga, marque os candidatos e veja a média de cada critério da régua lado a lado. Esse quadro é a base do relatório da shortlist: o recrutador escreve o parecer de cada finalista num documento e publica o relatório no projeto da vaga, que o cliente abre pelo portal.

• Divergência à vista: na aba Avaliações da ficha, a recomendação de cada avaliador (Contratar, com certeza; Contratar; Talvez; Não contratar) mostra onde o time discorda antes da reunião com o cliente.
• Só o necessário: o relatório leva o parecer e as notas. Contato, anotações internas e motivos de reprovação ficam na Contratação, com a equipe.

Por que manter um projeto por vaga além do quadro de candidatos?

Porque o quadro cuida dos candidatos e o projeto cuida do cliente. No projeto da vaga ficam o alinhamento, as atualizações semanais, a proposta, o contrato e a garantia, com prazo e responsável. Crie um modelo de projeto de vaga e cada projeto de vaga nasce dele, com o nome padrão Vaga {cliente}.

MODELO DE PROJETO: VAGA
Cliente: ____ | Cargo: ____ | Recrutador: ____ | Gestor da vaga no cliente: ____

ETAPA 1. ALINHAMENTO DO PERFIL (dias 1 a 3)
[ ] Reunião de alinhamento com o gestor da vaga, gravada
[ ] Perfil da vaga escrito: entregas do cargo, requisitos, faixa salarial, benefícios, modelo de trabalho
[ ] Perfil aprovado pelo cliente por escrito
[ ] Proposta de serviço aceita e contrato enviado

ETAPA 2. VAGA NA CONTRATAÇÃO (dias 3 a 5)
[ ] Vaga criada com o Cliente da vaga
[ ] Régua com os critérios e pesos combinados no alinhamento
[ ] Perguntas eliminatórias com o que o cliente disse que é obrigatório
[ ] Vaga Aberta e link divulgado nos canais combinados

ETAPA 3. BUSCA E TRIAGEM (dias 5 a 18)
[ ] Busca no banco de talentos e por indicação
[ ] Currículos lidos e aderência calculada
[ ] Entrevistas com os pré-selecionados, avaliadas pela régua
[ ] Atualização curta ao cliente no fim de cada semana
[ ] Checagem de referências dos finalistas

ETAPA 4. SHORTLIST (dia 20)
[ ] Comparar finalistas e parecer de cada um
[ ] Relatório com 3 a 5 finalistas publicado no portal
[ ] Reunião de apresentação ao cliente, gravada

ETAPA 5. ENTREVISTAS COM O CLIENTE (dias 21 a 26)
[ ] Agenda das entrevistas com o gestor da vaga
[ ] Retorno do cliente sobre cada finalista

ETAPA 6. PROPOSTA E ACEITE (dias 26 a 30)
[ ] Proposta ao profissional escolhido
[ ] Aceite e data de início confirmados
[ ] Candidato marcado como contratado
[ ] Devolutiva aos finalistas não escolhidos

ETAPA 7. GARANTIA (até 90 dias após o início)
[ ] Contato com o contratado e com o gestor no dia 30
[ ] Contato no dia 60
[ ] Encerramento da garantia no dia 90

Pastas sugeridas: Perfil da vaga, Relatórios ao cliente e Proposta e contrato (restrita). Monte tudo em Empresa › Processo › Modelo de projeto, ou peça ao Assistente, que mostra a prévia antes de aplicar.

O que registrar na reunião de alinhamento com o cliente?

A reunião de alinhamento é onde a vaga se ganha ou se perde. Grave a conversa com o gestor da vaga: com o Fathom de cada recrutador, ela chega sozinha; sem ele, use Enviar transcrição. A análise traz resumo, próximos passos e pendências, e liga tudo ao projeto da vaga.

Nas pendências aparecem a faixa salarial que não ficou definida, o diretor que aprova e não estava na reunião e a data em que o cliente precisa da pessoa. Leve para a conversa o roteiro abaixo. O que sai dele vira a régua da vaga: o obrigatório vira pergunta eliminatória, o desejável vira critério com peso e a faixa salarial vai para o campo próprio da vaga.

ROTEIRO DO ALINHAMENTO DA VAGA (45 MIN)
Cliente: ____ | Cargo: ____ | Gestor da vaga: ____ | Data: ____

1. CONTEXTO (5 min)
- Por que a vaga abriu: substituição, aumento de equipe ou cargo novo?
- O que acontece se a vaga não for preenchida em 30 dias?

2. ENTREGAS DO CARGO (10 min)
- O que essa pessoa precisa entregar nos primeiros 90 dias?
- Com quem ela trabalha todo dia?

3. REQUISITOS (10 min)
- O que é obrigatório e o que é desejável?
- Quem foi a melhor pessoa que já ocupou esse cargo, e por quê?

4. CONDIÇÕES (10 min)
- Faixa salarial, benefícios e bônus
- Modelo de trabalho, horário e local

5. PROCESSO DO CLIENTE (5 min)
- Quem entrevista e quem decide a contratação
- Agenda disponível para as entrevistas com os finalistas

6. COMBINADO (5 min)
- Data da shortlist: ____
- Forma e dia das atualizações semanais: ____
- Próximo passo, responsável e data: ____

Como manter o cliente informado sem mandar status por e-mail?

Pelo portal do cliente. O gestor da vaga entra num portal com a marca da consultoria e vê só o projeto compartilhado: o andamento por etapa, as atualizações e entregas, os arquivos e a conversa. O contato do cliente entra sem custo a mais e nunca vê notas internas.

• Publicar: “Shortlist enviada”, com o relatório anexado. O cliente recebe o aviso e baixa o arquivo pelo portal.
• Conversa: o retorno do gestor sobre cada finalista fica no projeto, e não num e-mail que só o recrutador leu.
• Link para o cliente: para o diretor que não usa o portal, um link só de leitura com etapas e próximos passos, válido por 30, 90 ou 180 dias.

Quem vê cada vaga na consultoria?

Na Contratação, o Dono e os Gestores veem todas as vagas; os demais, só as vagas em que são recrutadores ou gestores da vaga, e os candidatos delas. Nos projetos, “Só os dela” em Projetos e Tarefas faz o mesmo. A pasta Proposta e contrato pode nascer restrita, só para Dono e Gestores.

O Assistente e a exportação nunca devolvem e-mail, telefone nem o currículo inteiro do candidato, e pastas sensíveis ficam fora da IA. As regras de rotina sobre dados pessoais estão no guia de LGPD para agências e consultorias.

Como cuidar dos dados dos candidatos?

A candidatura pede nome, contato, cidade, currículo e as respostas da vaga: nada de foto, idade, documento ou estado civil. O aceite do aviso de privacidade é obrigatório, e ficar no banco de talentos para outras vagas é uma caixa separada, que já vem desmarcada.

• Banco de talentos: quem autorizou volta para as próximas vagas da consultoria. A busca acha por nome, etiqueta ou qualquer palavra do currículo, e Adicionar à vaga leva a pessoa para o quadro.
• Prazo de guarda: 180 dias fora do banco e 730 dias no banco, ajustáveis em Contratação › Ajustes › Privacidade. No fim do prazo, a limpeza diária anonimiza o candidato, e os relatórios continuam certos.
• Pedido do candidato: no Banco de talentos, Baixar dados (LGPD), Anonimizar ou Excluir de vez. Apagar pede a verificação em duas etapas.

O que a lei pede em cada etapa do processo está em LGPD no recrutamento e seleção.

Como cobrar a vaga e acompanhar a garantia?

A proposta de serviço vai por link, e o aceite do cliente fica registrado com nome, e-mail, data e versão lida. Daí sai o contrato, de um modelo pronto de prestação de serviços, para assinatura eletrônica. Quando todos assinam, o projeto da vaga começa sozinho.

Se a consultoria cobra uma parte na abertura da vaga e outra na contratação, lance as duas em contas a receber no Financeiro. O acontecimento Candidato contratado pode disparar uma automação que avisa o financeiro na hora, e as tarefas de garantia dos dias 30, 60 e 90 avisam o recrutador.

Ao marcar o contratado, a ficha também oferece Criar projeto de admissão: ele nasce como “Admissão · nome · vaga”, com o nome do cliente da vaga e o checklist padrão, que já traz as conversas de 30, 60 e 90 dias.

Quanto tempo a consultoria leva para fechar a vaga de cada cliente?

Contratação › Relatórios responde com o filtro de cliente: tempo até contratar (média e mediana), tempo em cada etapa, funil por etapa, de onde vêm as candidaturas, motivos de reprovação e aderência dos contratados. Exportar baixa tudo em Excel ou PDF para a reunião de resultado com o cliente.

Como implantar o Mentrun na consultoria de recrutamento em 7 dias?

Use o teste grátis com duas vagas abertas de verdade. Na configuração guiada, escolha o modelo Consultoria, feito para projetos com escopo, prazo e entregáveis.

1. 1

   Dia 1: etapas e modelo de vaga

   Confira as etapas em Contratação › Ajustes e monte o modelo de projeto de vaga com as sete etapas e as três pastas.

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   Dia 2: recrutadores

   Convide os recrutadores e, em Empresa › Pessoas e acessos › Cargos, área Contratação, dê ao cargo deles a permissão de mover e cadastrar candidatos. Fora Dono e Gestor, cada um vê só as próprias vagas. Cada recrutador conecta o próprio Fathom.

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   Dia 3: vagas abertas

   Crie as duas vagas com o Cliente da vaga, a régua e as perguntas, e os projetos delas com a transcrição do último alinhamento.

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   Dia 4: página de vagas

   Ligue a página de vagas, revise o aviso de privacidade e divulgue o link das duas vagas.

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   Dia 5: portal

   Convide o gestor da vaga para o portal e compartilhe o andamento e a conversa.

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   Dia 6: proposta e contrato

   Monte o modelo de proposta de serviço e ajuste o contrato pronto com o seu advogado.

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   Dia 7: relatórios e garantia

   Abra os Relatórios da Contratação por cliente e ative a automação pronta Avisar quando a tarefa atrasar para as tarefas de garantia.